Uživatelská příručka

Registrace trvá méně než minutu a prvních 30 dní je zdarma, bez platební karty. Přejděte na kasiruj.cz/app/#/registration (na webu tlačítko Registrace v horní liště nebo Vyzkoušet 30 dní zdarma na stránkách).

Zapomenuté heslo

Na přihlašovací obrazovce klikněte na odkaz pro zapomenuté heslo, zadejte svůj email a klikněte na Poslat odkaz. Pokud k emailu existuje účet, přijde vám zpráva s odkazem pro nastavení nového hesla. Odkaz platí 2 hodiny a lze ho použít jen jednou. Pokud email nepřijde do 5 minut, zkontrolujte složku Spam.

Používáte-li stejný email ve více společnostech, přijde vám jeden odkaz pro každou z nich; v každé zprávě je uveden název společnosti, jejíž heslo odkaz mění. Odpověď formuláře je vždy stejná, takže z ní nepoznáte, zda účet existuje. Při opakovaných žádostech může být odeslání dočasně pozastaveno — zkuste to později.

Po prvním přihlášení vás aplikace provede nastavením účtu ve 3 krocích:

Dashboard je úvodní obrazovka po přihlášení — souhrn dnešního provozu, otevřené úkoly a rychlé odkazy na běžné akce. Obsah se liší podle oboru podnikání (Nastavení → Použití a funkce) a role uživatele.

KPI dlaždice

Dlaždice nahoře v hlavičce shrnují den a liší se podle oboru (Nastavení → Použití a funkce):

• Pohostinství — Tržba dnes (částka a počet účtů), Dnes na programu (počet dnešních událostí z agendy, s nejbližší), Po splatnosti (odkaz do Příjmy) a Sklad pod minimem (kapitola Skladové položky)
• Služby (řemeslník) — Dnes na programu, Nejbližší zakázka, K papírování (kolik zakázek čeká na doklad nebo zakázkový list) a Po splatnosti
• Prodej (obchod) — Tržba dnes, Účtů · Ø účtenka, Karta dnes (podíl karetních plateb) a Sklad pod minimem
• Ubytování — Obsazenost dnes (počet rezervací, ne procenta), Příjezdy / odjezdy, Tržba dnes a Po splatnosti
• Fakturace (Freelancer/OSVČ) — Vyfakturováno, Zaplaceno, Čeká na zaplacení a Po splatnosti

Upozornění

Pod hlavičkou se zobrazují řádky upozornění, každý s odkazem Jak na to? (otevře nápovědu k tématu) a kontextovým tlačítkem: N faktur po splatnosti (částka) (Upomenout), Pravidelná faktura se nevystavila (Opravit), Sklad: N položek pod minimem (Objednat), EET: N neodeslaná účtenka (Nastavení), Včerejší směna neuzavřena (Uzavřít) a N nepotvrzená rezervace (Potvrdit, jen roli, která frontu čekajících smí otevřít). Samostatně (bez „Jak na to?“) se zobrazí i Platnost EET certifikátu vyprší za N dnů nebo Platnost EET certifikátu vypršela. Je-li upozornění víc, zbytek skryje tlačítko + N další upozornění ▾. Upozornění, které už zobrazuje KPI dlaždice výše (typicky Po splatnosti a Sklad pod minimem), se v řádku upozornění nezdvojuje.

Dnešní směna

U pohostinství, prodeje a ubytování se dlaždice Dnešní směna zobrazí buď při otevřené směně, nebo když má firma směny úplně vypnuté; se zapnutými, ale právě uzavřenými směnami se nezobrazí vůbec. Obor Služby (řemeslník) je výjimka — dlaždici uvidí jen při skutečně otevřené směně, i kdyby měl firma směny jinak úplně vypnuté. Se zapnutými směnami má navíc sloupec Stav (kdy byla směna spuštěna, kým a s jakou počáteční hotovostí) a odkaz Odtěžování skladu (kapitola Odtěžování skladu); s vypnutými směnami ukazuje jen zbytek dlaždice bez nich. Ekonomika ukazuje obrat s DPH, počet a průměr objednávek a položek, očekávanou hotovost a poslední odchylku; pod sloupci Stav a Ekonomika je graf Průběh směny po hodinách. Vpravo vedle nich je samostatný sloupec s tabulkou TOP10 prodaných produktů.

Další widgety

• Nadcházející události — nejbližší položky z agendy, tlačítko Kalendář otevře plný kalendář (kapitola Kalendář).
• Platby dnes dle metody — Hotovost a Karta (terminál) se zobrazují vždy (i nulové); Karta, Převod, QR platba a Ostatní se přidají, jen když mají za dnešek nenulovou částku.
• Příjmy — zkrácený graf příjmů s přepínačem Týden / Měsíc / Kvartál (plná verze v kapitole Příjmy a pohledávky).
• Kdo mi dluží — přehled dlužníků; odkaz Vše po splatnosti (jen když je opravdu něco po splatnosti) vede na (nefiltrovanou) sekci Příjmy.

Seznamy napříč aplikací (produkty, skladové položky, zákazníci, faktury, nákupy, inventury, místa, uživatelé a další) sdílejí stejné ovládací prvky — jakmile je poznáte na jedné obrazovce, fungují stejně všude.

Hledání, filtry a období

Nad tabulkou bývá textové pole Hledat… a sloupcové filtry (např. Kategorie, Aktivní, Role). Seznamy vázané na datum (nákupy, inventury) filtrujete přepínačem období Vše / Měsíc / Kvartál / Rok / Vlastní.

Import a export

Produkty, skladové položky a zákazníci mají tlačítko Import — otevře třístupňový průvodce s kroky Šablona, Kontrola a Import: stáhnete šablonu .xlsx (jeden řádek = jeden záznam), nahrajete vyplněný soubor (do 20 MB) a před uložením zkontrolujete náhled. Export (počet) najdete nad tabulkou na většině seznamů — stáhne právě zobrazené (přefiltrované) řádky do Excelu; obě tlačítka vidí jen role Majitel a Provozní.

Detail, úprava a kopírování

U kategorií, míst, skladových položek, receptů, adres, zákazníků a předmětů mění základní údaje tlačítko Upravit (u zákazníka Upravit zákazníka), které otevře okno s tlačítkem Uložit změny (např. Upravit položku skladu, kapitola Skladové položky); části detailu s vlastní kartou nebo lištou (suroviny receptu, poznámky a zákazníci předmětu, poznámky adresy, řádky souhrnu zákazníka) se upravují přímo na detailu. Produkty se upravují v okně Upravit produkt (kapitola Produkty). Jinde kliknutím na řádek otevřete detail se stejným formulářem jako při založení a uložíte tlačítkem s názvem Upravit (např. Upravit uživatele). Tlačítko Kopírovat (založí nový záznam se stejnými údaji) mají produkty, recepty, skladové položky (Kopírovat položku) a zakázky/události (Kopírovat). Rozpracovaný řádek uvnitř formuláře (položka objednávky, inventury apod.) místo samostatného detailu opravíte tlačítkem přímo v řádku — u inventury je to ikonka tužky s popiskem Upravit množství.

Po založení záznamu

Záznam založený v okně nad seznamem (kategorie, místa, skladové položky, recepty, adresy, zákazníci a předměty) se po uložení neotevře: zůstanete na seznamu, nový řádek se krátce podbarví a seznam se k němu přepne a posune; pokud ho skrývalo hledání, hledání se smaže. Vpravo nahoře se objeví hláška, např. Kategorie „Nápoje“ byla založena., s tlačítkem Otevřít detail. Hláška po chvíli sama zmizí (zavřete ji i křížkem nebo kliknutím na ni a nahradí ji hláška dalšího založení); k detailu se dostanete i kliknutím na podbarvený řádek, takže můžete zakládat záznam za záznamem.

Smazání

Smazání je na detailu jako Smazat s potvrzovacím dialogem; u některých záznamů (například produktu) je schované v nabídce ··· (Další akce). Většinu záznamů nejde smazat, pokud je používá jiný záznam — kategorii s přiřazenými produkty, místo s otevřenými účty, recept použitý v produktu ani produkt s vazbami smazat nelze; dialog nebo chybová hláška na to upozorní a je potřeba nejdřív vazbu odstranit.

Historie

Existující skladová položka má na detailu sekci Historie položky — graf a tabulku pohybů (sloupce Skladem, Čas změny, Operace, Provedl, Role), podrobně v kapitole Skladové položky. Podobnou historii pohybů mají i účty a platby (kapitola Platby).

Než budete moci prodávat, potřebujete alespoň jeden produkt. Přejděte do sekce Produkty a klikněte na Přidat produkt. Zadejte název, cenu a sazbu DPH a uložte.

Kasíruj.cz má rychlé hledání dostupné z kterékoli stránky. Jedním zkratkou najdete fakturu, produkt, skladovou položku nebo zákazníka a rovnou se přepnete na jeho detail — bez proklikávání menu.

Otevření a ovládání

Co lze hledat

• Sklad — skladové položky podle názvu
• Produkty — podle názvu (zobrazí se i cena)
• Zakázky — podle názvu zakázky/události, typu, zákazníka, předmětu nebo adresy
• Účtenky — podle jména, příjmení nebo firmy zákazníka, čísla dokladu nebo částky
• Faktury — podle čísla faktury nebo jména na fakturační adrese
• Zákazníci — podle jména osoby nebo názvu firmy
• Stránky — rychlý přechod na sekce (Pokladna, Příjmy, Produkty, Zákazníci…)

Pokladna pracuje ve směnách. Směna odpovídá jedné pracovní době — od spuštění pokladny do jejího uzavření. Všechny prodeje se počítají do právě otevřené směny; faktury směnu nevyžadují, do závěrky směny patří jen jejich hotovostní platba přijatá při otevřené směně (viz Správa faktur). Zda pokladna používá směny a PIN, určují volby Aktivní směna? a Aktivní pokladní PIN? v Nastavení → Pokladna.

Spuštění směny

V levém menu klikněte na Pokladna (nebo na Dashboardu na Otevřít pokladnu). Na obrazovce SPUŠTĚNÍ SMĚNY vyplňte Stav pokladny na začátku směny — kolik hotovosti je v pokladně — a klikněte na Spustit pokladnu. Je-li zapnutý pokladní PIN, přihlaste se jím (kapitola Přihlášení do pokladny).

Vklad a výdaj hotovosti

Vložení nebo vybrání hotovosti během směny zaznamenáte tlačítkem Hotovost v horní liště pokladny: zvolte Vklad nebo Výdaj, zadejte Částka, případně Poznámka (nepovinné), a potvrďte tlačítkem Vložit.

Uzavření směny (závěrka)

Během směny ukazuje Dashboard v části Dnešní směna očekávanou hotovost. Po uzavření směny Dashboard rozdíl neukazuje (jen „Uzavřená směna“) — najdete ho u dané směny ve sloupci Rozdíl v přehledu směn. Rozdíl počítá jen hotovost (stav pokladny na konci mínus začátek, hotovostní tržby a pohyby); karta, QR platba a převod se nepočítají, kartu vidíte ve sloupci Z toho kartou.

Přehledy směn

Historii směn najdete v sekci Tržby po přepnutí tlačítkem Tržby po směnách. U každé směny vidíte začátek a konec směny, počet účtů, tržbu, tržbu za účty, rozdíl (jen hotovost) a kolik z toho bylo placeno kartou.

Nový účet má pokladní PIN vypnutý a do pokladny se vstupuje bez něj. Zapnete ho v dialogu Zapnout PIN do pokladny, který aplikace nabídne po přidání prvního kolegy v sekci Uživatelé (nebo ho otevře Aktivní pokladní PIN? v Nastavení → Pokladna): každému uživateli bez PINu zadáte čtyřmístný PIN. Po zapnutí se každý uživatel přihlašuje svým PINem na obrazovce PIN DO POKLADNY. PIN později změníte v sekci Uživatelé v poli Pokladní PIN (vyplňte jen při změně).

Střídání obsluhy

Tlačítkem Odhlásit v horní liště pokladnu zamknete a vrátíte se na obrazovku PIN; další pokladní se přihlásí svým PINem. Platby se zapisují pod přihlášeného uživatele — na účtence je uveden v řádku Vydal.

Návrat do hlavní aplikace

Na obrazovce PIN tlačítko Zpět do hlavní aplikace odhlásí z pokladny i z aplikace. Pro práci mimo pokladnu (Dashboard, Nastavení, přehledy) se znovu přihlaste e-mailem a heslem.

Přehled účtů

Obrazovka Účty ukazuje účty jako karty s místem, položkami a celkovou částkou (na otevřeném účtu s dovětkem „· zbývá …“, je-li zaplacený zčásti, nebo „· zaplaceno“, je-li zaplacený celý). Přepínačem Otevřené / Uzavřené / Uspané volíte seznam. Dole na kartě je lišta tlačítek Detail, hlavní akce a Více. Hlavní akce je Zaplatit (i u zčásti zaplaceného účtu — zbývající částka je na kartě), u zaplaceného účtu Uzavřít, u prázdného Přidat položky a u uspaného Probudit; uzavřený účet má jen Detail a Více. V nabídce Více je Náhled účtu, Upravit účet a Uspat účet; prázdný účet v ní má jen Uspat účet a Smazat účet, uzavřený a uspaný jen Náhled účtu. Vpravo je přehled Objednávky s posledními objednávkami a místem, kam patří.

Založení účtu

Další objednávka na stejný účet

Klikněte na kartu účtu mimo tlačítka v její spodní liště (nebo na odkaz Objednat na kartě), přidejte položky a klikněte na Objednat.

Detail účtu

Detail ukazuje Zbývá zaplatit, nezaplacené položky, u plátce DPH Rekapitulaci DPH a Pohyby jako časovou osu karet se všemi objednávkami, platbami a storny. Na otevřeném účtu má každá objednávka a platba svá tlačítka ve spodní liště karty: u objednávky Zaplatit položky a Stornovat objednávku…, u platby Detail dokladu, Tisk účtenky a Stornovat platbu…. Co v daném stavu nejde, je zašedlé a pod tlačítky je napsáno proč. Na uzavřeném účtu zůstávají tlačítka jen u plateb; nezaplacená objednávka ukáže, proč už ji nelze platit ani stornovat. Uspaný účet je třeba nejdřív probudit. U stornované objednávky karta ukazuje, kdo ji stornoval a kdy. Na telefonu mají tlačítka krátké popisky (Zaplatit · Detail · Tisk · Storno…).

Název a místo účtu

V nabídce Více na kartě účtu zvolte Upravit účet a otevře se Změna účtu: vyplníte Název účtu a změníte Umístění účtu, třeba při přesunu hostů od baru ke stolu. Uložíte tlačítkem Upravit účet.

Uspání účtu

Tlačítko Uspat účet v detailu odloží nezaplacený účet do seznamu Uspané. Uspaný účet nelze platit ani doobjednat, dokud ho neobnovíte tlačítkem Probudit účet. Zčásti zaplacený účet uspat nelze.

Uzavření a smazání účtu

Zaplacený účet se uzavře sám. Zůstane-li účet zaplacený, ale otevřený (třeba když se zbytek účtu stornuje), je na jeho kartě tlačítko Uzavřít. Zčásti zaplacený účet uzavřete v detailu tlačítkem Uzavřít nedoplacený…. Účet bez objednávek a plateb smažete v nabídce Více na kartě tlačítkem Smazat účet.

Velikost písma v Pokladně nastavuje ten, kdo má přístup do Nastavení → Toto zařízení; platí pro všechny, kdo na tomto zařízení pracují, včetně pokladních přihlášených PINem.

Přímý prodej je rychlý prodej bez zakládání účtu — vhodný pro obchod nebo stánek. Funkci zapnete v Nastavení → Použití a funkce volbou Přímý prodej - vhodné pro maloobchod, stánkový prodej, řemesla.

Vydané účtenky z přímého prodeje najdete tlačítkem Vydané účtenky; zpět na účty se dostanete tlačítkem Zobrazit účty. Firma bez směn tu vidí jen dnešní účtenky, starší najdete v části Tržby.

Na kartě účtu klikněte na Zaplatit, nebo v detailu účtu na Doplatit (částka). Otevře se obrazovka Nová platba.

Co platíte

Vlevo jsou položky, které teď platíte. Vpravo v části Položky k zaplacení přidáte další položky kliknutím, všechny najednou tlačítkem Přidat vše. Ubrat můžete tlačítkem − nebo ikonou koše. Tak zaplatíte jen část účtu, například když každý host platí sám; zbytek zůstane na účtu.

Způsob platby

• Hotově — platba se hned uloží za vybrané položky. Aplikace nepočítá, kolik vrátit; přijatou hotovost a vrácení řešíte sami.
• Kartou — s volbou Mám vlastní platební terminál v Nastavení → Karetní terminál nejdřív nechte zákazníka zaplatit na vlastním terminálu a pak platbu ručně zaznamenejte; platba se hned uloží. Tento režim nezávisí na dostupnosti integrací. Se zvoleným SumUp nebo Comgate se nová platba nabízí jen při povolené integraci a spárovaném terminálu (kapitola Karetní terminál: SumUp a Comgate); je-li terminál offline, je zašedlá s upozorněním „Terminál je offline“. Je-li offline celá aplikace, je tlačítko zašedlé s textem „Platba terminálem vyžaduje připojení“.
• QR platba — zobrazí se QR kód s částkou a text „Naskenujte QR kód ve své bankovní aplikaci.“ Po přijetí převodu klikněte na Zaplaceno ✓, tlačítkem Zrušit se vrátíte bez platby. QR platba potřebuje použitelný bankovní účet v Nastavení → Fakturační údaje. Chybí-li účet, nejde ho použít, nebo je aplikace offline, je tlačítko zašedlé a důvod stojí pod ním (například „Pro QR platbu chybí bankovní účet.“). Majitel a provozní bez PIN uvidí odkaz Doplnit ve Fakturačních údajích (chybí-li účet) nebo Opravit ve Fakturačních údajích (nejde-li použít); v relaci přes PIN účet doplníte po přihlášení e-mailem a heslem a ostatním rolím text řekne, kdo ho může doplnit.
• Hotově bez EET — jen u firmy se zapnutou EET: hotovostní platba, která se neodešle do EET; aplikace se nejdřív zeptá „Opravdu chcete zaúčtovat platbu bez EET?“

Pokud je vybraný SumUp nebo Comgate dočasně vypnutý, tlačítko pro novou platbu kartou není zobrazené — u účtu, přímého prodeje, účtenky ze zakázkového listu, faktury ani při offline tisku. Stejně se chová režim Nemám platební terminál. Vypnutí integrace nemění uloženou volbu, připojení ani historii. Po opětovném povolení se použije původní připojení bez nového párování.

Obnovení již rozpracované platby je jiná akce než zahájení nové platby. Zůstává dostupné pro původní doklad a neposílá nové stržení; výsledek lze dokončit po obnovení dostupnosti poskytovatele. Nezakládejte kvůli tomu druhou platbu.

QR platba funguje stejně u účtu i přímého prodeje. Aplikace převod v bance sama neověřuje; příjem peněz potvrzuje obsluha. Částka v kódu odpovídá potvrzované platbě včetně zvolených slev a QR platba se nezaokrouhluje na celé koruny (stejně jako platba propojeným terminálem; hotovost a ručně zaznamenaná platba kartou se zaokrouhlují).

Pokud po kliknutí na Zaplaceno ✓ vypadne spojení, peníze znovu nepřevádějte. Košík a původní potvrzení zůstanou zachované. Po obnovení spojení klikněte znovu na Zaplaceno ✓; aplikace dohledá již uloženou účtenku nebo uloží stejné potvrzení, místo aby založila další platbu.

Sleva

Tlačítkem Vybrat slevu zvolíte slevu V procentech nebo Částkou, případně jednu z přednastavených slev, a potvrdíte Zadat slevu. Přednastavené slevy upravíte v Nastavení → Slevy.

Změna typu platby

Pokud jste zvolili špatný způsob platby, v detailu účtu klikněte v části Pohyby na kartě platby na Detail dokladu a v detailu platby na Změnit typ platby. Nabídne se Hotově, v režimu Mám vlastní platební terminál i Kartou. Platbu přes propojený terminál (Karta (terminál)) změnit nejde — tlačítko u ní není.

Zaplacenou platbu lze stornovat celou nebo jen některé položky.

Storno se do EET odešle automaticky. Doklad o stornu vytisknete na detailu platby tlačítkem Tisk storna.

Storno platby přes propojený terminál zákazníkovi peníze nevrátí — vrácení provedete u poskytovatele (kapitola Karetní terminál: SumUp a Comgate). Dokud má účet rozpracovanou platbu terminálem, storno nejde („Účet má rozpracovanou platbu terminálem.“).

Po každé platbě se zobrazí obrazovka Tisk účtenky s náhledem účtenky a tlačítky:

• Tisknout účtenku — na PC otevře tisk prohlížeče, v mobilní aplikaci na Androidu tiskne na Bluetooth tiskárnu (kapitoly Tiskárna u PC a Mobilní aplikace a Bluetooth tiskárna)
• Stáhnout PDF — uloží účtenku jako PDF (rolím Zaměstnanec a Brigádník se tlačítko nezobrazí)
• Odeslat na email — vyplníte adresu a předmět a kliknete na Odeslat

Když se tisk nepovede, aplikace ohlásí „Účtenku se nepodařilo vytisknout.“ a nabídne Tisknout znovu. Platba zůstává uložená.

Po vytištění nové platby v pokladně se vrátíte na přehled otevřených účtů. Platí to i pro přímý prodej. Plně zaplacený účet už mezi otevřenými není; při částečné platbě v přehledu zůstane jeho nezaplacený zbytek. Platili-li jste účet z Agendy, vrátíte se na zakázku, kalendář nebo zakázkový list.

Účtenka později

Účtenku k dřívější platbě najdete v detailu účtu: na kartě platby v části Pohyby klikněte na Tisk účtenky, nebo otevřete detail platby a použijte Tisk účtenky, Stáhnout PDF či Odeslat na email.

Co je na účtence

Údaje firmy z Nastavení → Tisk, kdo platbu vydal, datum, číslo účtenky, místo, položky, rekapitulace DPH, celková částka (volitelně i v eurech), údaje EET a adresa Elektronické účtenky, kde si ji zákazník zobrazí v prohlížeči. Dodal-li u platby přes propojený terminál poskytovatel údaje o karetní transakci, je na účtence i blok KARETNÍ TRANSAKCE (v PDF Karetní transakce) — karta se zakrytým číslem, reference, autorizační kód a další.

Hlavička účtenky se bere jen z Nastavení → Tisk, části Nastavení účtenky — ne z Fakturačních údajů. U nové firmy je hlavička prázdná (na účtence je jen „IČ“ a „DIČ“ bez čísel), dokud ji tam nevyplníte; formulář přitom chce vyplnit i e-mail, telefon a název adresy.

Když se PDF nestáhne

Stáhnout PDF (u účtenky, faktury, dobropisu i zakázkového listu) ukládá soubor přes Chrome. Stalo se, že na tabletu s Androidem po klepnutí nepřišel žádný soubor ani chybová hláška, ačkoli stejný tablet stáhl PDF z jiných webů a v anonymní kartě Chrome to šlo. Pomohlo vymazat mezipaměť Chrome (prohlížeče), a to bez ztráty přihlášení či dat:

• V nastavení tabletu (ne v Kasíruj) otevřete Aplikace, vyberte Chrome, pak Úložiště a klepněte na Vymazat mezipaměť (na některých tabletech Samsung je tlačítko popsané „Vymazat paměť“, nikoli „Vymazat data“).
• Chrome úplně zavřete (odsunutím z přehledu aplikací), otevřete ho znovu a stáhněte PDF znovu.

Mezipaměť neobsahuje přihlášení ani vaše data: zůstanete přihlášení a nic se nesmaže. Soubor hledejte v seznamu Stahování v nabídce Chrome (tři tečky) nebo ve složce Download v aplikaci Moje soubory; podle nastavení ho Chrome může ukládat na SD kartu.

Co lze v offline režimu dělat

Prodávat dál přes Přímý prodej úplně stejně jako online — hotovost zapíšete stejným tlačítkem jako obvykle, jen QR platba je zašedlá s důvodem „QR platba vyžaduje připojení“ (k vytvoření kódu potřebuje server). Platba kartou funguje offline jen v režimu Mám vlastní platební terminál a nezávisí na dostupnosti integrací. V režimu Nemám platební terminál tlačítko není. Pokud máte zvolený povolený a spárovaný SumUp nebo Comgate, tlačítko Kartou je offline zašedlé s upozorněním „Platba terminálem vyžaduje připojení“. Je-li zvolený poskytovatel dočasně vypnutý, nové tlačítko Kartou se vůbec nenabízí, ani při tisku otevřeného účtu. Založit účet a Odhlásit (v horní liště) jsou zašedlé — oba potřebují připojení k serveru. Stávající otevřené účty zaplatíte přímo z jejich karty tlačítkem Zobrazit a zaplatit; nový účet ale založit nelze. Prodej přes Přímý prodej je dočasně zamčený, pokud po zaplacení předchozí účtenky ještě nedošlo k jejímu vytištění — nad pokladnou se objeví hláška „Nedokončená účtenka čeká na vytištění“ s tlačítkem Dokončit tisk; teprve po dokončení té účtenky jde začít další prodej, aby se rozpracovaná platba omylem nepřepsala novou. Mimo pokladnu stavový pruh ukáže „Stačí počkat — aplikace se připojí sama. Přehledy a agenda do té doby nejsou k dispozici.“

Dashboard při výpadku

Na Dashboardu se místo přehledů a KPI dlaždic zobrazí karta s tlačítkem Otevřít pokladnu, které vás přepne rovnou do pokladny stejně jako za provozu. Zbytek levého menu (Tržby, Sklad, Agenda a další) je zašedlý, protože vyžaduje připojení — fungují jen Dashboard a Pokladna. V oboru Fakturace (OSVČ), který pokladnu nemá, se místo karty zobrazí jen zpráva o výpadku.

Čekající účtenky

Kliknutím na tlačítko vedle stavového pruhu (běžně „Zobrazit“, po chybě „Vyřešit“) otevřete panel Čekající účtenky se seznamem všech dosud neodeslaných i trvale odmítnutých účtenek — stavový pruh je vidět na každé obrazovce, včetně Dashboardu. Tlačítkem Odeslat teď můžete odeslání vyvolat ručně místo čekání na automatický pokus. Platba zaplacená přímým prodejem se do fronty na odeslání zařadí až po vytištění účtenky — pokud tiskovou obrazovku opustíte (nebo tisk selže) dřív, než ji potvrdíte, zůstane rozpracovaná a přežije i případné obnovení stránky, i „Odeslat teď“. Panel Čekající účtenky pak nahoře nabídne řádek „Nevytištěno — dokončete tisk“ s tlačítkem Dokončit tisk, který vás vrátí na tiskovou obrazovku k dokončení — tento řádek i tlačítko vedle stavového pruhu zůstávají dostupné, i když se mezitím připojení obnoví; nemusíte čekat na výpadek, abyste rozdělanou účtenku dokončili.

Po obnovení připojení

Účtenky zaplacené offline aplikace sama odešle do EET a uloží mezi uzavřené účty se zvláštním číslem účtenky; potvrdí to hláškou „Účtenky zaplacené v offline režimu byly automaticky odeslány a zaevidovány. Naleznete je mezi uzavřenými účty.“ (u přímého prodeje „Účtenky vytvořené v offline režimu…“). Stavový pruh mezitím zmizí a pokladna se vrátí do běžného stavu — nemusíte nic dělat ručně. Výjimka je nedokončená účtenka z přímého prodeje: dokud ji nedotisknete, pruh i tlačítko Zobrazit zůstávají viditelné i po obnovení připojení, viz „Čekající účtenky“ výše.

Časté problémy

• Nepodařilo se odeslat … účtenek. — účtenky zůstávají ve frontě a odešlou se automaticky, jakmile se obnoví připojení.
• … se nepodařilo zaevidovat — viz Čekající účtenky. — otevřete panel Čekající účtenky a u dané položky zvolte Zkusit znovu (nový pokus o odeslání) nebo Zahodit… (trvale smazat záznam ze zařízení — účtenka byla zákazníkovi už vytištěna, zahození nic neposílá na server).
• Veřejný token účtenky již existuje. — účtenka zůstává mezi čekajícími na odeslání a důvod chyby je uveden přímo u ní i po obnovení stránky. Stejná chyba při automatickém opakování nevyvolává další hlášky. Tuto účtenku nelze z panelu zahodit; tlačítko Odeslat teď zopakuje odeslání se stejnými údaji.
• Nepodařilo se uložit účtenku do zařízení. — pokud se hláška objeví při potvrzení offline tisku, aplikace zůstane na tiskové obrazovce a zachová rozpracovanou účtenku. Uvolněte místo v zařízení bez mazání dat této aplikace a tisk zopakujte; adresa online účtenky se nezmění ani po obnovení stránky.

Online účtenka

Každá účtenka obsahuje v části Elektronická účtenka adresu, na které si ji zákazník zobrazí v prohlížeči. U účtenky vydané offline se online verze zobrazí po synchronizaci dat.

Produkty spravujete v sekci Produkty. Sloupce v seznamu jsou Název, Kategorie, Prodejní cena, Nákladová cena, Přirážka, Preferovaný, Aktivní a EAN; filtrujete polem Hledat… a filtry Kategorie, Preferovaný a Aktivní.

Založení produktu

Klikněte na Přidat produkt a vyplňte pole Název produktu, Koncová cena (s DPH), DPH (u plátce DPH 0 %, 12 % nebo 21 %, u neplátce jen „bez DPH“), Prodávaný po kusech, Kategorie, Aktivní produkt (zaškrtnuto — jen aktivní produkty jde v pokladně prodat), Preferovaný produkt (v kategorii se zobrazí před ostatními produkty) a EAN — vepište ho ručně, nebo tlačítkem Načíst EAN otevřete okno a načtěte kód čtečkou čárových kódů. Uložíte tlačítkem Založit produkt.

Úprava, kopírování a smazání

Na detailu produkt upravíte tlačítkem Upravit — otevře okno Upravit produkt s tlačítkem Uložit změny. Tlačítko Kopírovat produkt po potvrzení předvyplní formulář daty původního produktu (kromě EAN, ten zůstane prázdný); pole Název produktu ponechá původní název, nadpis stránky ukazuje název s příponou (kopie). Nezměníte-li název, přípona se k němu doplní i v uloženém produktu — uložíte tlačítkem Založit kopii produktu. Smazání je v nabídce Další akce (⋯) tlačítkem Smazat produkt.

Okno Upravit produkt

Okno Upravit produkt mění jen údaje produktu: Název produktu, Koncová cena (s DPH), DPH, Prodávaný po kusech, Kategorie, Aktivní produkt a Preferovaný produkt. Uložíte je tlačítkem Uložit změny; neuložený návrh Složení produktu na stránce okno nezahodí ani neuloží. U plátce DPH je sazba 0 %, 12 % nebo 21 %, u neplátce jen bez DPH. Nová cena a sazba platí pro další objednávky — objednávky, které jsou už na účtu zadané, si cenu i sazbu DPH položky pamatují. Produkt můžete zařadit do více kategorií, v pokladně je pak v každé z nich; bez kategorie se ukáže hned na úvodní obrazovce výběru. Preferované produkty jsou v pokladně v každé kategorii řazené před ostatními produkty (za podkategoriemi, mezi sebou podle abecedy) a mají hvězdičku.

Prodávaný po kusech je zaškrtnuté u běžných produktů: klepnutím na dlaždici v pokladně se přidá jeden kus. Odškrtnout jde jen produkt, jehož Složení produktu tvoří právě jedna skladová položka (třeba káva v gramech nebo čepované pivo v decilitrech); produkt s receptem, s více položkami nebo bez složení musí zůstat zaškrtnutý, jinak okno ukáže Produkt složený z receptů nebo více položek skladu musí být prodávaný po kusech. Odškrtnutý produkt se prodává na množství: klepnutím na dlaždici se otevře okno Zadat množství, pokladní zadá množství a cena se přepočte poměrem k množství skladové položky ve složení — Koncová cena (s DPH) je tedy cena za toto množství (dlaždice ji ukazuje jako např. 50,00 Kč / 1 m). Víc, než je skladem, okno nepřijme (Nedostatečné množství položky na skladě).

EAN v tomto okně není. U existujícího produktu ho změníte kliknutím na EAN v hlavičce detailu (u produktu bez EAN je tam odkaz + Zadat EAN): otevře se okno EAN produktu, kam kód vepíšete, nebo ho načtete čtečkou čárových kódů ikonou čárového kódu, a uložíte ho tlačítkem Uložit EAN. Složení upravujete v kartě Složení produktu (viz níže).

Náklady, marže a přirážka

Se založeným složením vidí detail produktu čtyři karty: Celková cena (prodejní cena s DPH), Náklady (součet nákladů ze složení produktu), Marže (rozdíl ceny a nákladů v Kč) a Přirážka — kolik procent nad náklady prodejní cena je; počítá se z nákladů, takže může přesáhnout 100 % (na rozdíl od marže počítané z ceny). Stejný údaj má i sloupec Přirážka v seznamu produktů. Údaj Prodáno za 30 dní a grafy Vývoj a Po hodinách ukazují prodejní statistiky.

Složení produktu

Aby produkt při prodeji odečítal suroviny ze skladu, přidejte mu Složení produktu — na detailu existujícího produktu tlačítkem + Přidat do produktu (hledá napříč recepty i skladovými položkami najednou); při zakládání nového produktu totéž dělají záložky Recepty a Sklad s tlačítkem + u každé položky (kapitoly Recepty a Skladové položky). Přidané položky jsou jen neuložený návrh — uložíte je tlačítkem Uložit složení v liště pod nimi. Sklad se odečte už při založení objednávky produktu, ne až při platbě (u přímého prodeje se objednávka i platba založí najednou).

Hromadná změna DPH, import a export

Zaškrtněte produkty v seznamu a klikněte na Změnit DPH (počet) (jen u plátců DPH) — v okně Nastavte sazbu DPH pro vybrané produkty zvolte sazbu, potvrďte Ok a v dialogu Opravdu chcete změnit DPH ještě jednou potvrďte.

Tlačítko Import provede tříkrokovým průvodcem: klikněte na Stáhnout šablonu (.xlsx), vyplňte data (jeden řádek = jeden produkt: Název, Cena, DPH, EAN…) a nahrajte soubor do 20 MB ke kontrole. Export (počet) stáhne zobrazené produkty do Excelu (vidí ho jen role Majitel a Provozní).

Kategorie třídí produkty pro rychlejší orientaci — v pokladně fungují jako klikací karty, kterými procházíte nabídku (kapitola Účty a objednávky).

Založení kategorie

V sekci Kategorie klikněte na Založit kategorii — otevře se okno, kde vyplníte pole Název, Ikona (zobrazí se i na dlaždici kategorie v pokladně, výchozí je ikona složky), Nadřazená kategorie (volitelně, vyberete ji ze seznamu) a Barva. Uložíte tlačítkem Založit kategorii. Okno se nezavře kliknutím mimo ani klávesou Esc, zavřete ho křížkem ✕ nebo tlačítkem Zrušit.

Úprava a smazání

Detail kategorie je jen ke čtení (ikona, název, barva, nadřazená kategorie a podkategorie). Upravíte ji tlačítkem Upravit, smažete v nabídce ⋯ příkazem Smazat kategorii. Sloupec Cesta kategorie v seznamu ukazuje její místo v hierarchii, např. Alkohol / Pivo. Smazat kategorii nejde, má-li kategorie podřízené kategorie (Nelze smazat kategorii obsahující podřízené kategorie.) nebo zařazené produkty (Nelze smazat kategorii obsahující produkty.) — nejdřív je přeřaďte jinam.

Recept popisuje, z jakých skladových položek (surovin) se něco připravuje, a kolik to stojí. Sám se neprodává — připojíte ho k produktu přes Složení produktu (kapitola Produkty); zásoby surovin se odečtou už při založení objednávky produktu (u přímého prodeje spolu s platbou).

Založení receptu

Na detailu existujícího receptu jsou přidané suroviny jen neuložený návrh — uložíte je tlačítkem Uložit recept v liště pod nimi.

Úprava názvu a počtu jednotek

Na detailu receptu změníte Název receptu a Počet jednotek z receptu tlačítkem Upravit: otevře se okno Upravit recept a uložíte ho tlačítkem Uložit změny. Název musí mít alespoň 2 znaky, počet jednotek je celé číslo větší než 0. Okno ukládá jen tato dvě pole — suroviny zůstanou, jak jsou uložené, a návrh surovin, který jste na stránce ještě neuložili, okno nezahodí ani neuloží (ten uložíte tlačítkem Uložit recept v liště pod surovinami).

Počet jednotek z receptu říká, na kolik jednotek (porcí, kusů) stačí množství surovin v receptu. Nákladová cena / jednotku je náklad celé dávky vydělený tímto číslem, Sklad stačí na ho násobí a při prodeji produktu s receptem se ze skladu odečte množství suroviny z receptu vydělené tímto číslem. Změníte-li ho, projeví se to v nákladech i v odečtu skladu u všech produktů, které recept používají — u dalších objednávek.

Náklady a čtení karet

Detail receptu ukazuje Nákladová cena / jednotku, Nejdražší surovina (podíl na nákladech v %), Sklad stačí na (kolik jednotek jde ze skladu vyrobit — omezuje ho nejvzácnější surovina) a Použito v produktech (odkaz na produkt, je-li recept už připojený).

Smazání a export

Tlačítko Smazat recept je v nabídce Další akce (⋯); je neaktivní, používá-li recept nějaký produkt (popisek Používá ho produkt: , u více produktů v množném čísle); jinak recept po potvrzení smaže. Export (počet) stáhne seznam receptů do Excelu; import u receptů není.

Sklad slouží k evidenci surovin a materiálu — zapnete ho v Nastavení → Použití a funkce volbou Recepty a sklad - skladové hospodářství.

Založení položky

V sekci Sklad (sloupce Položka, Skladem a Nákupní cena) klikněte na Přidat položku. Otevře se okno Nová položka skladu s poli Název, Nákupní cena (Kč), Nákupní množství, Aktuální množství na skladě a Varovat při množství menším než — práh, od kterého vás aplikace na docházející zásobu upozorní. Uložíte tlačítkem Přidat položku; okno nezavře klik mimo ani klávesa Esc, zavřete ho jen křížkem ✕ nebo tlačítkem Zrušit (nic se nezapíše).

Detail, úprava, oprava stavu a smazání

Detail položky je jen ke čtení: nahoře ukazuje název, Nákupní cenu, Nákupní množství, Varovat pod, stav Na skladě (při poklesu pod práh červeně) a Hodnotu skladu (množství ÷ nákupní množství × nákupní cena; při nákupním množství 0 se Hodnota nezobrazí). Pole změníte tlačítkem Upravit (okno Upravit položku skladu, uložíte Uložit změny) — sem patří i ruční oprava pole Aktuální množství na skladě. Inventura stav skladu jen porovná se skutečností, sama ho neopraví — případný rozdíl musíte doplnit ručně právě zde. Tlačítko Kopírovat položku otevře okno Kopie položky skladu s vyplněnými hodnotami; název dostane příponu (kopie), pokud ho nezměníte, a po uložení tlačítkem Založit kopii položky se otevře detail nové položky. Smazat položku je v nabídce Další akce (⋯) a vyžaduje potvrzení.

Historie položky

Graf ukazuje pohyby položky; v legendě se podle toho, co v období nastalo, objeví počáteční stav, nová položka, prodej, naskladnění nebo manuální úprava. Období přepnete týden / měsíc / rok. Pod grafem je tabulka Skladem, Čas změny, Operace, Provedl a Role.

Import a export

Tlačítko Import provede stejným tříkrokovým průvodcem jako u produktů: klikněte na Stáhnout šablonu (.xlsx), vyplňte data (jeden řádek = jedna položka: Název, Nákupní cena, Množství…) a nahrajte soubor ke kontrole. Export (počet) stáhne zobrazené položky do Excelu.

Úbytky a přírůstky skladu popisuje kapitola Odtěžování skladu, naskladnění nákupem kapitola Nákupy a suroviny do receptů kapitola Recepty.

Odtěžování skladu ukazuje, o kolik se stav skladových položek za dané období nebo směnu změnil. Konkrétní důvod (prodej, naskladnění, storno, ruční oprava…) tabulka neuvádí — ten najdete ve sloupci Operace v Historii položky (kapitola Skladové položky).

Za období

V sekci Sklad klikněte na Odtěžování skladu, zadejte Datum od: a Datum do: a klikněte na Zobrazit. Rozsah je omezený na 3 měsíce; delší vrátí Doba mezi daty "od" a "do" nesmí být delší než 3 měsíce.

Čtení tabulky

Sloupce Položka, Rozdíl, Stav na začátku směny a Stav na konci směny má tabulka za směnu i za období. Oba stavy jsou snímky množství na skladě: u směny k jejímu začátku a konci, v pohledu za období k datu od a do (názvy sloupců se nemění). Rozdíl je červeně se znaménkem − při úbytku (spotřeba prodejem nebo úpravou), zeleně se znaménkem + při přírůstku (např. nákup nebo storno s vrácením na sklad) a Nezměněno při nulovém rozdílu; položka založená nebo smazaná v období má vedle jména štítek Nová nebo Smazaná. Kliknutím na existující položku otevřete její detail. Export (počet) stáhne tabulku do Excelu.

Za směnu

Odtěžování jedné směny otevřete tlačítkem Odtěžování skladu na Dashboardu v dlaždici Dnešní směna (zobrazí se, jen má-li firma zapnuté směny a běží aktuální směna). Stejné tlačítko najdete i na detailu směny v sekci Tržby (kapitola Tržby). Tabulka má stejné sloupce jako pohled za období.

Sekce Nákupy slouží k evidenci vstupních nákladů — zboží a surovin nakoupených pro provozovnu. Funkci povolíte v Nastavení → Použití a funkce → Nákupy - naskladnění pomocí nákupů (vyžaduje aktivní Recepty a sklad - skladové hospodářství).

Přidání nákupu

Přehled, detail a smazání

Seznam filtrujete obdobím Vše / Měsíc / Kvartál / Rok / Vlastní; Export (počet) ho stáhne do Excelu. Detail nákupu (Poznámka, Zadal, Celková částka, Datum nákupu a Nakoupené položky) je needitovatelný — jedinou akcí je Smazat nákup, který naskladněné množství zase odečte ze skladu.

Inventurou porovnáte skutečný stav skladu s evidencí — je to jen srovnávací report, sama stav skladu neopraví (opravu popisuje kapitola Skladové položky). Funkci povolíte v Nastavení → Použití a funkce → Inventury - inventury skladu (vyžaduje aktivní Recepty a sklad - skladové hospodářství).

Založení inventury

V sekci Inventury klikněte na Přidat inventuru, volitelně vyplňte pole Poznámka k inventuře a zkontrolujte Čas a datum inventury (tlačítko Změnit datum).

U každé skladové položky vpravo klikněte na +, zadejte napočítané množství a potvrďte — položka zmizí z nabídky a přidá se do Položek inventury vlevo. Spletené množství opravíte přímo v řádku ikonkou tužky (popisek Upravit množství) — otevře stejný číselný modal jako při přidávání, jen předvyplněný a nahradí původní hodnotu; tlačítkem - řádek smažete. Uložíte tlačítkem Založit inventuru.

Editovat vs. Přehled

Seznam má u každé inventury dvě tlačítka: Editovat otevře stejný formulář jako při založení (přidávání a mazání položek popsané výše); Přehled otevře needitovatelný report s výsledkem. Datum a smazání (Smazat inventuru) jdou jen z Editovat. Seznam filtrujete obdobím Vše / Měsíc / Kvartál / Rok / Vlastní; export na seznamu není.

Čtení přehledu

Tabulka má sloupce Položka, Skladové množství (teoretický stav), Skutečné množství, Stav a Rozdíl. Stav je Manko (skutečné množství je nižší než skladové), Nadbytek (vyšší), nebo Odpovídá (rozdíl 0). Export (počet) stáhne přehled do Excelu.

Místa jsou pojmenované plochy vaší provozovny — například stoly v restauraci, pokoje v penzionu nebo pokladny v obchodě.

Nastavení míst

Místa spravujete v sekci Místa. Tlačítkem Založit místo otevřete okno Nové místo nad seznamem: vyplňte Název místa, zvolte Barvu a nechte zaškrtnuté Aktivní místo; uložíte tlačítkem Založit místo. Okno nezavře klik mimo ani Esc, jen Zrušit nebo ✕.

Použití míst v pokladně

Při zakládání účtu vyberte místo, nebo Založit účet bez místa. Místo se ukazuje na kartě účtu i v přehledu Objednávky; změníte ho v nabídce Více na kartě účtu (Upravit účet). Barva místa se v pokladně použije jako akcent na kartě obsazeného účtu.

Přehled, úprava a smazání

Seznam má sloupce Barva, Název místa a Aktivní místo; filtrujete polem Aktivní (Vše / Ano / Ne), Export (počet) stáhne seznam do Excelu — import u míst není. Detail místa je jen ke čtení (název, barva, stav). Tlačítkem Upravit otevřete okno Upravit místo, kde místo přejmenujete nebo deaktivujete (odškrtnutím Aktivní místo) a uložíte ho tlačítkem Uložit změny.

Akce Smazat místo v nabídce ⋯ na detailu jde použít jen na neaktivní místo (u aktivního je zašedlá s nápovědou Smazat jde jen neaktivní místo.) a jen když k němu není přiřazený otevřený účet (Nelze smazat místo, ke kterému je přiřazen účet. Pro smazání místa, vyřiďte účty v pokladně.) — nejdřív ho tedy deaktivujte a vyřiďte jeho účty v pokladně.

V sekci Kalendář (skupina Agenda) vidíte zakázky, události a rezervace v jedné mřížce. Zobrazení přepnete záložkami Měsíc / Týden / Den. Majitel, provozní a recepční vidí práci celé firmy; v nabídce lidí nahoře (výchozí volba je Všichni) zaškrtnete jednoho nebo víc lidí a kalendář ukáže jen záznamy, kde je některý z nich v poli Spravuje nebo v poli Pracovníci (u termínu bez vlastních lidí platí lidé jeho zakázky). Jste-li ve volbě Všichni a zaškrtnete člověka, uvidíte jen jeho; odškrtnutím posledního se vrátíte na Všichni (měl-li jste zaškrtnuté i Nepřiřazeno, zůstane jen Nepřiřazeno). Nahoře v nabídce jsou tlačítka Všichni (svítí, dokud není vybraný nikdo ani Nepřiřazeno) a Jen já (to vybere vás a nabídku zavře), vy sami jste v seznamu první, další podle příjmení, Nepřiřazeno přidá zakázky, události i rezervace, které nikdo nemá — s vybranými lidmi dohromady (např. „2 lidé + nepřiřazené“), neaktivní uživatelé jsou schovaní za Zobrazit neaktivní a při víc než osmi lidech přibude hledání (zavřením nabídky se hledání smaže; neodpovídá-li nikdo, nabídka řekne „Nikdo neodpovídá“ a Nepřiřazeno nenabídne). Na úzkém okně ukáže tlačítko lidí u víc lidí jen jejich počet bez kroužků s iniciálami, u „+ nepřiřazené“ se zkracuje jen jméno. Zaměstnanec a brigádník nabídku lidí nemají a vidí jen své zakázky a události: ty, u kterých jsou v poli Spravuje nebo v poli Pracovníci (viz kapitola Zakázky a události). Funkci aktivujete v Nastavení → Použití a funkce → Agenda.

Vedle nabídky lidí je přepínač druhu záznamu Vše / Zakázky / Události / Rezervace (druh Rezervace jen u firmy se zapnutou funkcí Rezervace; na užším okně jen ikony, jejich název se ukáže po najetí myší; Zakázky jsou zakázky i jejich termíny, rezervace uložená jako zakázka je zakázka). Přepínač druhu i tlačítko Filtry má každá role, na telefonu je přepínač druhu na vlastním řádku. Za tlačítkem Filtry (na telefonu spodní list) je výběr typu práce — zaškrtnete jeden nebo víc, bez zaškrtnutí platí všechny typy, záznam bez typu se při vybraném typu neukáže (termín bez vlastního typu se řídí svou zakázkou) — a volba, co s hotovými zakázkami: Zobrazit / Ztlumit / Skrýt. Změny platí hned. V řádku lišty hned za tlačítkem Filtry jsou štítky typu a hotových, jakmile se liší od výchozího (štítek odeberete křížkem), a Zrušit vše (při jakékoli změně, i jen lidí nebo druhu) vrátí kalendář na výchozí stav: všichni, všechny druhy, všechny typy, hotové ztlumené. Nevejdou-li se štítky vedle tlačítka Filtry, přejdou na vlastní řádek pod lištu, šipky období zůstávají vpravo nahoře. Na telefonu štítky nejsou: počet změněných nastavení (typ, hotové) je na tlačítku Filtry (ikona ozubeného kola), Zrušit vše je v dolním listu a skrývá-li něco typ nebo skrytí hotových, ukáže řádek pod lištou „Filtrováno: Typ: … · Hotové: skrýt“ s odkazem Zrušit vše. Nevyhovuje-li při zužujícím filtru (lidé, druh, typ nebo skrytí hotových; samotné Hotové: zobrazit nic neskrývá) nic, kalendář řekne „V těchto dnech nic neodpovídá filtrům“ s výčtem filtrů a tlačítkem Zrušit vše. Kalendář Rezervací (Týden, Měsíc) má jen nabídku lidí; Jen já v ní nabídne jen uživatel, který je pracovníkem.

Rychlé okno (klepnutí do volného místa kalendáře) si z filtrů přebírá: druh Zakázky / Události přepne na Zakázku / Událost, právě jeden vybraný typ předvyplní Typ a právě jeden vybraný člověk (bez Nepřiřazeno) pole Spravuje (zaměstnanci nastavuje Spravuje vždy sebe). Vše lze v okně přepsat.

Na dotykovém displeji užším než 1280 px (tablet) ukazuje měsíc u každého dne nejvýš dva záznamy, a to jen názvem na dva řádky, a pod nimi + N další. Čas, ikona typu, kroužek nepřiřazeno, avatary pracovníků, značku zdroje a jméno zákazníka tam čip nenese — najdete je v seznamu dne a v náhledu záznamu (klepnutím na záznam, na číslo dne nebo na volné místo dne). Seznam dne má jen v Agendě tlačítko Nová a volná okna pro založení záznamu; v Rezervacích se rezervace zapisují ve Dni. Myš a širší obrazovky mají měsíc beze změny.

Kalendář Agendy si poslední filtry pamatuje v tomto prohlížeči pro vás a vaši firmu: po obnovení stránky nebo příště se otevře tak, jak jste ho nechali (člověk, který mezitím zmizel, a typ, který mezitím zmizel nebo byl deaktivován, se vynechají; deaktivovaný člověk ve filtru zůstává), jiný uživatel téhož prohlížeče začíná s výchozím stavem a po odhlášení se nic nemaže; při přihlášení kódem PIN a v kalendáři Rezervací se filtry nepamatují.

Ve výchozím nastavení Ztlumit je hotová zakázka (a termíny hotové zakázky) v kalendáři Agendy slabší: podbarvení je světlejší a před názvem je zelená značka ✓, text zůstává plný; na telefonu v seznamu je ✓ před názvem a název šedší.

Na telefonu je Měsíc i Týden seznam dnů: jen dny, kde něco je, s celým názvem záznamu, zákazníkem, pracovníky a stavem, počtem záznamů dne slovy a značkou Dnes u dneška. Měsíc vypisuje jen dny zobrazeného měsíce; klepnutím na záznam otevřete náhled, klepnutím na den jeho Den. Hodinová mřížka Týdne je od šířky tabletu; na telefonu ji najdete ve Dnu. Týden a Den se otevřou posunuté na hodinu před prvním záznamem nebo před aktuálním časem (co je dřív); den bez záznamů a jiný než dnešní den se otevře v 8:00. Ruční posun se po překreslení nemění.

Zakázka, událost nebo rezervace?

Tlačítkem Založit vyberete, co zakládáte:

• Zakázka — zákaznická práce s doklady a zálohami. Má stav, finanční přehled a lze k ní vystavit doklad (kapitola Zakázky a události).
• Událost — interní termín: schůzka, dovolená, údržba. Nemá stav ani finance, lze ji ale Změnit na zakázku.
• Rezervace — bookovatelný termín služby se stavy Nepotvrzeno / Potvrzeno / Dorazil / Dokončeno / Nedostavil se / Zrušeno (kapitola Obsluha rezervací). Konkrétní stůl ani pokoj aplikace nepřiděluje: zákazník při online rezervaci vybírá službu, případně pracovníka (ne u služby, kterou přiřazuje firma — viz kapitola Obsluha rezervací), a čas, u služby s kapacitou větší než 1 i počet osob.

Typ (barva, ikona) nastavíte v sekci Typy událostí — kapitola Typy událostí. Zakázky a události se v mřížce barví podle typu (vlastní Barva na položce má přednost). Rezervace barvu typu nepoužívají: jejich barva se řídí stavem a v mřížce nesou stavový štítek, například „Rezervace - dokončená“.

Detail z kalendáře

Kliknutím na položku v mřížce otevřete náhled s časem, zákazníkem, pracovníkem a poznámkou a odtud přímo Detail (celá stránka) nebo — smíte-li zakládat — Kopírovat. Upravit najdete až v detailu.

Zakázky a události se zakládají a spravují ve dvou samostatných seznamech — Zakázky a Události — vedených stejným formulářem jako tlačítko Založit v kalendáři.

Seznam zakázek

Klikněte na Založit zakázku. Filtrujte podle STAV (Vše, Nenaplánovaná, Nová, Probíhá, Dokončena, Zrušena, Pozastavena), DOKLAD (Vše, Bez dokladu) a období. Sloupce: NÁZEV, STAV, TERMÍN, ZÁKAZNÍK, DOKLADY. Export (počet) stáhne seznam do Excelu. Seznam je řazený od nejnověji založené zakázky, ale otevřené zakázky bez termínu (ne Dokončená a Zrušená) jsou v tomhle základním řazení vždy nahoře, aby nezapadly, než se naplánují. Zakázka založená bez termínu (třeba když zákazník zavolá a čas se teprve domlouvá) je ve stavu Nenaplánovaná; jakmile dostane termín (vlastní čas nebo první dílčí termín s časem), sama se přepne na Nová.

Bez dokladu nejsou všechny zakázky bez faktury nebo účtenky, ale jen ty, které už skončily (termín je v minulosti), nejsou zrušené a přitom nemají ani účtenku, ani fakturu, ani zakázkový list s vystaveným dokladem — probíhající nebo budoucí zakázka do filtru nespadne, i když ještě žádný doklad nemá.

Seznam událostí

Klikněte na Založit událost. Filtr je jen TYP a období — události nemají stav ani filtr Bez dokladu. Sloupce: NÁZEV, TYP, ADRESA, ZÁKAZNÍCI, PŘEDMĚT, TERMÍN, ZAKÁZKA, DOKUMENTY.

Založení zakázky nebo události

Formulář na celé stránce (tlačítko Založit zakázku / Založit událost) vyplníte polem Název, Typ, Čas od: / Čas do:, Adresa, Spravuje, Pracovníci, Barva a Poznámka; u zakázky navíc Stav. Uložíte tlačítkem Uložit zakázku (u události Uložit událost) a vrátíte se tam, odkud jste formulář otevřeli (do seznamu, nebo do kalendáře). Klik do mřížky kalendáře otevře okno (titulek nese kliknutý den), které se otevře jako Zakázka. V měsíci na dotykovém displeji užším než 1280 px (tablet) klepnutí do volného místa dne místo toho otevře seznam dne a okno otevře jeho tlačítko Nová. Přepínačem Událost / Zakázka zvolíte, co zakládáte (název, čas a poznámka zůstanou). Název se píše do prvního pole bez popisku, dále vyplníte Typ (u typu s délkou stojí v nabídce např. „Servis kotle · 60 min“), řádek Kdy (datum a časy od – do; pod nimi rychlé délky 1 h, 2 h, 3 h, celý den a více dní…), okno se otevře s délkou 1 h od kliknutého času a Typ s délkou (např. „Kurz vaření · 180 min“) nastaví konec podle ní, pokud jste konec sami nezvolili; vybraná délka je zvýrazněná a ruční úprava času konce zvýraznění zruší. Délka se počítá od začátku, takže po změně začátku se konec posune s ním; celý den jde od půlnoci do půlnoci a více dní… odkryje datum konce. Datum konce se ukáže i samo, když konec leží v jiném dni (například 22:00 + 3 h, nebo celý den, který končí půlnocí dalšího dne); den v titulku okna se řídí datem začátku. Dále vyplníte Poznámku a případně barvu tlačítkem Barva v záhlaví. Pole Stav v okně není, zakázka vznikne jako „Nová“ a stav změníte v detailu. Tlačítko Vytvořit zakázku (u události Vytvořit událost) záznam uloží a nechá vás v kalendáři: je-li jeho den mimo zobrazené období, kalendář na něj přeskočí, nový záznam se vybere jako po kliknutí (orámuje se a otevře se jeho náhled) a vpravo nahoře se objeví hláška „Zakázka vytvořena.“ (u události „Událost vytvořena.“) s tlačítkem Otevřít detail. Záznam, který se v kalendáři nevykreslí (například schovaný pod „+ N dalších“), se vybrat nedá, hláška se ale ukáže. Hláška se ukáže, až se kalendář po uložení znovu načte. Skrývá-li nový záznam zapnutý filtr kalendáře (kdo, druh, typ nebo skrytí hotových zakázek), řekne místo toho „Uloženo — v kalendáři ho skrývá filtr.“ (s názvem a časem záznamu), záznam se nevybere a hláška nabídne Zrušit vše: hláška zmizí, filtry se vrátí na výchozí stav, kalendář přeskočí na období záznamu a záznam se vybere. Selže-li načtení, odejdete-li z kalendáře nebo zaměstnanec uloží záznam, na kterém není (tomu ho nezobrazí ani výchozí filtr), zůstane běžná hláška „… vytvořena.“. Tlačítko Vytvořit a otevřít (jen u zakázky) uloží a rovnou otevře detail zakázky (zákazníky, předměty a doklady přidáte hned), bez hlášky. Okno zůstane do odpovědi serveru otevřené a zamčené; když uložení selže, zůstane otevřené se vším, co jste vyplnili. Okno se nezavře Esc ani klikem mimo něj, jen křížkem nebo tlačítkem Zrušit.

V okně z kalendáře hledá pole Zákazník na serveru od dvou znaků ve jménu, firmě, telefonu, e-mailu, IČO i adrese, po slovech, v libovolném pořadí a bez ohledu na diakritiku (například „husova pardubice“). Řádek ukáže jméno nebo firmu a telefon, pod nimi firmu, IČO, adresu a počet předmětů; zákazníka vyberete klikem, nebo šipkami a Enterem, Esc zavře jen seznam. Vybraný se přidá jako štítek „jméno · ulice číslo, město“ a odebere se křížkem; zakázka jich může mít víc. Když nikdo neodpovídá, seznam to řekne („Žádný zákazník neodpovídá.“). Pod nálezy (nebo místo nich) je vždy řádek + Nový zákazník „napsaný text“: otevře okno Založit zákazníka nad rozepsanou zakázkou (název, čas, poznámka i Místo v ní zůstanou), s textem v poli Příjmení. Dvě slova (Jan Novák) se rozdělí na Jméno a Příjmení; text s právní formou (s.r.o., a.s., spol., v.o.s., z.s., o.p.s.) jde do pole Společnost. Po Založit zákazníka se nový zákazník přidá jako štítek, Zrušit nic nezaloží a text v poli zůstane. Zákazník se založí hned, i kdyby se zakázka nakonec nevytvořila. Text, který v poli zůstane nevybraný, Vytvořit zakázku / Vytvořit událost nepustí: pod polem stojí „Vyberte zákazníka ze seznamu, nebo text v poli smažte.“

Řádek Místo stojí hned za řádkem Kdy. Bez adresy říká „Bez adresy“ a nabízí Adresář a + Nová; obojí se otevře jako okno nad rozepsanou zakázkou (název, čas, poznámka i zákazníci v něm zůstanou). Adresu z Adresáře vybere klik na řádek, + Nová otevře formulář nové adresy a tlačítko Uložit ji vloží do Místa. S adresou řádek ukáže její text a odkazy Změnit (otevře Adresář) a Odebrat. Má-li vybraný zákazník adresu, nabídne okno pod řádkem Použít adresu zákazníka (u dvou a více zákazníků každou zvlášť, se jménem); samo se nic nevyplní. Za adresou je šedě vidět, odkud je (z adresáře, nová, adresa zákazníka). Použitá adresa je kopie: zakázka dostane vlastní adresu v Adresáři, takže pozdější úprava Místa na zakázce adresu zákazníka nepřepíše. Řádek má i okno nového termínu na kartě Termíny v kalendáři (bez nabídky adresy zákazníka, termín zákazníky nemá).

U nové zakázky je pole Spravuje předvyplněné vámi a pole Pracovníci vás obsahuje jen tehdy, když jste výslovně uvedený v poli Pracovníci služby některé aktivní rezervační služby (Typy událostí); služba bez výčtu nepočítá nikoho. Majitel, provozní nebo recepční, kteří na zakázky nejezdí, tak zakázku jen spravují a pole Pracovníci zůstane prázdné s větou „Nikdo nepracuje — čas nikomu neblokuje“; v okně z kalendáře ji nahradí věta „Jan Novák zakázku spravuje, ale nepracuje na ní.“ s odkazem Přidat i do Pracovníků. Pracovníky přidáte odkazem + Přidat a odeberete křížkem u jména. Kopie zakázky přenese i Pracovníky a dílčí termín založený z karty Termíny v kalendáři dostane Pracovníky nadřazené zakázky.

Zvolíte-li Typ, u kterého pracovníka přiřazuje firma (služba z Typy událostí, viz Rezervace pro celou firmu), stojí pod polem tlumená věta „Zabírá firemní místo v online rezervacích.“, Čas od: a Čas do: jsou povinné (hvězdička) a upozornění na volitelný čas zmizí — zakázka bez času firemní místo nezabere. Ve stavu Zrušena věta říká „Zrušená zakázka firemní místo neblokuje.“ Totéž platí v okně Upravit v detailu zakázky.

Detail zakázky

Hlavička nese stav a typ (zakázka bez typu štítek typu nemá) a pole SPRAVUJE, PRACOVNÍCI (jména s iniciálami; u zakázky bez Pracovníků věta „Nikdo nepracuje — čas nikomu neblokuje“ a odkaz + Přidat pracovníka), POZNÁMKA, MÍSTO (bez adresy odkaz + Doplnit místo, který otevře okno Upravit u adresy) a VÝDAJE (to jen když firma má zapnutý typ výdaje nebo už nějaké výdaje jsou zapsané, viz kapitola Výkaz práce). Pracovníky změníte v okně Upravit pod polem Spravuje a uloží se hned s tlačítkem Uložit změny; zaměstnanec je v okně vidí, ale měnit je nemůže. Finanční řádek: ODHAD a SKUTEČNOST (ze zakázkového listu, bez něj „—“), ZÁLOHY (součet zálohových faktur), VYFAKTUROVÁNO (i s rozpisem zálohy), ZAPLACENO a ZBÝVÁ (Vyfakturováno mínus Zaplaceno); řádek se nezobrazí vůbec, dokud zakázka nemá ani zakázkový list, ani fakturu.

Zakázka vzniklá z rezervace nese v hlavičce vpravo blok Z rezervace — jen ke čtení: odpověď zákazníka na otázku služby (nevyplněná je označená „nevyplněno“) a Poznámka (píše ji zákazník nebo obsluha). Blok se ukáže, jen když je co ukázat (otázka služby nebo poznámka zákazníka); u události s víc přihlášenými (např. skupinová lekce) se nezobrazuje, protože odpověď jednoho hosta nemluví za všechny. Interní poznámky z rezervace zůstávají u zakázky v poli POZNÁMKA.

Karty Zákazníci a Předměty plníte tlačítkem + Přidat — tyto vazby se ale do databáze zapíšou až tlačítkem Uložit zakázku (u události Uložit událost, u rezervace Uložit rezervaci) v liště, která se objeví s hláškou Neuložené změny ve vazbách; bez uložení se změna ztratí. Jiné je to u úpravy samotného záznamu: když na kartě kliknete na zákazníka nebo předmět a v okně Upravit zákazníka / Upravit předmět dáte Uložit změny, zapíše se záznam zákazníka nebo předmětu hned (a změní se i na ostatních místech, kde ho používáte), kdežto připojení k zakázce čeká na Uložit zakázku. Kartu Přílohy (najdete ji níž na detailu zakázky) tlačítkem ↥ Nahrát soubor — třeba fotku z místa nebo vyměněného dílu — naopak nahrajete rovnou, bez čekání na uložení formuláře. Karta Termíny v kalendáři ukazuje navázané termíny a přes + Založit událost přidáte další.

Spravuje × Pracovníci: pole SPRAVUJE je jeden odpovědný uživatel, který na zakázce sám pracovat nemusí, pole Pracovníci eviduje lidi, kteří na ní pracují. Čas v kalendáři Rezervací a v online nabídce blokují jen Pracovníci: uživatel jen v poli Spravuje zůstává pro online rezervace volný a v denním přehledu nemá sloupec zakázky (zakázka bez Pracovníků, jejíž typ přiřazuje firma, je v dráze Nepřiřazeno). Rezervace, která se na zakázku nepřevedla, a dovolená blokují přiřazeného pracovníka jako dřív. Zaměstnanec a brigádník vidí v kalendáři i v detailu jen zakázky a události, u kterých jsou v poli Spravuje nebo v poli Pracovníci, a jen ty smějí upravit, převést na zakázku nebo k nim přidat poznámku. Majitel, provozní a recepční vidí práci celé firmy; vyberou-li si v kalendáři jednoho uživatele, ukáže se práce, kterou spravuje nebo na které je uvedený mezi Pracovníky. Zakázka se v kalendáři kreslí jednou; kdo na ní pracuje, ukazují avatary (iniciály) na čipu, u víc než tří lidí „+N“, jména jsou v bublině po najetí myší.

Tlačítko Další akce nabízí u zakázky bez zakázkového listu Vystavit zakázkový list, jinak jen Smazat zakázku — postup vystavení dokladu popisuje kapitola Zakázkový list a doklady ze zakázky. Zakázku upravíte Upravit, zkopírujete Kopírovat; smazat jde jen zakázka bez nezaplaceného účtu.

Detail události

Událost nemá finanční řádek ani zakázkový list — jen pole SPRAVUJE, PRACOVNÍCI, POZNÁMKA, MÍSTO, VÝDAJE a karty Zákazníci / Předměty (se stejným pravidlem ukládání jako u zakázky) a Přílohy (ukládají se rovnou). Tlačítkem Změnit na zakázku ji převedete na zakázku se zachováním termínu a přiřazených záznamů; smažete v nabídce Další akce (⋯) tlačítkem Smazat událost — jde to jen bez nezaplaceného účtu.

Okno Upravit

Tlačítko Upravit v hlavičce detailu otevře okno Upravit zakázku (u události Upravit událost, u rezervace otevřené v Agendě Upravit rezervační termín). Najdete v něm Název, Stav (jen u zakázky: Nenaplánovaná, Nová, Probíhá, Dokončena, Zrušena, Pozastavena), Typ, Čas od: a Čas do:, Místo (adresu vyberete tlačítkem Adresář nebo založíte tlačítkem Nová adresa; vyplněnou upravíte tužkou nebo odeberete tlačítkem ✕), Spravuje (zaměstnanec a brigádník ho v okně nemají) a Barva v kalendáři. Tlačítko Uložit změny změny uloží a okno zavře — nepovede-li se uložení, okno zůstane otevřené; Zrušit je zahodí.

Poznámku v tomto okně neupravujete, mění se přímo v hlavičce detailu; zákazníky, pracovníky, předměty a navázané termíny přidáváte na jejich kartách. Uložit změny ale odešle celou zakázku, takže zapíše i to, co jste na kartách mezitím vybrali a ještě jste neuložili tlačítkem Uložit zakázku (u události Uložit událost, u rezervace Uložit rezervaci).

Čas od: a Čas do: jsou u zakázky nepovinné, ale jen společně — vyplníte buď obojí, nebo ani jedno. Zakázka bez času se v kalendáři nezobrazí, v seznamu Zakázky zůstane; na jejím detailu stojí odkaz + Nastavit termín, který okno otevře rovnou na poli Čas od:. U události a rezervačního termínu jsou povinné obě pole, u zakázky typu, kde pracovníka přiřazuje firma, také (hvězdička). Čas do: nesmí být před Časem od: a oba údaje musí mít správný tvar (např. 01.01.2027 08:00). Hlídá se i rozumný rozsah: Čas od: události nesmí být v roce, který je o dva a více let starší než letošní, Čas do: v roce o víc než dva roky pozdějším než letošní.

U rezervačního termínu Agenda nepustí změny, které by obešly Rezervace: Čas od: a Čas do: se mění jen tam (jen tam se kontroluje dostupnost a kapacita a zákazník dostane zprávu), pracovníka u služby, kterou přiřazuje firma, přiřadíte v kalendáři Rezervací a Typ nejde přepnout mezi službou, kterou přiřazuje firma, a službou s výběrem pracovníka — rezervaci zrušte a založte znovu. Platí to i pro rezervaci převedenou na zakázku (čas už u ní jde měnit). Název a Místo změnit jde; Barva v kalendáři rezervaci nepřebarví, protože se barví podle stavu.

Doklad k zakázce vystavíte dvěma způsoby: přímo z detailu zakázky, nebo přes zakázkový list s vlastními položkami a DPH souhrnem.

Doklad přímo ze zakázky

Zakázkový list

Zakázkový list slouží k rozpisu položek a práce s vlastním DPH souhrnem, zálohou a popisem. Pokud zakázka ještě žádný nemá, založíte ho v nabídce Další akce (⋯) tlačítkem Vystavit zakázkový list; existující otevřete tlačítkem Otevřít na kartě Zakázkový list.

Na zakázkovém listu vyplníte:

• Odběratel — tlačítkem Změnit odběratele, vč. adresy (vlastní nebo z Adresáře)
• Popis zakázky, Způsob platby (v hotovosti, platba kartou, bankovním převodem), Převzato dne a Datum dokončení
• Předběžná cena — promítá se na detail zakázky jako ODHAD; bez zakázkového listu je tam „—“. Zálohu zakázkový list nese jen na svém vlastním PDF — do souhrnné ZÁLOHY na detailu zakázky se počítají zálohové faktury, ne tohle pole
• Předměty tlačítkem Přidat předmět
• Položky a práci tlačítky Položka z katalogu, Vlastní částka a Text; jejich součet je SKUTEČNOST na detailu zakázky
• Slevu tlačítkem Přidat slevu

Uložíte Uložit zakázkový list nahoře v hlavičce (Smazat je tam pod ⋯). Vedle něj je Dokument PDF, Vystavit účtenku a Vystavit fakturu — tyto doklady se sestaví přímo z položek zakázkového listu, nezávisle na dokladu vystaveném postupem výše. Dokument PDF připraví soubor a objeví se Stáhnout PDF; když se na tabletu s Androidem po klepnutí nic nestáhne, pomůže vymazat mezipaměť Chrome (kapitola Účtenka: tisk, PDF a e-mail, část Když se PDF nestáhne).

Zákazníky spravujete v sekci Zákazníci (skupina Agenda). Zákazníka lze přiřadit k zakázce nebo faktuře — jméno a fakturační údaje se pak předvyplní.

Přehled zákazníků

Sloupce jsou Zákazník, IČO / DIČ, Kontakt, Adresa, Fakturováno (např. „8 fa · 0 účt.“), Neuhrazeno a Poslední aktivita — datum poslední faktury nebo účtenky zákazníka (rezervace se do něj nepočítají). Na tabletu se sloupce IČO / DIČ, Adresa, Neuhrazeno a Poslední aktivita skrývají. Tlačítko Import nahraje zákazníky ze souboru, Export (počet) stáhne zobrazený seznam. Řádky lze zaškrtnout — k čemu, říká část Sloučení duplicit níže.

Pole Hledat… nad tabulkou hledá po slovech v libovolném pořadí a bez ohledu na diakritiku ve jménu, příjmení, společnosti, telefonu, e-mailu, IČO, adrese i fakturační adrese — „husova pardubice“ najde zákazníka z Husovy ulice v Pardubicích. Stejně hledá okno Zákazníci, které se otevře při přiřazení zákazníka k zakázce nebo faktuře. Hledání začíná od dvou znaků.

Založení zákazníka

Klikněte na Založit zákazníka. Otevře se okno nad seznamem; vyplňte v něm Společnost, Jméno, Příjmení, Email, Telefon, IČO (tlačítko Načíst z ARES načte údaje z registru; IČO se může zadat i s mezerami, uloží se bez nich — jiné než osmimístné IČO formulář odmítne hláškou „IČO má 8 číslic.“), DIČ, adresu a fakturační adresu — obě lze vybrat z Adresáře nebo zadat novou, po výběru i po zrušení se vrátíte do rozepsaného okna zákazníka — a Poznámku. Povinné je Příjmení nebo Společnost; Jméno můžete nechat prázdné. Zákazníka uložíte tlačítkem Založit zákazníka, okno bez uložení zavřete křížkem ✕ nebo tlačítkem Zrušit (klik mimo okno ani klávesa Esc ho nezavře, aby se rozepsané údaje neztratily). Stejné okno se otevře i při přidání nového zákazníka k zakázce, k předmětu nebo k faktuře.

Detail zákazníka

Nahoře jsou souhrny Fakturováno, Zaplaceno, Zbývá a Po splatnosti; pole IČO / DIČ a Fakturační adresa (samostatná od pole Adresa) lze tlačítky + Zadat IČO a DIČ a + Zadat fakturační adresu doplnit i dodatečně. NEDOSTAVENÍ ukazuje, kolikrát se zákazník nedostavil na rezervaci a kolik z toho zůstává nevyrovnáno.

Karty Události (Budoucí / Proběhlé / Vše), Faktury a Předměty ukazují historii zákazníka. Upravíte tlačítkem Upravit zákazníka, smažete v nabídce Další akce (⋯) tlačítkem Smazat zákazníka — jde to jen když nemá žádnou událost, předmět ani nevyřízený záznam v čekací listině. Patří-li dvě karty téže osobě, jednu z nich nemažte, ale obě sloučte (část Sloučení duplicit níže) — sloučením rezervace, zakázky, předměty ani doklady nezmizí.

Úprava údajů zákazníka

Tlačítko Upravit zákazníka otevře okno s poli Společnost, Jméno, Příjmení, Email a Telefon a s volbou Blokovat online rezervace (viz níže). Změny uložíte tlačítkem Uložit změny, křížek ✕ nebo tlačítko Zrušit je zahodí (klik mimo okno ani klávesa Esc okno nezavře, aby se rozepsané údaje neztratily); po uložení zůstanete v detailu zákazníka. Vyplněné musí být Příjmení nebo Společnost; je-li vyplněné jen jedno z nich, musí mít aspoň 2 znaky. Jméno je nepovinné, ale vyplníte-li ho, musí mít aspoň 2 znaky. E-mail se uloží malými písmeny a bez okrajových mezer. Příjmení, e-mail a telefon z karty rozhodují, ke které kartě se online rezervace připojí (kapitola Obsluha rezervací, část Údaje se liší od karty zákazníka).

V okně otevřeném tlačítkem Upravit zákazníka na detailu nejsou IČO a DIČ, Fakturační adresa, Adresa ani Poznámka, každé má v souhrnu nahoře vlastní řádek (a volba Blokovat online rezervace je jen tam). Okno otevřené kliknutím na zákazníka na kartě zakázky nebo události, na detailu předmětu nebo ve faktuře volbu Blokovat nemá, ale obsahuje IČO / DIČ (s načtením z ARES), obě adresy a tlačítko Přejít na detail zákazníka; i tam Uložit změny zapíše záznam zákazníka hned, kdežto jeho připojení k zakázce čeká na Uložit zakázku. Na detailu otevře u IČO / DIČ tlačítko Upravit (u prázdného řádku + Zadat IČO a DIČ) okno Upravit fakturační údaje (viz níže). U obou adres zadáte adresu ručně tlačítkem Upravit (u prázdné + Zadat fakturační adresu nebo + Zadat adresu), vyberete ji z uložených tlačítkem Adresář a odeberete ji tlačítkem ✕; adresa se uloží hned. U Poznámka přidáte poznámku odkazem + Přidat poznámku (je-li už nějaká, + Přidat další poznámku) a upravíte nebo odeberete ji odkazy Upravit a Odebrat, které se u poznámky ukážou po najetí myší; poznámka se také uloží hned.

Blokování online rezervací

Zaškrtnutím Blokovat online rezervace v okně Upravit zákazníka zakážete kartě zákazníka rezervovat se přes veřejnou rezervační stránku; v detailu pak nahoře svítí štítek Blokována pro online rezervace. Zákazník, který na veřejné stránce zadá příjmení a e-mail z této karty, dostane hlášku Online rezervaci teď nelze dokončit. Kontaktujte nás prosím přímo. a rezervace se nevytvoří. Platí to, jen když se rezervace přiřadí právě k této kartě: má-li zákazník ještě jinou, neblokovanou kartu se stejným příjmením a e-mailem (starší, nebo navíc se shodným telefonem), rezervace se připojí k ní a projde — duplicitní karty proto sloučte (blokace se sloučením přenese). Stejně se odmítne veřejný zápis na čekací listinu (kartu tam systém pozná jen podle přesně shodného e-mailu, jména i příjmení — karta bez vyplněného Jména zápis nezablokuje). Blokace pozná zákazníka podle e-mailu: kdo zadá jiný e-mail (i se shodným telefonem), projde. Obsluha blokovaného zákazníka do rezervace zapíše normálně — blokace se týká jen veřejné stránky. Zrušíte ji odškrtnutím téže volby.

Fakturační údaje zákazníka

Okno Upravit fakturační údaje otevře Upravit (u prázdného řádku + Zadat IČO a DIČ) v řádku IČO / DIČ detailu zákazníka. Má pole IČO a DIČ a pod nimi náhled Fakturační adresa. Změny platí až po Uložit změny, Zrušit je zahodí. Změněné IČO okno zkontroluje: musí mít 8 číslic (mezery se při zadání odstraní), jinak ukáže hlášku „IČO má 8 číslic.“ a uložit nejde. DIČ nekontroluje.

Tlačítko Načíst z ARES vedle pole IČO je aktivní, jen když IČO má přesně 8 číslic (mezery mezi číslicemi nevadí, při uložení se odstraní) a žádné načítání právě neprobíhá (jinak je zašedlé). Po kliknutí se do okna načte z registru IČO, DIČ a fakturační adresa (ulice, číslo popisné a orientační ve tvaru 252/1a, PSČ, město) a přepíšou se tím hodnoty, které tam byly. ARES uvádí DIČ jen u plátců DPH, u neplátce se proto pole DIČ vyprázdní a oznámení to řekne („neplátce DPH“). Když ARES firmu s tím IČO nenajde, ukáže se upozornění a nic se nezmění; když ARES neodpovídá, zkuste to za chvíli. Načtené údaje zkontrolujte a uložte tlačítkem Uložit změny.

Název firmy z ARES se do pole Společnost zákazníka nepřenese — toto okno mění jen IČO, DIČ a fakturační adresu. Název upravíte v okně Upravit zákazníka. (Při založení zákazníka tlačítko Načíst z ARES naopak vyplní i Společnost.)

Fakturační adresu v tomto okně ručně nezměníte: náhled ukazuje uloženou fakturační adresu a změnit ji tu může jen Načíst z ARES. Ručně ji zadáte tlačítkem Upravit, vyberete z Adresáře nebo odeberete ✕ v řádku Fakturační adresa v souhrnu nahoře; tam se změna uloží hned.

Sloučení duplicit

Je-li tentýž zákazník v seznamu dvakrát (např. „Jarmila Černá“ a „J. Černá“), sloučíte karty do jedné. Smí to majitel a provozní. V seznamu zaškrtněte políčka u dvou zákazníků a nahoře klikněte na Sloučit (2) — tlačítko je aktivní, jen když jsou zaškrtnutí právě dva (zaškrtnutí zůstane, i když seznam hledáním zúžíte).

V okně Sloučit zákazníky vyberete u Která karta zůstane hlavní kartu (u obou vidíte počet rezervací a předmětů, e-mail, IČO a DIČ a datum první rezervace nebo zakázky) a u Výsledné údaje (Jméno, Příjmení, Telefon, E-mail, Adresa), z které karty se který údaj vezme. Předvolená je hlavní karta; chybí-li údaj na ní, doplní se z druhé, a údaje, které jsou na obou kartách stejné, se nenabízejí. Fakturační údaje, kontaktní osoba, titul a firma zůstanou z hlavní karty a z druhé se doplní jen chybějící — výběr hlavní karty tedy rozhoduje i o nich. Řádek Na hlavní kartu se přesune … vyjmenuje, co se přesune: rezervace, zakázky, předměty, faktury, účtenky, pravidelné faktury, záznamy v čekací listině a poznámky. Je-li některá z karet blokovaná pro online rezervace, výsledná karta zůstane blokovaná a okno to řekne.

Enter v okně nic neodešle — sloučení potvrdíte jen tlačítkem Sloučit zákazníky. Po sloučení zpráva Zákazníci sloučeni řekne, kolik rezervací a předmětů má výsledná karta, a nic už není zaškrtnuté. Změní-li někdo kartu právě ve chvíli sloučení, sloučení se neprovede a okno načte karty znovu — vaše volby zůstanou a okno to řekne.

Přiřazení k prodeji

Na faktuře (pole Odběratel) nebo na zakázce (karta Zákazníci, tlačítko + Přidat) vyberte zákazníka ze seznamu; systém předvyplní jeho fakturační údaje.

Předměty jsou věci nebo místa navázaná na zakázky a události — pokoj, vozidlo, zařízení. Adresář drží adresy, které lze opakovaně vybrat u zákazníků, předmětů, zakázkových listů i událostí.

Seznam předmětů

V sekci Předměty klikněte na Založit předmět. Otevře se okno nad seznamem s poli Název předmětu (alespoň dva znaky), Doplňující informace, Adresa (z Adresáře nebo novou; po výběru i po zrušení se vrátíte do rozepsaného okna předmětu), Poznámka a sekce Zákazníci: + Přidat jiného zákazníka otevře výběr zákazníků a v něm + Založit nového (okno nového zákazníka se otevře nad oknem předmětu a po uložení se vrátíte zpět). Předmět uložíte tlačítkem Založit předmět, okno bez uložení zavřete křížkem ✕ nebo tlačítkem Zrušit (klik mimo okno ani klávesa Esc ho nezavře). Stejné okno se otevře i při přidání nového předmětu k zakázce. Sloupce: NÁZEV PŘEDMĚTU, DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE, POZNÁMKA K PŘEDMĚTU, ADRESA, ZÁKAZNÍCI; Export (počet) stáhne seznam do Excelu (import zde není).

Detail a úprava předmětu

Tlačítkem Upravit změníte pole Název, Doplňující informace a Adresa (výběrem z Adresáře, nebo ji tlačítkem ✕ odeberete). Karta Poznámky umožňuje víc poznámek (+ Přidat další poznámku, u každé Upravit/Odebrat). Kartu Zákazníci plníte + Přidat, kartu Přílohy tlačítkem ↥ Nahrát soubor — stejně jako u zakázky se poznámky i karta Zákazníci zapíšou až uložením celého formuláře, ne hned po kliknutí. Karta Události (Budoucí / Proběhlé / Vše) ukazuje historii a + Nová událost rovnou založí termín. Smažete v nabídce Další akce (⋯) tlačítkem Smazat předmět — jde to jen bez navázaných událostí a bez přiřazeného zákazníka.

Tlačítko Upravit otevře okno Upravit předmět s poli Název (alespoň dva znaky, jinak se předmět neuloží), Doplňující informace (volný popis; ukáže se pod názvem v záhlaví předmětu, v seznamu a v exportu) a Adresa. Adresu vyberete tlačítkem Adresář nebo založíte tlačítkem Nová adresa; vyplněnou upravíte tužkou nebo odeberete tlačítkem ✕. Okno adresy se otevře nad oknem Upravit předmět a po výběru i po zrušení se vrátíte zpět s rozepsanými údaji. Uložit změny zapíše změny hned a okno zavře (nepovede-li se uložení, zůstane otevřené), křížek ✕ nebo tlačítko Zrušit je zahodí (klik mimo okno ani klávesa Esc okno nezavře, aby se rozepsané údaje neztratily). Poznámky předmětu se v tomto okně neupravují a zákazníky předmětu jen tehdy, když okno otevřete kliknutím na předmět na kartě zakázky nebo události (pak v něm je i sekce Zákazníci a Uložit změny ji zapíše hned). Na detailu předmětu rozepsané, dosud neuložené poznámky a výběr na kartě Zákazníci zůstanou na stránce nedotčené a uložíte je tlačítkem Uložit předmět.

Adresář

V sekci Adresy klikněte na Nová adresa — otevře se okno Nová adresa s poli Osoba/firma, Ulice/část obce, č.p., Obec, PSČ a Poznámka (poznámku lze zadat jen při založení; poznámky uložené adresy upravíte na jejím detailu), které uložíte tlačítkem Založit adresu (okno zavřete jen křížkem ✕ nebo tlačítkem Zrušit; klik mimo okno ani Esc ho nezavře). Sloupce seznamu: POUŽITÍ ADRESY U (jména zákazníků, předmětů a událostí, které adresu používají), OSOBA / FIRMA, ULICE / ČÁST OBCE, ČÍSLO POPISNÉ, OBEC, PSČ a POZNÁMKA K ADRESE.

Detail adresy

Detail je jen pro čtení: nahoře je adresa na jednom řádku a řádek Poznámky, kde poznámku přidáte, upravíte nebo odeberete rovnou (uloží se hned). Údaje adresy změníte tlačítkem Upravit (okno Upravit adresu, uložíte Uložit změny); Smazat adresu najdete v nabídce ⋯. Sekce Použití adresy vypíše všechny záznamy, které na adresu odkazují — klikem na řádek přejdete na daného zákazníka, předmět nebo událost. Fakturační adresu od jiné adresy zákazníka nepoznáte tady, ale na jeho vlastním detailu — jsou to dvě oddělená pole, Fakturační adresa a Adresa (kapitola Zákazníci).

Typ určuje barvu zakázky nebo události v kalendáři (rezervace se barví podle stavu, ne podle typu) a — je-li rezervační — i to, jaké služby si zákazník může vybrat na veřejné rezervační stránce. Spravujete je v sekci Typy událostí.

Seznam typů

Typy jsou karty seřazené podle názvu. Karta ukazuje ikonu v barvě typu, název, štítek Online rezervace nebo Jen interně, délku, cenu (bez ceny „cena dohodou“) a — u typů s online rezervacemi — kapacitu, dole pracovníky, kteří typ poskytují. Klikem na kartu otevřete detail typu. Neaktivní typy jsou sbalené pod seznamem ve skupině Neaktivní (s počtem), „nenabízí se v online rezervacích“; skupinu rozbalíte klikem. Hledací pole se ukáže až u firmy s víc než 12 typy.

Nový typ

Klikněte na Nový typ události (vidí ho manažer a výš; bez typů místo toho Vytvořit první typ). Otevře se okno se dvěma částmi; po uložení se otevře detail nového typu.

Základ: Název (povinný), Ikona, Barva, Popis, Délka trvání (min) a Cena. Délku a cenu můžete vyplnit u každého typu, i interního; prázdná cena nebo 0 znamená „cena dohodou“.

Online rezervace: přepínač Nabízet v online rezervacích zpřístupní typ na veřejné rezervační stránce, aby si ho zákazník vybral při rezervování termínu (např. Pánský střih vlasů, Servisní prohlídka, Přezutí pneumatik, Rezervace stolu). Po zapnutí je Délka trvání (min) povinná a dál vyplníte:

• Délka trvání (min) — délka termínu, který zákazník rezervuje (např. 120 min). Ve výchozím stavu (Začátky termínů = Podle délky služby) začátky v nabídce navazují za sebou: každý další začíná po délce služby včetně odstupu za ní; pevný krok 15, 30 nebo 60 minut je určuje jinak (viz Začátky termínů níže)
• Otázka pro zákazníka — nepovinná; zobrazí se zákazníkovi v kroku Vaše údaje, prázdná = služba se na nic neptá. Zaškrtnutím Odpověď je povinná ji zákazník musí vyplnit, jen v online rezervaci; při zápisu rezervace po telefonu je odpověď vždy nepovinná
• Výjezd k zákazníkovi — služba se provádí u zákazníka; zákazník při online rezervaci i obsluha při zápisu rezervace zadají adresu realizace; jde jen u služby pro jednoho zákazníka (u služby s kapacitou slotu větší než 1 je políčko neaktivní)
• Odstup po skončení (min) — čas na úklid nebo přípravu za termínem; přičte se k délce, takže další začátek v nabídce je o délku plus odstup později
• Začátky termínů — jak hustě se v okně dostupnosti nabízejí začátky: Podle délky služby (výchozí; bloky navazují za sebou, např. 08:30, 10:30, 13:00, 15:00) nebo pevný krok 15 min, 30 min, 60 min. Kratší krok než služba nabídne víc začátků, které se vzájemně vylučují — rezervace uprostřed zruší nabídku sousedních. Pod volbou se ukáže Náhled bloků po dnech v týdnu: skutečné bloky, které zákazník dostane, a počet začátků. Vychází z týdenních oken v Nastavení dostupnosti a z pracovníků, kteří službu provádějí (výjimky, státní svátky ani přechod času (DST) nezahrnuje); bez práva číst okna se náhled neukáže. Zbývá-li v okně po posledním bloku aspoň 15 minut, ukáže se upozornění Nevyužitý zbytek okna (např. „Čt 13:00–16:30: zbývá 90 min (15:00–16:30)“) a poradí upravit okno v Nastavení dostupnosti; uložení nebrání. Bez zbytku se píše „Okna se beze zbytku vyplní.“
• Kdo přiřazuje pracovníka — Zákazník vybere pracovníka, nebo ho přidělí systém (výchozí) nebo Pracovníka přiřazuje firma; viz kapitola Obsluha rezervací, Rezervace pro celou firmu
• Kapacita slotu (osob) — kolik osob se do jednoho termínu vejde; je-li větší než 1, zákazník při rezervaci zadá počet osob a termíny, kde se už nevejde, vidí jako „plno“. U služby, kterou přiřazuje firma, se pole neukáže
• Předstih online rezervace (hodin) a Horizont dostupnosti (dní) — jak brzy nejdřív a jak daleko dopředu lze rezervovat
• Poskytovatelé — kteří pracovníci tento typ poskytují (u služby, kterou přiřazuje firma, se pole jmenuje Pracovníci služby); online se nabízejí jen ti, kdo mají zapnuté „Zobrazovat v denním pohledu rezervací“
• Počet slotů — jen u služby, kterou přiřazuje firma, stojí pod polem Pracovníci služby: Všichni (N) (výchozí) nebo 1 až N; kolik rezervací tohoto typu může běžet současně (viz kapitola Obsluha rezervací, Kapacita bloku)

Po vypnutí přepínače se online hodnoty neposílají, ale zůstanou uložené a po dalším zapnutí se vrátí.

Detail typu

Klikem na kartu otevřete detail typu. Nahoře je hlavička s ikonou v barvě typu, názvem, popisem pod názvem (je-li vyplněný), štítky (Neaktivní jen u neaktivního typu, Online rezervace nebo Jen interně) a čísly Cena, Délka, Kapacita (jen u typů s online rezervacemi) a Použito (počet událostí tohoto typu). Pod ní jsou sekce Online rezervace (Nabízí se / Nenabízí se, předstih, horizont, odstup, začátky termínů, otázka, výjezd k zákazníkovi a poskytovatelé) a Poslední použití s pěti nejnovějšími událostmi; klikem na řádek otevřete danou událost. Detail je jen ke čtení.

Tlačítko Upravit (vidí ho manažer a výš) otevře stejné okno jako Nový typ události se všemi poli; po uložení se detail načte znovu. Nabídka ⋯ vedle něj obsahuje:

• Deaktivovat / Aktivovat — neaktivní typ se nenabízí na veřejné rezervační stránce ani v rychlé nabídce v denním pohledu Rezervace. V běžném formuláři zakázky nebo události zůstává neaktivní typ dál vybratelný, deaktivace ho beze smazání nezruší nikde jinde. Starší typ s online rezervacemi bez vyplněné délky nejde deaktivovat ani aktivovat; program vás vyzve, ať délku doplníte v okně Upravit. Systémový typ Dovolená nejde deaktivovat ani přepnout na rezervační službu
• Smazat — jde jen u neaktivního typu, který nepoužívá žádná událost; jinak je položka zašedlá a u ní se píše důvod (nejdřív typ deaktivujte a odstraňte ho z událostí). Systémový typ Dovolená nejde smazat nikdy ani po deaktivaci, protože se deaktivovat nedá. Před smazáním se program zeptá na potvrzení.

Proč se typ v online rezervaci nenabízí

Na veřejné rezervační stránce se typ nabízí, jen když platí všechno z tohoto:

• je zapnutý přepínač Nabízet v online rezervacích
• typ je aktivní — neaktivní typ je v seznamu ve skupině Neaktivní; zapnete ho v detailu typu položkou Aktivovat v nabídce ⋯
• má vyplněnou Délka trvání (min) větší než 0 — starší typ bez délky se nenabídne, doplňte ji v okně Upravit
• veřejná rezervace firmy není dočasně uzavřená (karta Veřejná rezervace v Rezervace → Nastavení dostupnosti)

Štítek Online rezervace na kartě a v detailu typu znamená, že platí první tři podmínky; jinak typ nese Jen interně. Neaktivní typ má v detailu jen štítek Neaktivní a jeho karta je bez štítku ve skupině Neaktivní.

Když se typ nabízí, ale zákazník u něj nenajde žádný volný začátek, zkontrolujte:

• pracovníky — online se nabízejí jen aktivní uživatelé se zapnutým Zobrazovat v denním pohledu rezervací (Uživatelé); jsou-li u typu vyplněni Poskytovatelé (u služby, kterou přiřazuje firma, Pracovníci služby), jen ti z nich, prázdné pole znamená celou firmu
• týdenní okna a Datumové výjimky v Rezervace → Nastavení dostupnosti — v den bez okna nebo s výjimkou Zavřeno celý den se nic nenabídne (výjimka konkrétního pracovníka mu ale den může i otevřít); Náhled bloků pod polem Začátky termínů ukáže, kolik začátků v kterém dni vznikne z týdenních oken
• Předstih online rezervace (hodin) a Horizont dostupnosti (dní) — začátky dřív než za předstih a dál než horizont se nenabízejí
• státní svátky — ve výchozím nastavení jsou pro online rezervace zavřené (karta Státní svátky v Rezervace → Nastavení dostupnosti)
• obsazenost — kde je termín plný (Kapacita slotu (osob), u služby, kterou přiřazuje firma, Počet slotů), volný začátek nevznikne

Typ výdaje určuje, co technici zapisují u zakázky nebo události k proplacení — například ujeté kilometry nebo parkovné. Každá firma si typy nastavuje sama v sekci Typy výdajů (vidí ji majitel a provozní), podobně jako Typy událostí. Aplikace částky v korunách nepočítá ani nic neschvaluje: eviduje množství a ukazuje součty ve Výkazu práce.

Seznam typů

Typy jsou v tabulce se sloupci Název, Jednotka a Použito (kolik výdajů typ má, například 12×). Aktivní typy jsou nahoře, vypnuté jsou ztlumené se štítkem Neaktivní. Klikem na řádek nebo tlačítkem Upravit otevřete okno typu. Firma bez typů vidí Zatím nemáte žádný typ výdaje a tlačítko Vytvořit první typ.

Nový typ

Klikněte na Nový typ výdaje (na telefonu Nový typ). V okně Nový typ výdaje vyplňte Název (například Jízda, Parkovné) a Jednotka (volný text, například km, Kč, hod); obojí je povinné. Jednotka se zobrazí za číslem, například „21 km“. Uložíte tlačítkem Uložit.

Úprava, vypnutí a smazání

• Název jde změnit kdykoli. Jednotku jen u typu, který ještě nemá žádný výdaj; jinak je pole zašedlé s větou „Jednotku nejde změnit, typ má N záznamů.“, aby se nezkreslily staré záznamy.
• Vypnout typ — vypnutý typ aplikace při zápisu výdaje už nenabízí; výdaje, které už typ má, zůstanou a ve výkazu se dál ukazují. Zapnout typ ho vrátí.
• Smazat typ — jen typ, který nemá ani jeden výdaj, po potvrzení „Opravdu chcete smazat typ výdaje …?“. Typ s výdaji jde jen vypnout.

Výkaz práce nahrazuje papírový výkaz technika: za den, týden nebo měsíc ukazuje jeho práci po dnech — zakázku nebo událost se zákazníkem, typem, počtem, způsobem platby a výdaji — se součty dne a období. Otevřete ho položkou Výkaz práce v levém menu; mají ji všechny role s Agendou včetně Zaměstnance a Brigádníka, kteří vidí jen svůj výkaz. Výkaz se jen čte; částky k proplacení se nepočítají a nic se neschvaluje.

Zápis výdaje

Výdaj zapisuje technik u zakázky nebo události ve chvíli, kdy je u zákazníka, ze dvou míst. V hlavičce detailu je pole VÝDAJE s tlačítkem + Zapsat výdaj — u zakázky bez termínů a u termínu nebo samostatné události. U zakázky s termíny má pole název Výdaje · z termínů a jen sčítá; výdaje se píšou u termínů, v kartě Termíny v kalendáři pod každým termínem tlačítkem + Výdaj (dole je Výdaje celkem). Typy, které si firma nastavila, popisuje kapitola Typy výdajů.

V okně Zapsat výdaj je nahoře den a název události a pak Typ výdaje (přepínač se ukáže, jen když jsou zapnuté aspoň dva typy), Množství (číslo větší než nula, nejvýše 100 000, nejvýše tři desetinná místa, desetinná čárka i tečka; za ním jednotka typu) a Poznámka (nepovinná). Majitel a provozní navíc u události, na které pracuje víc Pracovníků (samotné Spravuje se nepočítá), vyberou Za koho; jinak okno jen napíše „Zapisuje: jméno“. Uložíte tlačítkem Uložit; dvojí klik ani opakované odeslání po výpadku signálu neuloží výdaj dvakrát.

Zapsaný výdaj opravíte klikem na něj (okno Upravit výdaj) nebo ho tlačítkem Smazat po potvrzení smažete. Zaměstnanec a Brigádník upraví jen svůj výdaj. Nepřijímá-li událost už výdaje, okno Výdaj jen ukáže hodnoty a nabídne Smazat.

Výdaj patří ke dni, kdy událost začíná. Zakázka, která trvá víc dní a nemá termíny, nese výdaj prvního dne; okno to předem napíše („Zakázka trvá 8.–10. 9. Výdaj se započítá k …“) a odkáže na založte termíny. Až zakázka dostane první termín, její výdaje se přenesou na něj a výkaz je dál ukazuje ve stejném dni. Zakázka bez data výdaj nepřijme — pole VÝDAJE napíše „Výdaje jde zapsat, až bude mít zakázka datum.“ a nabídne + Nastavit termín.

Kdo smí zapisovat: Pracovníci události (karta Pracovníci; Spravuje samo nestačí) — Zaměstnanec a Brigádník jen za sebe, majitel a provozní za kteréhokoli z nich; recepční výkazy čte, ale výdaje nezapisuje. U zakázky, na které je jen Spravuje, výdaj nikdo zapsat nemůže: pole VÝDAJE napíše „Výdaje zapisují Pracovníci — doplňte je.“ (jen tomu, kdo smí Pracovníky doplnit) a aplikace odmítne výdaj větou „Výdaj zapisuje pracovník zakázky — doplňte ho do pole Pracovníci.“ Výdaj nejde zapsat u zakázky s termíny (píše se u termínů), zrušené zakázky, dovolené, rezervace nepřevedené na zakázku ani události bez data. Pole VÝDAJE se vůbec neukáže, nemá-li firma zapnutý žádný typ výdaje a nejsou-li zapsané žádné výdaje.

Smazáním termínu se smažou i jeho výdaje. Uživatele, který má zapsané výdaje, nejde smazat — aplikace napíše „Uživatel má zapsané výdaje — skryjte ho místo smazání.“

Co výkaz ukazuje

Nahoře je lišta: výběr technika (jen majitel, provozní a recepční; nabídne i Všichni technici), přepínač Den / Týden / Měsíc a šipky na předchozí a další období. Týden začíná v pondělí a den výkazu se počítá podle času provozovny. Pod ní jsou karty součtů Zakázky, Události a jedna karta za každý typ výdaje, který má v období data (například Jízda 412 km).

Tabulka má sloupce Zákazník · zakázka, Typ, Počet, Platba a Výdaje (ten se ukáže, jen když má firma zapnutý aspoň jeden typ výdaje nebo když výdaje v období jsou). Každý den má záhlaví s datem, počtem položek a součtem výdajů dne (například Út 1. 9. · 3 položky), poslední řádek je Celkem za období. Vícedenní zakázka s termíny se opakuje pod každým dnem, ve kterém technik drží některý její termín, s poznámkou den 2 ze 3; sloupec Počet pak počítá termíny toho dne. Zákazník a platba se berou ze zakázky (i když technik drží jen její termín), takže se platba u vícedenní zakázky opakuje u každého dne. Klikem na řádek otevřete událost.

Platba má jeden štítek na každou hodnotu: způsob každé platby účtenky (například Hotovost, Kartou, QR platba), Faktura nebo Faktura · nezaplaceno, Nezaplaceno u otevřeného účtu a oranžové Bez dokladu u skončené zakázky, ke které není žádný doklad (jako v Zakázky). Dobropisy a storna se nezapočítávají.

Kdo je technik události

Technikem události je ten, kdo je na kartě Pracovníci; uživatel v poli Spravuje sám technikem není, takže zakázka, na které je jen Spravuje, není v ničím výkazu. Termín, na kterém nikdo nepracuje, přebírá Pracovníky své zakázky (jen pro výdaje a výkaz). Ve výkazu Všichni technici má událost jeden řádek za každého technika události, takže součty nepočítají nic dvakrát. Výdaj patří tomu, za koho byl zapsán (Za koho): ukáže se v jeho výkazu, i když už událost nedrží (po změně pracovníka termínu výdaj zůstane původnímu technikovi, opravit ho pak smí majitel nebo provozní).

Export a prázdný výkaz

Majitel a provozní mají v řádku souhrnu nad tabulkou tlačítko Export (počet), které stáhne tabulku do Excelu se stejnými součty jako na obrazovce; Zaměstnanec, Brigádník a recepční ho nemají. Tisk výkaz nemá. Bez práce v období ukáže stránka V tomto období není žádná práce, při chybě spojení Výkaz práce se nepodařilo načíst. a tlačítko Načíst znovu.

Denní přehled rezervací najdete v sekci Rezervace na záložce Kalendář. Sloupce patří jednotlivým pracovníkům, mimo jejich pracovní dobu je plocha tlumená s popiskem „mimo pracovní dobu · lze zapsat ručně“ (u pracovníka, který ten den nepracuje, „dnes nepracuje · lze zapsat ručně“, na státní svátek „státní svátek · lze zapsat ručně“) — klepnutím na ni rezervaci zapíšete ručně; šrafovaná plocha znamená jen obsazeno. Den zobrazuje sloupce pracovníků (má-li firma službu, kterou přiřazuje firma, je vlevo ještě jedna dráha Nepřiřazeno, viz Rezervace pro celou firmu níže); záložky Měsíc a Týden ukazují měsíční a týdenní kalendář s tím, co pracovníkům drží čas, stejnými tvary jako den: rezervace (barva podle stavu), zakázky včetně rezervací převedených na zakázku (čip s ikonou schránky v barvě typu) a šrafované čipy Obsazeno pro blokace a události. Čip otevře stejný náhled jako ve dni (zakázku rovnou její detail); zaměstnanec vidí jen své záznamy. Když se záznamy dne do buňky měsíce nevejdou, odkaz + N dalších otevře denní přehled toho dne (zaměstnanci, kteří denní přehled nevidí, dostanou seznam záznamů dne).

Zakázka, událost nebo blokace trvající několik dní se v den, kdy ji pracovník celý den vyplňuje, ukáže jako pruh „celý den“ pod jeho jménem (klikem ji otevřete) a sloupec pod ním je vyšrafovaný — pracovník je ten den obsazený. V první den ukáže „od 09:00 · pokračuje“, v poslední „pokračování · do 11:00“. Záznamy, které se ve stejný čas překrývají, stojí vedle sebe; v týdnu se vedle sebe vejdou nejvýš dva, další se sloučí do čipu + N (klepnutím otevřete denní přehled toho dne). Má-li pracovník v jednom dni dvě pracovní okna (například s polední pauzou), je tlumená i pauza mezi nimi.

Stavy rezervace

• Nepotvrzeno — čeká na potvrzení personálem (kapitola Čekají na potvrzení); je vidět rovnou tady v denním přehledu, ne až po potvrzení
• Potvrzeno — termín je závazně rezervovaný
• Dorazil — zákazník dorazil
• Dokončeno — služba proběhla
• Nedostavil se — zákazník nepřišel
• Zrušeno — rezervace zrušená

Plochy v kalendáři

• Zakázka — zakázka založená přímo v Agendě i rezervace převedená na zakázku je karta s ikonou schránky v barvě typu zakázky; klepnutím otevřete zakázku, u převedené rezervace náhled (má nadpis Zakázka · z rezervace; u služby, kde pracovníka přiřazuje firma, má úchyt k přiřazení, jinak úchyt nemá a nejde přetáhnout)
• Zdroj rezervace — malá ikona před časem na kartě (ve Dni), bloku (v Týdnu) a čipu (v Měsíci) říká, kdo rezervaci založil: glóbus = zákazník si ji vytvořil sám online, tužka = zapsala ji obsluha (telefon, na místě). Barva ikony nic neříká, barva karty je stav. Rezervace s víc účastníky (skupinová lekce) ikonu nemá — zdroj každého účastníka ukáže seznam účastníků, který v denním přehledu otevřete klepnutím na blok. V telefonním seznamu měsíce je u rezervace ikona i s textem. Na úzké kartě nebo čipu ikona zmizí dřív než čas. Vysvětlení je v legendě pod kalendářem (skupina Zdroj)
• Obsazeno — šrafovaný blok: blokace nebo událost, čas, který nejde obsadit; klepnutím otevřete náhled (nad sloupcem „celý den“ je blok místo šrafy barevná karta v barvě události)
• Mimo pracovní dobu — tlumená plocha mimo nastavenou pracovní dobu pracovníka; rezervaci tam zapíšete ručně
• Státní svátek — v den, který zavírá státní svátek, je nad mřížkou Dne pruh „28. října je státní svátek (název svátku)“ s větou, že se online nenabízí, ale obsluha rezervaci zapsat smí. U pracovníka bez pracovní doby ten den stojí v záhlaví „státní svátek“ a jeho sloupec je tlumená plocha „státní svátek · lze zapsat ručně“ — rezervaci zapíšete ručně ke jménu pracovníka. Majitel a manažer mají v pruhu tlačítko Otevřít tento svátek (otevře kartu Státní svátky v Rezervace → Nastavení dostupnosti a v okně formulář toho svátku; tlačítko není u dne, kdy nikdo nepracuje, u svátku v minulosti ani u svátku za víc než 12 měsíců). Má-li některý pracovník na svátek vlastní výjimku, pruh říká, že se online nabízí jen u něj. V Týdnu a Měsíci nese hlavička dne popisek „státní svátek“ (celý název svátku je v nápovědě při najetí)

Nová rezervace

Klikněte na volný čas u pracovníka (nebo v dráze Nepřiřazeno na místě, kde pás kapacity ukazuje volno — rezervace tam vznikne bez pracovníka) nebo na + Nová rezervace. Okno se otevře nad kalendářem a nezavře se kliknutím vedle ani klávesou Esc, takže rozepsaný telefonát neztratíte omylem; zavře se až po úspěšném uložení nebo tlačítkem Zavřít. Vyberte Službu (jen typy označené jako rezervační) a Pracovníka — nabídne se ten, v jehož sloupci jste klikli (pod polem to stojí; u tlačítka + Nová rezervace se předvyplní pracovník bez té poznámky), a ostatní, kdo službu dělají. U služby, kterou přiřazuje firma, je v nabídce i Nepřiřazeno (v dráze Nepřiřazeno je předvybrané a nabízejí se jen takové služby). Pak zkontrolujte Datum, Začátek a Konec: začátek vychází z místa, kam jste klepli, konec z délky služby, a obojí můžete přepsat. Pod polem Konec stojí, že je konec výchozí podle služby; po ručním přepsání tam uvidíte délku rezervace (dokud je konec neplatný, jen výchozí konec) a odkaz vrátit výchozí. U služby pro více osob se konec nemění, protože všichni účastníci sdílejí jeden termín.

Zákazníka zapište do polí Jméno (nepovinné — telefonát „Formánek?“ stačí zapsat jen příjmením), Příjmení*, Telefon a E-mail (telefon i e-mail jsou nepovinné; bez nich vás okno tiše upozorní, že zákazníka nekontaktujete). Políčko Poslat zákazníkovi e-mail je aktivní jen s vyplněným e-mailem — pak zákazník dostane potvrzení rezervace; bez e-mailu mu nic neodejde. Pole s textem otázky služby (ukáže se jen u služby, která otázku má, a obsluha ho nemusí vyplnit) je v části Realizace, Počet osob se ukáže jen u služby pro více osob (u služby, kterou přiřazuje firma, nikdy — rezervace je vždy pro jednu osobu). U služby s Výjezdem k zákazníkovi je v části Realizace povinná Adresa realizace — pracovník podle ní plánuje jízdu. V části Poznámky je Poznámka (uvidí ji obsluha v detailu rezervace a přiřazený pracovník v Rozpisu dne) a Interní poznámka (zákazník ji nevidí, zůstane i v zakázce a přiřazený pracovník ji uvidí v Rozpisu dne). Rezervaci uložíte tlačítkem Vytvořit rezervaci; když ji server odmítne, okno zůstane otevřené s vyplněnými hodnotami. Po zápisu se ukáže zpráva, na který den a čas je rezervace zapsaná; zapsali-li jste ji na jiný den, než kalendář ukazoval, kalendář na ten den přeskočí.

Konec rezervace můžete zadat ručně — třeba zákazník se třemi předměty potřebuje čtyři hodiny, 13:00–17:00. Pod polem Konec se ověří, jestli má pracovník v tom čase volno: Ověřuji volno…, pak ukáže, že je volno (a v jakém rozsahu času se online nikdo neobjedná, např. „Online se v čase 13:00–17:00 nikdo neobjedná.“), nebo vyjmenuje, s čím se čas kryje. Při kolizi se tlačítko Vytvořit rezervaci vypne — zvolte jiný čas nebo jiného pracovníka. Když ověření selže, zápis zůstane možný a server ho zkontroluje při uložení. U rezervace bez pracovníka (Nepřiřazeno) se volno neověřuje — kapacitu ukazuje pás v dráze. Konec po skončení pracovní doby jen upozorní, že se tam online nikdo neobjedná; zapsat ho jde. Nedokončené datum nebo čas se zachová v poli a pod ním je „Dokončete datum.“ nebo „Dokončete čas.“; dokud ho nedokončíte, uložit nejde.

Tlačítko Vytvořit rezervaci je neaktivní, dokud něco z tohoto chybí: není vybraná Služba nebo Pracovník (u služby, kterou přiřazuje firma, smí zůstat Nepřiřazeno), není vyplněné Příjmení, datum nebo čas jsou nedopsané, Konec není po Začátku („Konec musí být po začátku.“), u služby s Výjezdem k zákazníkovi chybí Adresa realizace, nebo se čas kryje s jinou prací pracovníka (pod polem Konec stojí s čím — rezervace, zakázka, událost nebo blokace — a že máte zvolit jiný čas nebo jiného pracovníka). Jméno, telefon, e-mail, otázka služby a poznámky povinné nejsou; probíhající ani nezdařené ověření volna tlačítko nevypíná.

V nadpisu okna je čas a pracovník (na telefonu pod nadpisem jako podtitulek). Tlačítko + Nová rezervace otevře okno na začátku nejdřívější otevírací doby dne (například 09:00), i když je ten čas už obsazený.

Klepnutí na tlumenou plochu mimo pracovní dobu otevře stejné okno s nadpisem Nová rezervace mimo pracovní dobu a poznámkou, že se sem online nikdo neobjedná — rezervaci zapisujete ručně; stejně tak ve sloupci „státní svátek · lze zapsat ručně“. Totéž platí pro tlačítko + Nová rezervace, když ten den nikdo nemá pracovní dobu. Dokud nezměníte pracovníka, datum, začátek ani konec, zůstává nadpis i poznámka podle místa, kam jste klepli. Po změně se nadpis přepíše podle nového začátku a pracovníka a „mimo pracovní dobu“ se v něm ukáže jen tehdy, když začátek leží mimo pracovní dobu pracovníka; konec, který pracovní dobu jen přesahuje, nadpis nemění — to řekne text pod polem Konec.

Stálý zákazník se najde už při psaní. Napište aspoň dva znaky do pole Jméno, Příjmení, Telefon nebo E-mail (na velikosti písmen a diakritice nezáleží, telefon jde i bez mezer) a pod poli se ukáže až osm shod: jméno (u karty bez jména a příjmení název firmy), telefon, obec, předměty a datum poslední návštěvy; na konci seznamu je řádek Nový zákazník „…“ (jen zavře seznam; bez výběru karty se pak zapíše nový zákazník), takže se seznam otevře i bez shody, a nápověda ke shodě se ukáže až po zavření seznamu. Klikněte na řádek, nebo ho vyberte šipkami a potvrďte Enterem — Enter bez vybraného řádku nedělá nic a rezervaci neodešle, Esc zavře jen seznam. Formulář se vyplní z karty a proužek Zákazník z karty: … ukáže počet rezervací a poslední návštěvu; odkaz Otevřít kartu (vidí ho majitel a provozní) otevře kartu v nové kartě prohlížeče, takže rozepsaný zápis zůstane. U služby s výjezdem se předvyplní adresa z poslední rezervace a u služby se stejnou otázkou i odpověď (štítek „z rezervace 14. 10. 2025“); obojí můžete přepsat, a změníte-li službu, předvyplní se znovu. Tlačítko Změnit zruší výběr a smaže z formuláře údaje, které jste v kartě nepřepsali; přepsané hodnoty zůstanou.

Napíšete-li u vybrané karty jiné jméno, příjmení, telefon nebo e-mail, zapíše se to při uložení i do karty — stejně jako při úpravě rezervace; před uložením to ukáže rámeček Uloží se i do karty zákazníka … s tím, co se změní, a kolik dalších rezervací karta má. Zapíše se jen to, co jste změnili; kartu, kterou mezitím změnil kolega, rezervace nepřepíše — ukáže se „Karta zákazníka se mezitím změnila — vyberte ji znovu.“ Vymazané pole kartu nevymaže.

Bez výběru z nabídky vznikne nový zákazník (pokud se neshoduje e-mail i jméno a příjmení — pak se rezervace připojí ke stávající kartě a napsaný telefon se do ní nezapíše; chcete-li ho uložit, použijte kartu a telefon přepište). Napíšete-li celý telefon nebo e-mail, který už nějaký zákazník má, a kartu nevyberete, ukáže se pod poli nápověda s až třemi kartami a tlačítkem Použít kartu. Telefon se bez výběru nepáruje: vznikne nový zákazník se stejným telefonem (majitel nebo provozní je pak může sloučit v Zákaznících). Když kartu mezitím někdo smazal nebo sloučil, ukáže se „Zákazník mezitím zanikl (sloučení). Vyberte ho znovu.“, okno zůstane otevřené se vším napsaným (jen výběr karty se zruší) a po opětovném uložení vznikne zákazník ručně.

Přesun rezervace

V náhledu rezervace tlačítko pro změnu času není. Rezervaci přesunete tažením za úzký pruh (úchyt) na jejím levém okraji na jiný čas nebo k jinému pracovníkovi; úchyt nemají rezervace ve stavu Dokončeno, Nedostavil se a Zrušeno ani rezervace převedená na zakázku (její termín změníte v zakázce). Řádky denního pohledu jsou po 30 minutách a karta se při tažení přichytí na řádek; přesunutá rezervace tak získá čas řádku, na který ji pustíte (např. 09:30); přesný čas mimo mřížku (např. 09:15) zadáte v Upravit. Aplikace se zeptá Přesunout rezervaci? a ukáže původní a nový čas. Políčko Odeslat zákazníkovi e-mail o změně je ve výchozím stavu zaškrtnuté (i u rezervace v dráze Nepřiřazeno, kde se tažením mění jen čas; měníte-li jen pracovníka ve firmě, kde si zákazník pracovníka nevybírá, políčko se neukáže a e-mail se neposílá, leda že firma zapnula Uvádět v e-mailech jména pracovníků); po potvrzení se ukáže hláška, že rezervace byla přesunuta. Přiřazení pracovníka u služby, kterou přiřazuje firma, tímto dialogem neprochází, Agenda změnu pracovníka takové rezervace odmítne (přiřaďte ho v sekci Rezervace) a e-mail o změně obsluhy neodchází (jen s firemním nastavením Uvádět v e-mailech jména pracovníků dostane zákazník e-mail Kdo k vám přijede po přiřazení, viz Dráha Nepřiřazeno a přiřazení pracovníka níže). Rezervace, u které jste vlastní konec zadali při zápisu nebo v úpravě, si při tažení drží délku (konec se posune spolu se začátkem) a musí se s ní vejít do pracovní doby včetně času na úklid (odstup po skončení); zákazník ji odkazem z e-mailu přesunout nemůže — stránka správy mu řekne, že termín změní po telefonické domluvě s podnikem, a ukáže kontakt na podnik (telefon, e-mail); odkaz v e-mailech k takové rezervaci nabízí jen zobrazení a — je-li zrušení povoleno — zrušení.

Blokace času

Tlačítkem Blokace (na telefonu v nabídce ⋯) vyhradíte čas bez rezervace — třeba na údržbu. Dovolenou pracovníka tudy nezapisujte: zapište ji v sekci Kalendář jako událost s typem Dovolená, aplikace pak ohlídá rezervace, které do ní padnou (viz Dovolená pracovníka níže). Vyplňte pole Název, Od/Do a Pracovník a potvrďte Vytvořit blokaci.

Blokace drží čas pracovníka stejně jako jeho zakázka nebo událost: v čase od–do se mu online nikdo neobjedná a při ručním zápisu rezervace se čas s blokací kryje — pod polem Konec stojí „blokace 13:00–15:00“ a tlačítko Vytvořit rezervaci se vypne. Blokace nekontroluje, jestli už pracovník v tom čase nemá rezervace — ty zůstanou beze změny a musíte je přesunout nebo zrušit sami. Od a Do mají datum i čas, takže blokace může trvat i několik dní (v dnech, které vyplňuje celé, ji ukáže pruh „celý den“). Tlačítko Vytvořit blokaci je aktivní, až když vyplníte Název, Od a Do; Pracovník je předvybraný první v seznamu. Tlačítko Blokace nevidí zaměstnanec.

Klepnutím na šrafovaný blok otevřete náhled Obsazeno · blokace nebo Obsazeno · událost (podle toho, zda jde o samostatnou blokaci, nebo o událost z Agendy). Událost navázaná na zakázku nabídne Otevřít zakázku a Otevřít událost. Samostatnou blokaci (bez zákazníků, dokladů a příloh) smí provozní a majitel Upravit (otevře její detail) nebo Smazat blokaci (po potvrzení); recepční u ní vidí jen Otevřít událost.

Vyřízení rezervace

Kliknutím na rezervaci otevřete náhled se službou, časem, pracovníkem a telefonem. Měla-li služba při rezervaci otázku, náhled ukáže odpověď zákazníka; pokud zákazník napsal poznámku, ukáže i ji, a má-li rezervace interní poznámky, ukáže poslední z nich, tedy nejnovější (všechny jsou v plném detailu od nejstarší). Plný detail navíc ukazuje, kdy a kým byla rezervace zapsána (jméno uvidíte u rezervací zapsaných obsluhou, ne u online), e-mail zákazníka (s odznakem, když se odeslání e-mailu nepovedlo), řádek Samoobsluha (co a do kdy může zákazník s rezervací udělat sám odkazem z e-mailu; u rezervace, se kterou už nic udělat nemůže, třeba zrušené nebo dokončené, řádek není), nevyplněnou odpověď jako „nevyplněno“ a celou sekci Interní poznámka — tu zákazník nevidí, přidáte ji odkazem + Přidat poznámku (je-li už nějaká, + Přidat další poznámku) přímo v detailu a po převodu na zakázku zůstane u zakázky. Nabídka akcí se řídí stavem:

• Nepotvrzeno — Potvrdit (pošle zákazníkovi potvrzovací e-mail s přílohou .ics; má-li firma v Rezervace → Nastavení → dostupnosti zapnuté Potvrzení zakládá zakázku, u služby pro 1 osobu tím rovnou vznikne navázaná zakázka), Plný detail a Odmítnout (nevratné, uvolní termín a pošle zákazníkovi e-mail o odmítnutí)
• Potvrzeno — Dorazil, Vyúčtovat (přesměruje do pokladny a založí účet k zaplacení), Plný detail, Zrušit a Nedostavil (dostupné až po začátku termínu)
• Dorazil — Vyúčtovat (zaplacením účtu rezervaci rovnou dokončí), Uzavřít bez účtu (druhá cesta na stav Dokončeno, bez založení účtu), Plný detail a Nedostavil
• Dokončeno, Nedostavil se a Zrušeno — jen Plný detail (rezervaci v těchto stavech už upravit nejde)

V plném detailu je u rezervace ve stavu Nepotvrzeno, Potvrzeno nebo Dorazil navíc tlačítko Upravit — opraví údaje rezervace a zákazníka, viz Úprava rezervace níž.

Rezervace převedená na zakázku (karta s ikonou schránky) nenabízí Dorazil, Vyúčtovat ani přetažení — příchod a vyúčtování řešíte v zakázce. Náhled vždy nabízí Otevřít zakázku a Plný detail (všechny údaje o rezervaci a interní poznámky) a k tomu jen to, co zakázka neumí: u Nepotvrzeno Potvrdit a Odmítnout, u Potvrzeno Nedostavil a Zrušit, u Dorazil Nedostavil. Nepotvrzená převedená zůstává i ve frontě Čekají na potvrzení a v jejím počtu v menu. Plný detail převedené rezervace nabízí i Upravit — mění jen údaje (zákazníka, adresu, předmět a poznámku), termín zakázky měníte v zakázce.

Nedostavil je nevratné a zákazníkovi zapíše nedoplatek za nedostavení, který mu aplikace připomene při příští návštěvě.

Úprava rezervace

V plném detailu rezervace ve stavu Nepotvrzeno, Potvrzeno nebo Dorazil klikněte na Upravit. Otevře se okno Upravit rezervaci (pod nadpisem je den a pracovník) se stejnými poli jako při zápisu, předvyplněnými podle rezervace. Jako okno zápisu se nezavře kliknutím vedle ani klávesou Esc a po odmítnutí serverem zůstane otevřené s vyplněnými hodnotami (třeba když rezervaci mezitím změnil někdo jiný — pak okno zavřete a otevřete znovu); Zrušit úpravy nebo ✕ vrátí detail, Uložit změny uloží jen to, co jste změnili (tlačítko je neaktivní, dokud nic neměníte).

Služba je jen ke čtení — službu změníte zrušením rezervace a novým zápisem. Datum, Začátek, Konec a Pracovníka jde změnit jen u rezervace s pracovníkem, u služby pro jednoho zákazníka a nepřevedené na zakázku; jinak jsou jen ke čtení a pod nimi stojí proč (termín skupinové lekce měníte přetažením celé lekce v kalendáři, termín zakázky v zakázce; nepřiřazenou rezervaci služby, kterou přiřazuje firma, přesunete v dráze Nepřiřazeno, u jiné rezervace bez pracovníka stojí, že termín nejde upravit). U služby, kterou přiřazuje firma, je pole Pracovník jen ke čtení: pracovníky změníte v náhledu rezervace zaškrtáváním a tlačítkem Uložit pracovníky, čas v úpravě změnit jde. Jede-li na rezervaci víc pracovníků (u kterékoli služby), server změnu hlavního pracovníka v úpravě odmítne větou „Víc pracovníků — upravte je v náhledu rezervace“ — a totéž platí pro přetažení do sloupce jiného pracovníka. Konec se kontroluje stejně jako při zápisu, vlastní rezervace se přitom nepočítá jako kolize. Má-li rezervace ručně zadaný konec a posunete Začátek, konec se posune o stejný čas a délka zůstane; potom ho můžete ještě upravit (přesáhl by konec půlnoc, zůstane, jak byl, a kontrola řekne, co s ním). Čas a konec rezervace, u které jste vlastní konec zadali při zápisu nebo v úpravě, změníte právě tady — tažením se posouvá jen začátek a délka zůstává. Interní poznámky tu pole nemají; spravujete je v detailu odkazem + Přidat poznámku (má-li rezervace už poznámku, + Přidat další poznámku).

Jméno, Příjmení, Telefon a E-mail jsou údaje karty zákazníka, ne jen rezervace. Nad nimi stojí Karta zákazníka s počtem dalších rezervací karty a odkazem Otevřít kartu (vidí ho majitel a provozní; otevře se v nové záložce). Změněné pole ukáže pod sebou Bylo: … a před uložením vás infobox upozorní, co se z jména, příjmení, telefonu nebo e-mailu uloží i do karty (každá změna s původní a novou hodnotou) a že se změna projeví i u dalších rezervací karty. Políčko Odeslat zákazníkovi e-mail o změně je aktivní jen při změně termínu nebo pracovníka a s vyplněným e-mailem a při takové změně se zaškrtne samo; změna jen údajů e-mail neposílá a při změně samotného pracovníka ve firmě, kde si zákazník pracovníka nevybírá, se políčko neukáže (leda že firma zapnula Uvádět v e-mailech jména pracovníků — pak e-mail o změně obsluhy odejde a vyjmenuje všechny přiřazené).

Po uložení se vrátí detail. Změníte-li den, detail se zavře, kalendář skočí na nový den a hláška řekne, kam byla rezervace přesunuta (například „Rezervace přesunuta na úterý 13. 10. 13:00–17:00.“).

Detail ukazuje Změněno — kdy, kým a které pole se naposledy změnilo (řádek se neukáže, dokud rezervaci po zápisu nikdo neupravil) — a přepínač Co se změnilo (N) se seznamem všech změn od nejnovější: u každé kdy a kdo a u změněných polí původní (přeškrtnutá) a nová hodnota. Nejstarší položka je vznik rezervace („Jana · zapsáno obsluhou“ nebo „zákazník · rezervace online“). Seznam se bere z uložených změn, včetně těch, které se udělaly v kartě zákazníka.

Údaje se liší od karty zákazníka

Online rezervace se připojí ke stávající kartě zákazníka, když se shoduje příjmení a zároveň e-mail nebo telefon; karta se přitom nezmění. Liší-li se to, co zákazník online zadal (jméno, telefon, e-mail nebo adresa realizace), od údajů v kartě, ukáže náhled rezervace řádek Údaje se liší od karty zákazníka · Zkontrolovat. Odkaz Zkontrolovat otevře plný detail rezervace. U skupinové lekce (víc účastníků) se řádek ukáže jen v plném detailu účastníka, ne v seznamu účastníků. V kalendáři ani ve frontě Co je potřeba udělat se nic neukazuje a rezervace bez rozdílu žádné upozornění nemá.

V detailu je tabulka Údaj · V kartě zákazníka · Zadal online jen s údaji, které se od aktuální karty pořád liší (srovná-li se karta s online údajem, řádek zmizí). Zaškrtněte, co se má do karty převzít, a klikněte na Převzít vybrané — do karty se zapíše přesně to, co zákazník zadal online, nic jiného. Tlačítko Ponechat údaje v kartě nezapíše nic. Převzatá adresa se uloží jako nová adresa v Adresáři (jedním řádkem, obec se nevyplní). Obě tlačítka upozornění uzavřou a detail ukáže Vyřízeno · kdo, kdy · Převzato: … · Ponecháno: …; upozornění uzavřené sloučením dvou zákazníků říká Uzavřeno sloučením zákazníků. Vyřídit ho smí každá role, která mění stav rezervace; role bez tohoto práva ho nevidí.

Ponecháte-li telefon, e-mail nebo adresu, tytéž hodnoty (i zapsané jinak, např. +420 777 123 456 a 777123456) při další rezervaci téže karty upozornění znovu nevyvolají. Jiné křestní jméno se ukáže vždy — může jít o jiného člověka. Potvrzení rezervace a odkaz na její správu dostane ten, kdo se objednal, na e-mail, který zadal, ne majitel karty.

Stránka potvrzení odkazem z e-mailu pro obsluhu rozdíl od karty neukazuje — ukazuje jen jméno a telefon k rezervaci (to, co zákazník zadal; telefon z karty, pokud žádný nezadal). Chcete-li rozdíl vidět a vyřídit, otevřete rezervaci v kalendáři (v náhledu nebo v detailu).

U takové rezervace ukazují náhled, detail i fronta Čekají na potvrzení jméno a telefon, které zákazník zadal online, detail navíc jeho e-mail (na ně jdou i e-maily); liší-li se od karty, stojí u nich tlumené karta: … s údajem z karty. Stejné jméno uvidíte v týdnu, v měsíci, v Rozpisu dne pracovníka, ve zprávě o obsazeném termínu, v seznamu rezervací při skrytí pracovníka a v denním souhrnu, Rozpis dne a souhrn i se zadaným telefonem; tlumené karta: … tam není. Tlačítko Upravit dál upravuje kartu.

Co je potřeba udělat

Panel Co je potřeba udělat vpravo řadí rezervace dne podle stavu do tří sekcí: Čekají na potvrzení (Nepotvrzeno), Dnes ještě nedorazili (Potvrzeno) a Nevyúčtované (dorazili) (Dorazil); rezervace převedené na zakázku jsou jen v první z nich, dokud čekají na potvrzení. Panel se řídí dnem zvoleným v kalendáři, nejen dneškem. Řádek ukazuje i odpověď zákazníka na otázku u služby, pokud ji vyplnil. Klikem na řádek otevřete stejné akce jako v náhledu.

Rezervace pro celou firmu

U služby, u které zákazník pracovníka nevybírá a přiřadí ho až obsluha, nastavíte v sekci Typy událostí v okně Nový typ události / Upravit pole Kdo přiřazuje pracovníka. Jsou tu dvě karty: Zákazník vybere pracovníka, nebo ho přidělí systém (dosavadní chování, kapacita se počítá po pracovnících) a Pracovníka přiřazuje firma. Při druhé volbě pole Kapacita slotu (osob) zmizí, rezervace je vždy pro jednu osobu (kapacita slotu se nastaví na 1) a okno ukáže tabulku s ukazateli Pracovník, Aktivní, Rezervovatelný, Pro službu a Kapacita (počítá se / nepočítá se; na úzkém displeji zůstane Pracovník a Kapacita s důvodem) a pole Pracovníci služby a pod ním Počet slotů (kolik rezervací tohoto typu může běžet současně: Všichni (N) nebo 1 až N, kde N je počet pracovníků, kteří se počítají; výchozí „Všichni“ dělá totéž co dřív). Kapacita bloku je menší z počtu slotů a počtu volných pracovníků a ukáže ji modré shrnutí v kartě. Jedna rezervace nebo zakázka zabere jeden slot, i když na ní jedou dva nebo tři pracovníci. Klesne-li počet pracovníků pod uložený počet slotů (např. 3 sloty, ale jet můžou jen 2 pracovníci), nastavení zůstane, platí menší číslo a karta ukáže žluté upozornění Nastavené 3 sloty, ale jet můžou jen 2 pracovníci. V detailu typu je řádek Pracovníka přiřazuje (firma / zákazník nebo systém), řádek Počet slotů („Všichni“, „1 ze 3 pracovníků“ nebo číslo s žlutým štítkem „platí 2 — jet můžou jen 2 pracovníci“) a místo kapacity stojí „přiřazuje firma“.

Zákazník si takovou službu rezervuje online bez kroku Pracovník a rezervace přijde na firmu — nemá pracovníka, dokud ho nepřiřadí majitel, provozní nebo recepční (zaměstnanec přiřazovat nesmí). Pracovník nepřiřazenou rezervaci nevidí; objeví se mu až po přiřazení.

Dráha Nepřiřazeno a přiřazení pracovníka

V denním přehledu Rezervace je u takové služby (má-li ji firma, je to jedna dráha na den, ne na službu) první sloupec Nepřiřazeno s počtem rezervací, které čekají na pracovníka, a popiskem typu „3 čekají na pracovníka · 4 bloky“ (na státní svátek začíná popisek slovy „státní svátek“: „státní svátek · 1 čeká na pracovníka“, případně i s počtem bloků, má-li některý pracovník ten den vlastní výjimku; bez čekajících jen „státní svátek“). Karta se přiřazuje dvěma způsoby:

• přetažením karty na sloupec pracovníka — čas zůstane, kolize se ukáže u kurzoru a po puštění karty se rezervace nepřiřadí, jen se ukáže upozornění Rezervaci nelze přiřadit. s důvodem
• v náhledu karty zaškrtnutím jednoho nebo víc pracovníků v seznamu Pracovníci a tlačítkem Přiřadit: se jmény vybraných (např. „Přiřadit: Jana Nováková, Petr Dvořák“) — nikdo není předvybraný, první zaškrtnutý je hlavní pracovník rezervace. Volný pracovník jde zaškrtnout, nedostupný šedne s důvodem (např. „zakázka — nelze přiřadit“). Rezervace zabere jeden slot, i když na ni jedou dva nebo tři pracovníci. Uložit jde, jen když jsou volní všichni nově vybraní; jinak se nic neuloží a pod seznamem se ukáže Rezervaci nelze přiřadit. se jmény těch, kdo volní nejsou, a s tím, co je drží

Rezervace, která se potvrzením převedla na zakázku (u firem, kde potvrzení zakázku zakládá), má úchyt k přiřazení jako ostatní, ale její čas se v dráze netáhne: svislý přesun odmítne už kurzor větou „Převedenou rezervaci přesuňte v detailu zakázky“.

U přiřazené rezervace seznam v náhledu ukazuje, kdo na ní jede („volný · přiřazen“). Zaškrtnutím přidáte dalšího pracovníka, odškrtnutím a tlačítkem Uložit pracovníky pracovníka z rezervace odeberete (odeberete-li hlavního, převezme to další podle jména). Poslední pracovník se odškrtnutím odebrat nedá, k tomu je tlačítko Vrátit do Nepřiřazeno: odebere všechny pracovníky najednou. U služby, kterou si zákazník vybírá sám, mají náhled i přiřazené rezervace: pracovník, kterého zákazník vybral, je zaškrtnutý a zamčený („vybral ho zákazník“), přidat nebo odebrat jde jen další pracovníky a Vrátit do Nepřiřazeno tam není. Rezervaci, na které jede víc pracovníků, nejde přetáhnout do sloupce jiného pracovníka — kurzor i upozornění řeknou „Víc pracovníků — upravte je v náhledu rezervace“; svislé tažení ve sloupci mění jen čas. Tažením karty v dráze nahoru nebo dolů měníte jen čas (dialog Přesunout rezervaci?). Rezervaci bez pracovníka založíte klepnutím na místo v dráze, kde pás kapacity ukazuje volno: začíná-li služba přesně v čase řádku (např. řádek 10:30 a nabízený začátek 10:30), založí se rezervace v čase řádku, jinak na začátku volného bloku, který řádek pokrývá. Je-li blok plný, buňka (při najetí) říká „Plno — zapište rezervaci rovnou pracovníkovi“, mezi bloky téže souvislé pracovní doby „Mezi bloky — zapište rezervaci rovnou pracovníkovi“, zbytek před polední pauzou a čas za posledním blokem „Na další blok už nezbývá čas — zapište rezervaci rovnou pracovníkovi“ (mimo pracovní dobu všech pracovníků „Mimo pracovní dobu — zapište rezervaci rovnou pracovníkovi“) a rezervaci zapíšete přímo ve sloupci pracovníka (obsluha smí blok přeplnit). Dráha nekreslí pásma „mimo pracovní dobu“ — ta patří sloupcům pracovníků. Zákazníkovi se o přiřazení ani vrácení žádný e-mail neposílá — leda že firma zapnula Uvádět v e-mailech jména pracovníků (Rezervace → Nastavení dostupnosti, Politika potvrzování a storna): pak zákazník po prvním přiřazení a po každé změně party budoucí rezervace dostane e-mail Kdo k vám přijede se jmény všech přiřazených (ne při vrácení do Nepřiřazeno) a stránka rezervace z e-mailu jména ukazuje také. U služby, kterou si zákazník vybírá sám, přijde se zapnutou volbou e-mail Změna obsluhy se jmény všech pracovníků i tehdy, když přidáte nebo odeberete dalšího pracovníka. Přesune-li zákazník rezervaci přes odkaz v e-mailu, pracovník jí zůstane, je-li v novém čase volný; jinak se rezervace vrátí do Nepřiřazeno.

V záhlaví dne je tlačítko Nepřiřazeno s počtem všech nepřiřazených rezervací firmy od dneška; klepnutím přejdete na nejbližší den, který nějakou má. Při nule tlačítko zmizí. Je to jen údaj — žádný e-mail, žádné číslo v menu. V záložkách Týden a Měsíc mají nepřiřazené rezervace přerušovaný kroužek místo iniciál pracovníka, buňka měsíce ukáže jejich počet a — má-li firma aktivní službu, kterou přiřazuje firma — v nabídce lidí nahoře je volba Nepřiřazeno, která je přidá k vybraným lidem (bez vybraných lidí nechá jen je); recepce vidí všechny. Klepnutí na rezervaci takové služby, nepřiřazenou i přiřazenou, otevře týž náhled jako ve dni (seznam pracovníků s tlačítkem Uložit pracovníky a Vrátit do Nepřiřazeno); změnu pracovníka z detailu v Agendě server odmítne.

Zakázku, na které pracuje víc lidí, najdete ve Dni v každém z jejich sloupců; klepnutí v kterémkoli sloupci otevře tutéž zakázku. V záhlaví karty je odznak s ikonou lidí a počtem ostatních, například +2, jména jsou v bublině po najetí myší („Pracují také: …“). V záložkách Týden a Měsíc (a v seznamu měsíce na telefonu) je tatáž zakázka jen jednou a pracující ukazují avatary s iniciálami, u víc než tří „+N“. Vyberete-li nahoře jednoho pracovníka, uvidíte jen to, co mu blokuje čas — tedy zakázky, na kterých je mezi Pracovníky; zakázka, kterou jen Spravuje, se v Rezervacích u něj neukáže (v Kalendáři agendy ano). Stejně se kreslí rezervace, na které jede víc pracovníků: v každém sloupci je její karta s časem, jménem zákazníka, stavem a odznakem +N (kopie ve sloupci dalšího pracovníka se přetáhnout nedá a klepnutí na ni otevře týž náhled).

Kapacita bloku

Vpravo v dráze je pás kapacity — buňka za každý časový blok služby. Text počítá rezervace (sloty), ne lidi: volno 1 ze 3 = do bloku se vejde ještě jedna rezervace ze tří slotů, plno 2 ze 3 = obsazené jsou dva sloty, červené přeplněno 3 ze 2 = rezervací a zakázek je víc než slotů. Je-li blok plný, ale zbývá slot, který nemá kdo obsloužit, text to řekne: plno 1 ze 3 · nikdo volný (např. na jedné zakázce jedou všichni tři pracovníci, takže na další nikdo nezbyl). Blok, ve kterém nemůže pracovat nikdo, hlásí jen plno. Klepnutím na buňku otevřete náhled Kapacita bloku: kdo z pracovníků se počítá a u ostatních proč ne, a rezervace v bloku. U přeplněného bloku náhled radí „Přetáhněte kartu v dráze na jiný čas“; u rezervace převedené na zakázku místo toho odkáže na detail zakázky, kde se termín mění.

Počet slotů bloku je menší z čísel Počet slotů u služby (viz Typy událostí, výchozí „Všichni“ = počet pracovníků) a počtu pracovníků, kteří mohou v bloku jet. Kolik rezervací se do bloku ještě vejde = menší z (sloty − obsazené sloty, volní pracovníci − firemní místa); jedna rezervace nebo zakázka zabere jeden slot, i když na ní jedou dva nebo tři pracovníci.

Do počtu pracovníků se počítá ten, kdo ten den pracuje, má v bloku pracovní dobu, je rezervovatelný, službu provádí a nemá v bloku jinou práci (zakázku, jinou rezervaci, událost, blokaci ani dovolenou). Ostatní náhled ukáže s důvodem, např. „jiná rezervace — nepočítá se“ nebo „mimo pracovní dobu“. Nepotvrzená rezervace kapacitu drží stejně jako potvrzená a rezervace přes víc bloků drží každý z nich.

Zakázka zabírá firemní místo

Zakázka nebo událost z Agendy, jejíž Typ je služba, kterou přiřazuje firma, zabírá v online rezervacích jedno místo firmy v čase Čas od:–Čas do:, když ji nedrží žádný Pracovník, který se do kapacity počítá: nemá Pracovníky (pole Spravuje čas neblokuje), nebo má jen takové mimo kapacitu (třeba majitele, který není rezervovatelný). Zakázka Pracovníka, který se počítá, místo nebere navíc — ten pracovník je v tu dobu obsazený, stejně jako dřív. Zrušená zakázka nic neblokuje (ani pracovníka, ani místo), dokončená dál drží. Zakázka bez Čas od: a Čas do: nebere nic; u takového typu je formulář nenechá prázdné.

V denním přehledu je taková zakázka v dráze Nepřiřazeno jako obvyklá karta zakázky — bez úchytu, klepnutím se otevře v Agendě. Do počtu u Nepřiřazeno ani do počítadla v záhlaví se nepočítá (nečeká na přiřazení pracovníka), do pásu kapacity ano: zabrané místo je v textu bloku mezi obsazenými. Jmenovatel („ze 2“) je počet slotů bloku — bez nastaveného Počtu slotů jsou to pracovníci s pracovní dobou v bloku, kteří nemají dovolenou, i ti, které právě drží jiná práce; jediný pracovník, kterého drží přiřazená rezervace, ukáže plno 1 z 1.

V detailu služby (Typy událostí, řádek Pracovníka přiřazuje) i v okně úprav služby stojí věta „Firemní místo zabírají i zakázky tohoto typu.“

Dovolená pracovníka

Dovolenou zapíšete v Kalendář tlačítkem Založit jako událost s typem Dovolená (systémový typ) přes několik dní pro pracovníka; v rychlém okně tenhle typ není. Dovolená ukáže v pruhu „celý den“ štítek Dovolená a pracovník se ve dnech dovolené do kapacity nepočítá.

Při uložení dialog Kolidující rezervace vypíše rezervace, které pracovník v té době má. Rezervace služeb, které přiřazuje firma, můžete vrátit najednou tlačítkem Uložit a vrátit všechny N do Nepřiřazeno (N je jejich počet; u jediné rezervace tlačítko zní Uložit a vrátit rezervaci do Nepřiřazeno), nebo je nechat tlačítkem Uložit a nechat u pracovníka. Po vrácení se ukáže hláška, kolik rezervací se vrátilo do Nepřiřazeno (a kolik už u pracovníka nebylo). Rezervace běžných služeb zůstávají u pracovníka a musíte je přesunout ručně v sekci Rezervace, ve dni. Stejně tak zůstanou zakázky a události z Agendy, na kterých je pracovník v poli Pracovníci a které s dovolenou kolidují: dialog je vypíše v části Zůstanou u pracovníka s názvem, zákazníkem a časem a vrátit se nedají, přesuňte je ručně (zakázku v Zakázky). Zákazníkům se nic neposílá — jen u firmy se zapnutým nastavením Uvádět v e-mailech jména pracovníků dostane zákazník rezervace, která po odebrání pracovníka zůstává kolegům, e-mail se jmény nové obsluhy (dialog to pod seznamy řekne větou „Zákazníkům rezervací, ze kterých se pracovník odebere, přijde e-mail se jmény.“). Typ Dovolená nejde smazat, deaktivovat ani změnit na rezervační službu; v jeho detailu ani v okně úprav proto tato tlačítka nejsou.

Jede-li na rezervaci služby, kterou přiřazuje firma, víc pracovníků, dialog ji nevypíše v části Vrátí se do Nepřiřazeno, ale v části Zůstanou přiřazené kolegům — pracovník se z nich odebere se jmény kolegů („u kolegů: …“): rezervace zůstane u nich, do Nepřiřazeno se nevrací a pracovník na dovolené se z ní odebere. Je-li taková rezervace mezi nimi, tlačítko zní Uložit a odebrat pracovníka ze všech N rezervací (u jediné Uložit a odebrat pracovníka z rezervace) a hláška po uložení řekne, kolik rezervací se vrátilo do Nepřiřazeno a kolik zůstalo kolegům.

Dialog se otevře i tehdy, když pracovník v té době žádnou rezervaci nemá, ale jeho dovolená by přeplnila blok služby, kterou přiřazuje firma: text Po uložení budou tyto bloky přeplněné vypíše časy a počty rezervací a pracovníků, jen bloky, které před dovolenou přeplněné nebyly. Uložit pak jde tlačítkem Uložit i tak. Nepodaří-li se rezervace ověřit, dovolená se neuloží, ukáže se chyba a formulář zůstane k úpravě.

V sekci Čekají na potvrzení je plochý seznam všech rezervací ve stavu Nepotvrzeno od dneška dál (typicky z veřejné rezervační stránky, když máte v Rezervace → Nastavení dostupnosti vypnuté Automatické potvrzení rezervací). Nejde o jinou frontu než denní přehled v Rezervace — stejné rezervace jsou vidět i tam se štítkem Nepotvrzeno; tahle stránka je jen pohodlnější, když nechcete procházet den po dni.

Tabulka ukazuje TERMÍN, ZÁKAZNÍK (s telefonem), SLUŽBU, PRACOVNÍKA a OBJEDNÁNO (kdy rezervaci zákazník vytvořil); u rezervace bez pracovníka (služba, kterou přiřazuje firma) je ve sloupci pracovníka Nepřiřazeno, jede-li na rezervaci víc pracovníků, jsou tam všichni, hlavní první. V řádku klikněte Potvrdit (odešle zákazníkovi potvrzovací e-mail s přílohou .ics) nebo Odmítnout (nevratné — termín se uvolní a zákazníkovi přijde e-mail o odmítnutí). Důvod odmítnutí tady zadat nejde (nepovinný důvod, který zákazník dostane v e-mailu o odmítnutí, napíšete jen při odmítnutí přes odkaz „Potvrdit nebo odmítnout“ v e-mailu o nové rezervaci): zákazník na odkazu ze svého e-mailu uvidí jen stav Zrušeno, ne kdo rezervaci zrušil. Rezervace, které nepotvrdíte ani neodmítnete, zůstávají v seznamu do dne svého termínu; potom ze seznamu zmizí, ale samy se nezruší — zůstanou ve stavu Nepotvrzeno (uvidíte je v denním přehledu toho dne) a zákazník u nich dál vidí Čeká na potvrzení.

Čekací listina drží zájemce, pro které se v požadovaném termínu nenašel volný slot. Najdete ji v sekci Čekací listina ve čtyřech záložkách s počty:

• Čekají — nově zapsaní, čekají na vyřízení
• Kontaktováno — personál se zákazníkovi už ozval; z detailu se dá vrátit zpět do Čeká
• Vyřízené — záznam je hotový, obvykle poté, co se termín podařilo domluvit
• Expirované — poslední den požadovaného rozsahu Kdy uplynul, aniž byl záznam vyřízen

Sloupce seznamu: ZÁKAZNÍK, SLUŽBA, KDY VYHOVUJE (rozsah dat, část dne, počet osob) a ZAPSÁNO (jak dlouho záznam čeká).

Zápis z telefonu

Klikněte na + Zapsat z telefonu a vyplňte pole Služba (jen rezervační typy), Pracovník (nebo Kterýkoliv), rozsah Termín, Část dne (Dopoledne / Odpoledne / Kdykoliv), Poznámka, Jméno*, Příjmení*, nepovinně E-mail a Telefon, a potvrďte Zapsat do čekací listiny. Zákazník se na listinu zapíše i sám z veřejné rezervační stránky (pokud nemáte veřejnou rezervaci dočasně uzavřenou), když nenajde volný termín — takové záznamy mají zdroj „Z webu“. Počet osob se při zápisu z telefonu nezadává, záznam dostane 1 osobu; rozsah Termín (od–do) musíte vyplnit vždy. U služby, kterou přiřazuje firma, se pole Pracovník neukáže: na čekací listině u ní žádný preferovaný pracovník není (ani při zápisu z veřejné stránky) a pracovníka u výsledné rezervace přidělí firma.

Tlačítko Zapsat do čekací listiny v okně je neaktivní, dokud není vybraná Služba, vyplněné Jméno a Příjmení a celý rozsah Termín (od i do). Co brání, říká hláška pod polem Termín: „Dokončete datum.“ (nedopsané datum), „Konec musí být po začátku.“ (datum do je před datem od; stejný den jde) nebo „Termín už vypršel.“ (rozsah končí před dneškem; pole nabízí dny od dneška). Nemáte-li nastavenou žádnou rezervační službu, okno místo výběru napíše „Žádná rezervovatelná služba není nastavena.“ a zapsat nejde. E-mail, telefon a poznámka jsou nepovinné.

Termín a Část dne jen popisují přání zákazníka: aplikace podle nich termín sama nehledá a nic nepřidělí; zapsané přání uvidíte ve sloupci KDY VYHOVUJE a v detailu záznamu. Po zapsání se otevře záložka Čekají a v ní detail nového záznamu.

Vyřízení záznamu

Kliknutím na řádek otevřete detail se jménem, kontakty, požadovanou službou, počtem osob, termínem, částí dne, poznámkou a zdrojem zápisu (např. „Z webu · …“ nebo „Telefonicky · …“). U záznamu ve stavu Čeká jsou tlačítka Kontaktováno, Vyřízeno, Bez řešení a Smazat; vyřízený záznam má jen náhled, expirovanému chybí jen Smazat.

Kontaktováno jen přepne stav a přesune záznam do záložky Kontaktováno (záznam, jehož termín už uplynul, zůstane v záložce Expirované) — aplikace zákazníkovi nic neodešle ani nezavolá, ozvat se musíte sami. K čekací listině posílá aplikace jediný e-mail, potvrzení zápisu zájemci, který zadal e-mail; zprávu o uvolněném termínu neposílá. Vyřízeno i Bez řešení potvrdíte v dialogu, nejdou vzít zpět a záznam skončí v záložce Vyřízené; Smazat záznam odstraní úplně.

Čekací listina sama rezervaci nezaloží — jakmile se se zákazníkem domluvíte na termínu, vytvořte mu rezervaci ručně v sekci Rezervace (kapitola Obsluha rezervací) a záznam označte Vyřízeno.

Rozpis dne je stránka pro pracovníka v terénu, určená hlavně pro telefon: u každé rezervace a zakázky dne ukazuje adresu, telefon, předmět a poznámky rovnou, bez otevírání jednotlivých rezervací. Jen se z ní čte — příchod, dokončení ani úpravy dělá recepce, provozní nebo majitel v denním přehledu. Otevřete ji položkou Rozpis dne v levém menu (ukáže dnešek) nebo tlačítkem Rozpis dne (na telefonu v nabídce ⋯) v Rezervace na záložce Kalendář v denním přehledu (otevře den, který právě prohlížíte). Zaměstnanec a brigádník vidí vždy jen svůj rozpis; majitel, provozní a recepce si nad seznamem v poli Pracovník vyberou kteréhokoli pracovníka, který má zapnutou volbu „Zobrazovat v denním pohledu rezervací“ (nabídne se on sám, je-li mezi nimi, jinak první z nich).

Šipkami vedle data přepínáte den (Dnes, Zítra, Včera nebo den s datem). Pod datem je souhrn dne, například 3 návštěvy · 08:30–17:00 (skupinová rezervace se počítá jako jedna návštěva), a tlačítko s časem Aktualizováno v 07:42: stránka se sama neobnovuje, rezervace se mezitím mohla zrušit nebo změnit, a tak ji klepnutím na tlačítko načtete znovu. Rozpis se načte při každém otevření stránky i při změně dne nebo pracovníka.

Karta rezervace

• Čas a stav — od–do a štítek stavu (Nepotvrzeno, Potvrzeno, Dorazil, Dokončeno); rezervace převedená na zakázku má štítek neutrální. Zrušené a nedostavené se v rozpisu neukazují. Rezervace delší než jeden blok služby má štítek s počtem bloků, např. 2 bloky
• Telefon — tlačítko s číslem zákazníka tak, jak je zapsané; na telefonu rovnou vytočí číslo. Bez čitelného čísla se nezobrazí.
• Navigovat — otevře adresu v Mapy.com (na telefonu v aplikaci). Bez adresy se nezobrazí.
• Adresa — adresa realizace. U služby s výjezdem k zákazníkovi pro jednu osobu, kde adresa chybí, karta upozorní Adresa chybí — zeptejte se při hovoru. (nebo, chybí-li i telefon, Adresa ani telefon nejsou zapsané — ověřte u recepce.). U služby v provozovně ani u skupinové služby s výjezdem se adresa neočekává.
• Předmět — odpověď zákazníka na otázku služby; vyplněná odpověď se ukáže sama, bez popisku. Nevyplněná je ztlumená a nese popisek otázky, který si nastavuje služba („Předmět: nevyplněno“). Služba bez otázky tento řádek nemá.
• Poznámka zákazníka — v šedém poli, zalamuje se celá.
• Interní — interní poznámky obsluhy ze zápisu rezervace, detailu nebo zakázky (zákazník je nevidí), tlumeně se zámkem, od nejstarší.

Karta zakázky

Zakázky a události z Agendy, na kterých je pracovník uvedený v poli Pracovníci (kdo je jen ve Spravuje, na ní čas neblokuje a v jeho rozpisu karta není; rezervace, které se na zakázku nepřevedly, mají pracovníka jako dřív) a které mají zadané Od a Do, jsou v rozpisu mezi rezervacemi podle času. Karta nese štítek Zakázka (u události z Agendy Událost), název, typ, zákazníky se jménem a tlačítkem s telefonem, adresu s tlačítkem Navigovat, interní poznámky zakázky (tlumeně se zámkem, jako u rezervace) a tlačítko Otevřít v Agendě (zaměstnanec a brigádník ho mají u každé zakázky svého rozpisu, i u té, kde jsou jen mezi pracovníky). Zrušená zakázka se v rozpisu neukazuje a čas po ní se počítá jako volný. Souhrn dne se zakázkami počítá položky (například 3 položky · 08:30–17:00).

Pracují-li na rezervaci nebo zakázce další pracovníci, pod názvem karty je řádek Spolu s: se jmény ostatních (například Spolu s: Pavel Zelenka, Radek Mareš), bez vás. Je-li pracovník na kartě sám, řádek se nezobrazí.

Zakázka na víc dní se ukáže v každém dni, kterého se týká, jen s částí, která do dne spadá (čas do půlnoci, od půlnoci, nebo celý den), a řádkem od 11. 10. / do 18. 10. s celým rozsahem.

Mezi dvěma kartami (rezervací i zakázkou) je řádek volno 30 min, když je mezi nimi aspoň 15 minut a pracovník v tu dobu nemá jinou blokaci ani dovolenou. Pracovní okna se do volna nepromítají — přestávka v pracovní době se ukáže jako volno.

Prázdný den a chyby

• Prázdný den — „Dnes nemáte žádné rezervace“ (jiný den „Na tento den nemáte žádné rezervace“, u cizího pracovníka „Jméno Příjmení nemá na tento den žádné rezervace“) a pod tím věta o nejbližší další návštěvě, například „Další návštěva je ve čtvrtek 15. 10. v 08:30.“
• Žádný pracovník — firma nemá nikoho zapnutého volbou „Zobrazovat v denním pohledu rezervací“ (Uživatelé); majitel nebo provozní ji tam zapne.
• Rozpis se nepodařilo načíst — výpadek spojení nebo chyba serveru při prvním načtení dne; rozpis nezobrazí nic, co by mohlo být zastaralé, a tlačítko Zkusit znovu ho načte znovu. Rozpis potřebuje připojení.
• Rozpis dne nemáte oprávnění zobrazit. Obraťte se na majitele firmy. — server čtení odmítl: zaměstnanec a brigádník smějí číst jen svůj rozpis, ne rozpis jiného pracovníka.
• Nepodařilo se obnovit — zobrazeno z 07:42. — selhalo obnovení dne, který už vidíte: karty zůstanou, jak byly, a nad nimi se ukáže toto upozornění s tlačítkem Zkusit znovu. Údaje mohou být zastaralé. Po návratu do aplikace po půlnoci se rozpis, který ukazoval dosavadní dnešek, přepne na nový dnešek; ručně zvolený jiný den zůstane a jen se načte znovu.

Kasíruj.cz nabízí veřejnou rezervační stránku, kde si zákazníci mohou sami rezervovat termín bez telefonátu. Zapnete ji v Nastavení → Použití a funkce → Rezervace (spolu s funkcí Agenda); v menu se pak objeví Rezervace, Čekají na potvrzení, Čekací listina a Rozpis dne (kapitola Rozpis dne pracovníka).

Jak začít

Odkaz a tlačítko pro váš web

Stránku otevřete v sekci Rezervace tlačítkem Rezervace - veřejná část (na telefonu v nabídce ⋯); adresu zkopírujte z prohlížeče. Tlačítko nebo odkaz pro váš web připravíte v Nastavení → Rezervační tlačítko — zvolíte Název, velikost (Malé / Střední / Velké / Obrovské, nebo Odkaz místo tlačítka) a Barvu, a zkopírujete pole Tlačítko v HTML (zkopírujte text).

Co zákazník vidí

Je-li v Nastavení → Fakturační údaje nahrané logo firmy, zobrazuje se vlevo nahoře v záhlaví veřejných stránek (rezervace, správa rezervace, odhlášení z čekací listiny).

Čísla kroků se přizpůsobí, vynechané kroky se nepočítají.

Když firma veřejnou rezervaci dočasně uzavře, zákazník místo kroků uvidí stránku Online rezervace je dočasně uzavřena s textem firmy a telefonem (jinak e-mailem) z kontaktu firmy. Termíny ani čekací listinu nenabízí.

Kam se rezervace dostane

Nová rezervace se objeví ve stavu Nepotvrzeno nebo Potvrzeno v sekci Kalendář i v denním přehledu Rezervace (kapitola Obsluha rezervací). Pokud máte vypnuté automatické potvrzení, zůstává Nepotvrzeno, dokud ji ručně nepotvrdíte — v obou pohledech i v seznamu Čekají na potvrzení.

Online rezervace se shodným příjmením a zároveň e-mailem nebo telefonem se připojí k existující kartě zákazníka. Karta se nepřepíše a e-maily k této rezervaci (potvrzení, zrušení, připomínka) jdou na e-mail zadaný v rezervaci.

Nastavení dostupnosti

V Rezervace → Nastavení dostupnosti nastavíte:

• Veřejná rezervace — dočasné uzavření veřejné stránky a text pro zákazníky (podrobně níže); uložíte tlačítkem Uložit
• Úvodní text veřejné stránky — text pro zákazníky na začátku veřejné rezervační stránky (podrobně níže); uložíte tlačítkem Uložit text
• Týdenní okna dostupnosti — přepínač Firemní / Per pracovník; okno bez pracovníka platí jako firemní rozvrh, pracovník s vlastním oknem firemní rozvrh celý přebíjí
• Státní svátky — jeden přepínač a seznam nadcházejících svátků; svátek jde otevřít jednotlivě (podrobně níže)
• Datumové výjimky — přepíšou týdenní okna pro konkrétní den (zavřeno celý den, nebo jiné hodiny); stejnou výjimkou se otevírá i státní svátek, v tabulce má u data dovětek „státní svátek“ a otevření 00:00–24:00 se ukáže jako Otevřeno v běžných hodinách
• Začátky a délka termínů — nenastavují se tady, ale u každé služby v Typy událostí v sekci Online rezervace (pole Začátky termínů); v kartě politiky na to upozorní odkaz do Typy událostí.
• Politiku potvrzování a storna — Automatické potvrzení rezervací, Zákazník si vybírá pracovníka, Storno okno (hodin) a Připomínka před termínem (hodin, 0 = vypnuto) (pošle zákazníkovi e-mail s připomínkou); v sekci Ruční potvrzování ještě Potvrzení zakládá zakázku (u služby pro 1 osobu z ručně potvrzené rezervace rovnou vznikne zakázka v sekci Zakázky, jde fakturovat; u rezervací pro víc lidí se ignoruje; výchozí vypnuto) a Slib odpovědi zákazníkovi (hodin, 0 = beze slibu) (číslo se ukáže v e-mailu čekajícímu zákazníkovi „Ozveme se vám do N hodin.“; má smysl jen při vypnutém automatickém potvrzování výše — jinak je needitovatelné); v sekci Zákazník a odkaz z e-mailu ještě Zákazník smí rezervaci zrušit a Zákazník smí rezervaci přesunout (podrobně v části Co smí zákazník udělat sám níže; výchozí obě zapnuto) a Uvádět v e-mailech jména pracovníků (výchozí vypnuto: e-maily zůstávají jako dosud; zapnuto: zákazník dostane v potvrzení a v e-mailu o změně obsluhy jména všech přiřazených pracovníků a u služby, kde pracovníka přiřazuje firma, navíc po přiřazení a po každé změně e-mail Kdo k vám přijede; u služby, kterou si zákazník vybírá sám, odejde e-mail o změně obsluhy i při přidání nebo odebrání dalšího pracovníka; stránka rezervace z e-mailu jména ukazuje také); v sekci Upozornění firmě volíte, jak vám chodí změny rezervací: Okamžitě (každá nová online rezervace a každé zrušení přijde e-mailem hned) nebo Jen denní souhrn (jeden e-mail denně, podrobně v části Denní souhrn rezervací níže); uložíte tlačítkem Uložit politiku

Dočasné uzavření veřejné rezervace

Chcete na čas přestat přijímat rezervace přes internet, ale dál je zapisovat sami? Kartu Veřejná rezervace najdete v Rezervace → Nastavení dostupnosti úplně nahoře (vidí ji provozní a majitel). Zaškrtněte Dočasně uzavřít veřejnou rezervaci, do pole Text pro zákazníky napište, proč a kdy se rezervace vrátí, a uložte tlačítkem Uložit. Znovu otevřít stránku můžete odškrtnutím políčka a Uložit, nebo tlačítkem v pruhu níže.

• Co uvidí zákazník: místo kroků rezervace stránku Online rezervace je dočasně uzavřena s vaším textem a pod ním tlačítko Zavolat s telefonem z Nastavení → Kontaktní údaje (nemáte-li telefon, tlačítko s e-mailem; nemáte-li ani e-mail, jen text). Telefon se ukáže vždy, i když ho zopakujete v textu. Termíny ani čekací listinu stránka nenabízí.
• Text: píše se stejně jako úvodní text (tučně, odrážky, nejvýše 1 500 znaků) a vedle pole (na telefonu pod přepínačem Úpravy / Náhled) je náhled, jak ho zákazník uvidí. Prázdné pole znamená výchozí větu „Rezervace přes internet teď nepřijímáme. Pro objednání nás prosím kontaktujte.“
• Obsluha dál zapisuje: rezervace v Rezervace i zápisy na Čekací listina zadáváte jako dřív, uzavření se jich netýká.
• Pruh v Rezervacích: dokud je stránka uzavřená, je nad záložkami Kalendář a Nastavení dostupnosti oranžový pruh Veřejná rezervace je uzavřena, ať se na uzavření nezapomene. Provozní a majitel v něm mají tlačítko Otevřít veřejnou rezervaci (stránka se otevře hned, text zůstane uložený); ostatní role v pruhu čtou, že ji otevřít může provozní nebo majitel.
• Zákazník s rezervací: odkaz ze své e-mailové rezervace dál funguje — rezervaci může zrušit (u zakázky ohlásit „Nemůžu přijít“); z čekací listiny se odhlásí odkazem ze svého e-mailu o zápisu. Přesunout termín přes odkaz z e-mailu v době uzavření nejde: místo tlačítka Přesunout zákazník vidí větu, že online přesun teď není dostupný, a váš kontakt. Uzavře-li firma stránku ve chvíli, kdy zákazník právě vyplňuje rezervaci, uvidí zavřenou stránku s upozorněním, že se rezervace neodeslala. E-maily odeslané v době uzavření nabízejí jen odkaz Zobrazit nebo zrušit rezervaci, a e-mail o odmítnutí rezervace zákazníka žádá, ať vám zavolá.

Státní svátky

Karta Státní svátky je v Rezervace → Nastavení dostupnosti mezi týdenními okny a datumovými výjimkami (vidí ji majitel a provozní). Ve výchozím nastavení jsou všechny české státní svátky pro online rezervace zavřené, stejně jako kdybyste na ten den zadali Zavřeno celý den. Obsluha může v den svátku dál zapsat rezervaci ke konkrétnímu pracovníkovi.

• Přepínač Ve státní svátky zavřeno pro online rezervace se ukládá hned. Po vypnutí se svátky chovají jako běžné dny; po opětovném zapnutí se budoucí svátky znovu zavřou a už zapsané rezervace zůstanou.
• Seznam ukazuje tři nejbližší svátky, ostatní se rozbalí tlačítkem Zobrazit všech. Svátky jsou od dneška na rok dopředu se stavem Zavřeno, Otevřeno (v běžných hodinách, nebo s vašimi hodinami), Zavřeno · výjimka (na svátek máte datumovou výjimku Zavřeno celý den; otevřít ho jde, pracuje-li ten den někdo) a Zavřeno · mimo pracovní dobu u dne, kdy nikdo nepracuje — takový svátek nejde otevřít, protože by nikdo nebyl v práci. Při vypnutém přepínači mají svátky bez výjimky stav jako běžný den a řádky nemají tlačítka; výjimky pak spravujete v tabulce Datumové výjimky.
• Otevřít tento svátek otevře okno s formulářem: V běžných hodinách (každý pracovník má svůj rozvrh na ten den) nebo Jen v hodinách od–do. Vznikne datumová výjimka, která se objeví i v tabulce Datumové výjimky.
• Zavřít znovu otevřený svátek zavře. Čekají-li na ten den rezervace, systém upozorní a nabídne Přesto pokračovat; rezervace se nezruší ani nepřesunou, je potřeba zákazníky obvolat. Na zavřeném svátku jde rezervaci potvrdit, uzavřít a přesunout na jiný den, ale ne přesunout v rámci dne ani přiřadit pracovníkovi, dokud svátek znovu neotevřete. Stejné upozornění se ukáže, když smažete otevírací výjimku svátku v tabulce Datumové výjimky.

Úvodní text veřejné stránky

Kartu Úvodní text veřejné stránky najdete v Rezervace → Nastavení dostupnosti nad týdenními okny dostupnosti. Do pole Úvodní text napište třeba pravidla, platbu kartou nebo telefon a hodiny, kdy volat, a uložte tlačítkem Uložit text. Vedle pole (na telefonu pod přepínačem Úpravy / Náhled) je živý náhled, jak text uvidí zákazník, a počítadlo znaků.

• Prázdný řádek začíná nový odstavec, obyčejný Enter zalomí řádek.
• Tlačítko Tučně obalí vybraný text značkou ** (stejně můžete psát **tučně** ručně), tlačítko Odrážka přidá na začátek řádku pomlčku a mezeru; řádky s odrážkou tvoří seznam.
• HTML ani odkazy se nevykreslují — zobrazí se jako obyčejný text.
• Zákazník text uvidí na začátku veřejné rezervační stránky (pokud nemáte veřejnou rezervaci dočasně uzavřenou), nad prvním krokem rezervace (nabízíte-li jedinou službu pro jednu osobu, nad výběrem pracovníka nebo termínu); na dalších krocích ne. Dlouhý text se zkrátí a pod ním je tlačítko Zobrazit celý text.
• Text smí mít nejvýše 1 500 znaků. Nad limitem se pod polem objeví červená hláška a text nejde uložit.
• Prázdné pole a Uložit text text smaže — stránka pak vypadá jako dřív.

Denní souhrn rezervací

Chcete-li dostávat jeden e-mail denně místo jednotlivých upozornění, zvolte v Rezervace → Nastavení dostupnosti v části Politika potvrzování a storna pole Upozornění firmě možnost Jen denní souhrn a uložte tlačítkem Uložit politiku.

• Co v souhrnu je: rezervace, které za posledních 24 hodin vznikly, byly zrušeny (včetně těch, které obsluha smazala z kalendáře) nebo přesunuty na jiný termín.
• Kdy a kam chodí: každý den po 6:00 (čas provozovny) na kontaktní e-mail firmy z Nastavení → Kontaktní údaje. Chodí i beze změn — v e-mailu pak stojí, že se nic nezměnilo, a víte, že souhrn funguje.
• Co chodí dál hned: upozornění „Zákazník nemůže přijít“, rezervace čekající na potvrzení (včetně připomínky, když čeká dlouho) a zrušení rezervace, která ještě čekala na potvrzení. Jednotlivá upozornění o nové potvrzené a o ostatních zrušených rezervacích už chodit nebudou.
• Po zapnutí: první souhrn přijde až další ráno po 6:00.
• Po vypnutí: zvolíte-li zpět Okamžitě, přijde do 10 minut ještě závěrečný souhrn změn, které se dosud nestihly poslat (když žádné nejsou, žádný e-mail nepřijde); pak se vrátí jednotlivá upozornění.
• Bez kontaktního e-mailu: souhrn nejde zapnout — formulář ukáže upozornění s odkazem na Nastavení → Kontaktní údaje a uložení zastaví. Nejdřív e-mail doplňte.

Co smí zákazník udělat sám

Zákazník rezervaci zruší nebo přesune odkazem z e-mailu. V Rezervace → Nastavení dostupnosti v části Politika potvrzování a storna v sekci Zákazník a odkaz z e-mailu určíte zvlášť, zda smí rezervaci zrušit a zda smí rezervaci přesunout. Obě políčka jsou ve výchozím stavu zapnutá (jako dřív); uložíte je tlačítkem Uložit politiku.

• Zákazník smí rezervaci zrušit: zapnuto — odkaz v e-mailu nabídne Zrušit rezervaci (do storno okna). Vypnuto — zákazník uvidí váš kontakt a smí jen dát vědět, že nepřijde.
• Zákazník smí rezervaci přesunout: zapnuto — odkaz v e-mailu nabídne Přesunout (do storno okna). Počet osob a jména doprovodu lze měnit jen s touto volbou. Vypnuto — zákazník uvidí váš kontakt.
• Bez kontaktního e-mailu: zrušení zakázat nejde — formulář ukáže hlášku pod políčkem a uložení zastaví, protože upozornění „Nemůžu přijít“ by nemělo kam dojít. Nejdřív e-mail doplňte v Nastavení → Kontaktní údaje.
• Co zákazník uvidí: akci, kterou jste zakázali, stránka rezervace z e-mailu nenabídne; místo ní zobrazí telefon a e-mail firmy (nebo větu „Kontaktujte nás prosím.“) a při zakázaném zrušení tlačítko Nemůžu přijít. Termín dál platí a vám přijde upozornění „Zákazník nemůže přijít“ s poznámkou, že rezervace není zrušená.
• Nepotvrzená žádost: rezervaci, kterou jste ještě nikdy nepotvrdili, smí zákazník stáhnout (zrušit) i při zakázaném zrušení. Po potvrzení už ne.
• Storno okno: platí jen pro akce, které zákazník smí udělat sám. U zakázané akce zákazník větu o storno okně nevidí. Tlačítko Nemůžu přijít storno okno nemá.
• Hned, i s denním souhrnem: upozornění „Zákazník nemůže přijít“ vám přijde okamžitě, i když máte zapnutý Jen denní souhrn (kapitola výše).
• Přesun termínu: změní-li se začátek rezervace (zákazníkem i obsluhou), hlášení „Nemůžu přijít“ se smaže, protože platilo pro starý termín; změna jen konce nebo pracovníka hlášení nechá.

Pár minut nastavení předem ušetří opravy hotových faktur. Projděte tyto kroky:

Automatické upomínky a faktury v cizí měně Kasíruj.cz zatím neumí.

Před vystavením první faktury nastavte fakturační údaje vaší firmy. Najdete je v Nastavení → Fakturační údaje.

• IČ — identifikační číslo; tlačítkem Načíst z ARES doplníte údaje z registru
• DIČ — daňové identifikační číslo; nepovinné, vyplňte ho, jen když jste plátce DPH (kontroluje se jen vyplněné)
• Bankovní účet — pro platby převodem na faktuře a QR kód; ve tvaru číslo/kód banky (např. 2000145399/0800), případně s předčíslím nebo IBAN. Číslo se kontroluje podle kontrolní číslice, takže překlep aplikace pozná; nepovinné
• Jméno / název firmy — zobrazuje se na faktuře jako dodavatel
• Ulice, Číslo popisné, PSČ (může být i s mezerou, např. 602 00 — uloží se bez ní), Město — sídlo firmy

Změny uložíte tlačítkem Upravit fakturační údaje. Platí pro nově vystavené faktury; už vystavené si údaje dodavatele pamatují. Nezaplacená faktura je převezme, když ji upravíte (Upravit) a uložíte (Uložit změny). Pod formulářem je část Daňové údaje pro kontrolní hlášení (kód finančního úřadu, stav plátcovství DPH, zdaňovací období).

Logo firmy nahrajete v kartě Logo firmy nahoře nad formulářem (PNG nebo JPG do 2 MB). Logo se ukládá hned po nahrání, tlačítko Upravit fakturační údaje není potřeba; křížkem v kartě ho odeberete. Tiskne se v záhlaví faktury, zálohy, dobropisu, A4 účtenky a zakázkového listu a zobrazuje se také zákazníkům v záhlaví veřejné rezervační stránky, stránky správy rezervace a odhlášení z čekací listiny; po odebrání loga zmizí i tam. Nové logo dostanou nově vystavené faktury a zálohy; už vystavené si logo pamatují z doby vystavení, i po odebrání loga. Nezaplacená faktura nebo záloha převezme nové logo, když ji upravíte a uložíte (faktura tlačítky Upravit a Uložit změny, záloha tlačítkem Upravit zálohovou fakturu); faktura převedená ze zálohy má logo zálohy. Dobropis nese logo své faktury. A4 účtenky a zakázkové listy se tisknou vždy s aktuálním logem, i ty starší.

Záložka Fakturace

V záložce Nastavení → Fakturace připravíte výchozí texty, které se předvyplní do každé nové faktury:

• Označení registru — registr, do kterého jste zapsáni (např. obchodní nebo živnostenský rejstřík); tiskne se na fakturu pod dodavatele
• Poznámka k přenesené daňové povinnosti — výchozí poznámka k PDP faktuře; vzor ukazuje Vzor poznámky přenesené daňové povinnosti
• Poznámka k faktuře — výchozí text pole Poznámka
• Důvod pro opravný daňový doklad — výchozí text pole Důvod
• Posílat odběrateli poděkování za platbu e-mailem a Text poděkování za platbu — předvyplní poděkování v okně úhrady
• Předdefinované texty — nadpisy a poznámky, které vložíte do faktury tlačítkem Text

Uložíte je tlačítkem Upravit nastavení faktury.

Číselné řady

Číslo nově vystavených dokladů se skládá podle šablony. Faktura, zálohová faktura, opravný daňový doklad a zakázkový list mají každý vlastní řadu a vlastní formát. V Nastavení → Fakturace → Číselné řady vyberete u každého typu původní formát (např. 1202600001), jednu ze tří předvoleb (např. 2026-0001, 260001 nebo 20260001; u zálohové faktury, opravného dokladu a zakázkového listu s předponou ZF, ODD a ZL), nebo Vlastní… šablonu. Pod polem vidíte náhled příštího čísla a variabilního symbolu. Všechny čtyři typy uložíte najednou tlačítkem Upravit číselné řady; už vystavené doklady se tím nemění.

V šabloně můžete použít tyto proměnné:

• {yyyy} rok čtyřmístně, {yy} rok dvoumístně, {mm} měsíc a {dd} den
• právě jeden čítač {cc} až {ccccc} (2 až 5 číslic, zleva doplněný nulami)

Šablona musí obsahovat rok a čítač. Zbytek smí obsahovat písmena bez diakritiky, číslice a znaky . , : ; / # - _ a mezeru; celé číslo může mít nejvýše 23 znaků. Rok, měsíc a den se berou z data, kdy číslo vzniká (u pravidelných faktur z období), ne z pole Datum vystavení. Obsahuje-li šablona měsíc nebo den, čítač se nenuluje každý měsíc ani den: pokračuje přes celý rok a od 1. ledna začíná znovu od 1. Šablony dvou typů nesmí vydávat čísla, která by se mohla shodnout (např. dvakrát {yyyy}-{cccc}); přidejte předponu.

Pole Další pořadové číslo určuje, kterým číslem řada pokračuje. Navazujete-li na číslování z jiného systému, zadejte o jedničku víc, než je poslední vydané číslo. Pod polem vidíte Nejvyšší vydané; nižší číslo, než jaké už letos má vydaný doklad, aplikace odmítne, jinak by se opakoval variabilní symbol. Nezadáte-li jiné číslo, řada pokračuje od nejvyššího už vydaného čísla.

Variabilní symbol se skládá vždy jen z číslic, ať je šablona jakákoli, a nezávisí na čísle dokladu (platí to i u opravného dokladu). Zakázkový list variabilní symbol nemá.

Čítač {cccc} má čtyři číslice a pojme 9999 čísel za rok. Zbývá-li méně než desetina, formulář pod polem upozorní, kolik čísel řadě zbývá, a doporučí šablonu s víc číslicemi. Došla-li řada, další doklad se nevystaví a v Nastavení uvidíte Řada je vyčerpaná. U čítače se čtyřmi a méně číslicemi pomůže šablona s víc číslicemi; u pětimístného čítače (99 999) nezbývá než počkat — od 1. ledna číslování začíná znovu od 1. Pravidelná faktura, jejíž řada došla nebo jejíž šablona čísla už neplatí, se pozastaví a manažer i majitel dostanou oznámení (viz Pravidelné faktury). Šablonu mění jen manažer a majitel.

Číslo jednotlivého dokladu jde změnit jen u vystavené faktury nebo zálohové faktury, která ještě není zaplacená: otevřete fakturu, klikněte na Upravit, pak na Změnit číslo a zadejte Číslo dokladu. U dokladu s číslem podle šablony okno ukáže šablonu jen ke čtení a zadáváte jen Pořadové číslo (nejvýše tolik číslic, kolik má čítač šablony); zbytek čísla, třeba rok, zůstane. Další faktury pak pokračují od nejvyššího už vydaného čísla. U zaplacené faktury, opravného daňového dokladu a faktury vzniklé převodem zálohové faktury číslo změnit nejde — okno Upravit číslo vám řekne proč. Nové číslo se uloží hned po Uložit; Variabilní symbol se mění spolu s číslem. U čísla, které nevzniklo v číselné řadě, se změní jen text čísla; čítač se neposune a variabilní symbol přepište ručně.

Zálohová faktura

Zálohová faktura slouží k vyžádání platby před dodáním. V sekci Faktury klikněte na + Vystavit zálohovou fakturu (v sekci Příjmy na + Vystavit ▾ a Vystavit zálohovou fakturu), vyplňte ji stejně jako fakturu a vystavte tlačítkem Vystavit záloh. fak. V seznamu má stav Záloha. Po obdržení platby ji na jejím detailu převedete na fakturu tlačítkem Převést na fakturu. Záloha se tím změní na fakturu s novým číslem a stejnou částkou. Aplikace zálohu na konečné faktuře neodečítá ani s ní konečnou fakturu nepropojí: vystavíte-li konečnou fakturu na celou cenu, do Vyfakturováno se započte záloha i celá faktura a do Čeká na zaplacení záloha, dokud u převedené faktury nezaznamenáte úhradu. Jak zálohu správně zaúčtovat u plátce DPH, ověřte s účetní.

Přehled faktur

V sekci Faktury vidíte nahoře souhrny Vyfakturováno, Zaplaceno, Čeká na zaplacení a Po splatnosti a pod nimi Pohledávky po splatnosti podle počtu dní po splatnosti: 0–30 dní, 31–60 dní, 61–90 dní a 90+ dní. Seznam zúžíte filtrem Typ (Vše, Faktury, Zálohové, Dobropisy, Přenesená DP), Platba (Vše, Hotově, Kartou, Převodem) a obdobím (Měsíc, Kvartál, Rok, Vlastní). Měsíc je posledních 30 dní včetně dneška, Kvartál 90 dní a Rok 365 dní — ne kalendářní měsíc, čtvrtletí ani rok; pro celé září zadejte Vlastní období od 1. do 30. 9.

Sloupec Stav ukazuje:

• Vystavená — čeká na zaplacení, splatnost ještě neuplynula
• Zaplaceno — úhrada je zaznamenaná
• Po splatnosti — nezaplacená po datu splatnosti; sloupec Splatnost ukazuje, kolik dní je po splatnosti
• Záloha — zálohová faktura
• Dobropis — opravný daňový doklad

Ikony v řádku: Zaplatit (jen u nezaplacené faktury), Stáhnout PDF a Odeslat e-mailem. Kliknutím na řádek otevřete detail. Tlačítkem Export (počet) nad tabulkou stáhnete soubor XLSX (Excel) se zobrazenými doklady; export vidí jen role Majitel a Provozní.

Tlačítko Export vpravo nahoře stáhne pro účetní vydané faktury za období zvolené nad tabulkou (Měsíc / Kvartál / Rok / Vlastní) jako Excel, CSV nebo Pohoda XML — s IČO a DIČ odběratele, u plátců DPH s rozpadem podle sazeb; zálohové faktury vynechá. Podrobnosti v kapitole Příjmy a pohledávky (Export pro účetní, Export do Pohody).

Detail faktury

Faktura se otevře ke čtení. Co na detailu jde, záleží na stavu faktury:

• Nezaplacená — Zaznamenat úhradu, Upravit (otevře formulář; změny uložíte tlačítkem Uložit změny, tlačítko Zrušit je zahodí), Dokument PDF a Odeslat emailem. Smazání je v menu ⋯ (Smazat…); ve formuláři úprav najdete i Změnit číslo a Smazat fakturu…. U zálohové faktury zůstává formulář s tlačítkem Upravit zálohovou fakturu.
• Zaplacená — Odeslat emailem, Opravný doklad, Dokument PDF a u platby převodem z výpisu v menu ⋯ Zrušit zaplacení. Zaplacenou fakturu nelze upravit ani smazat; opravíte ji opravným daňovým dokladem.

Zaznamenání úhrady

Na detailu klikněte na Zaznamenat úhradu. V okně Úhrada faktury … zvolte, jak zákazník zaplatil, a vyplňte Datum úhrady (tlačítko V den splatnosti ho nastaví na den splatnosti):

• Převodem — doplňte Zaplacená částka (Kč).
• Hotově — volbou evidovat EET? (předem zaškrtnutou) určíte, zda se platba zaeviduje do EET; pak se údaje o transakci vytisknou i na fakturu.
• Kartou — nabízí se s vlastním terminálem nebo s povolenou a připravenou integrací SumUp či Comgate (Karetní terminál: SumUp a Comgate). Pokud je zvolená integrace dočasně vypnutá, nová karetní úhrada se nenabízí. V režimu Mám vlastní platební terminál je tu také volba evidovat EET?, předem nezaškrtnutá; ruční platba nezávisí na dostupnosti integrací.

Potvrďte tlačítkem Zaznamenat úhradu. Rychleji to jde ze seznamu ikonou Zaplatit: okno Zaplacení faktury č. … nabídne Datum zaplacení (předvyplněno dnes), V den splatnosti a Zaplacená částka (Kč) a potvrdíte ho tlačítkem Označit jako zaplacené. Má-li odběratel e-mail, pošlete mu zaškrtnutím Odeslat odběrateli poděkování za platbu e-mailem potvrzení úhrady; náhled zprávy vidíte hned v okně. Výchozí zaškrtnutí a text nastavíte v Nastavení → Fakturace.

Fakturu můžete vystavit i zaplatit bez spuštěné směny — vystavení směnu nevyžaduje. Platba v hotovosti přijatá při otevřené směně se započítá do této směny: zvýší očekávanou hotovost na Dashboardu a započítá se do závěrky, takže při uzavření směny nevznikne falešný Rozdíl. Platba kartou, převodem nebo QR do očekávané hotovosti ani do závěrky nevstupuje. Zaplatíte-li fakturu v hotovosti bez otevřené směny, zůstane platba bez směny.

PDF a e-mail

Dokument PDF připraví PDF faktury (Soubor je připraven ke stažení.) a objeví se tlačítko Stáhnout PDF. Odeslat emailem po potvrzení otevře okno s předvyplněnými poli Email příjemce, Předmět emailu a Zpráva; po kliknutí na Odeslat přijde potvrzení Dokument v PDF byl odeslán emailem.

Smazání faktury

Nezaplacenou fakturu smažete v menu ⋯ příkazem Smazat… (ve formuláři úprav tlačítkem Smazat fakturu…). Smazat jde jen poslední doklad v číselné řadě; řada se pak vrátí o jedno číslo zpět. Potvrzovací dialog to připomíná: Starší vystavenou fakturu smazat nelze. Nezaplacenou upravte, zaplacenou opravte opravným daňovým dokladem. Nezaplacenou tedy opravíte tlačítkem Upravit — uložením (Uložit změny) převezme i aktuální údaje odběratele a vaše fakturační údaje — a nemá-li odběratel fakturační adresu, uložení odmítne hláškou Nelze vystavit fakturu s odběratelem, který nemá určenou fakturační adresu. (adresu doplňte u zákazníka a na faktuře ho vyberte znovu tlačítkem Změnit odběratele). Zaplacenou opravíte opravným daňovým dokladem.

Fakturu vzniklou převodem ze zálohové faktury smazání nesmaže úplně — vrátí ji zpět na zálohovou fakturu s původním číslem. Fakturu s rozpracovanou platbou na karetním terminálu nejde upravit, zaplatit ani smazat („Faktura má rozpracovanou platbu terminálem.“).

Časté problémy

• Fakturu nejde smazat — je zaplacená, nebo není poslední v číselné řadě. Nezaplacenou upravte, zaplacenou opravte opravným daňovým dokladem.
• E-mail s fakturou nedorazil — e-mail se odesílá na pozadí, až když aplikace odeslání potvrdí. Když se nepodaří, přijde do Oznámení zpráva Nepodařilo se odeslat e-mail s dokladem na adresu … (dostane ji odesílatel, Majitel a Provozní). Znovu se sám neodešle: opravte adresu příjemce a pošlete fakturu znovu tlačítkem Odeslat emailem. Když zpráva nepřišla, ať zákazník zkontroluje složku nevyžádané pošty — odesílatelem je podpora@kasiruj.cz.
• Stáhnout PDF nic nestáhne — viz Když se PDF nestáhne v kapitole o účtence; platí i pro fakturu.
• Na faktuře chybí QR kód — příčiny jsou v kapitole Nastavení fakturace.

Platby, které vám přišly na účet, nemusíte u faktur zapisovat po jedné. Nahrajte výpis z internetového bankovnictví a Kasíruj.cz platby spáruje s fakturami podle variabilního symbolu. V sekci Faktury klikněte na Nahrát bankovní výpis (vidí ho jen role Majitel a Provozní). Otevře se okno Import bankovního výpisu.

Co se nespáruje

• Zálohové faktury — platbu na zálohu nejdřív převeďte na fakturu (Zálohová faktura).
• Odchozí platby a platby v jiné měně — okno je jen spočítá pod tabulkou.
• Platby importované dříve — stejný výpis můžete nahrát znovu, už spárované platby se podruhé nezapíšou.
• Faktury, které už jsou zaplacené — nabízí se jen nezaplacené.

Vrácení omylem spárované platby

U faktury zaplacené převodem klikněte v seznamu faktur na ikonu Zrušit zaplacení (nebo na detailu faktury v menu ⋯ příkazem Zrušit zaplacení) a potvrďte. Faktura se vrátí mezi nezaplacené a platbu půjde z výpisu spárovat znovu. Zrušit zaplacení smí jen role Majitel a Provozní.

Zaplacenou fakturu nelze upravit ani smazat. Opravu nebo vrácení peněz vyřešíte opravným daňovým dokladem; v seznamu faktur má stav Dobropis.

U faktury zaevidované do EET se jednotlivé položky přesouvat nedají: U faktury odeslané do EET můžete vystavit jen jeden opravný daňový doklad se všemi položkami faktury.

Po vystavení

Na detailu faktury přibude tlačítko Opravný daň. dokl. (při více dokladech Opravné daň. dokl.), kterým doklad otevřete. Na něm najdete Dokument PDF a Stáhnout PDF, Odeslat emailem a návrat Zpět k faktuře.

Fakturujete-li zákazníkovi opakovaně stejnou částku (nájem, paušál, předplatné), založte šablonu a faktury se budou vystavovat samy. Šablony najdete v sekci Pravidelné faktury nebo v sekci Příjmy tlačítkem Pravidelné faktury.

Jak se faktury vystavují

Faktura se vystaví sama v den, který ukazuje sloupec Příští spuštění, a datum se posune podle frekvence. Vystavená faktura má splatnost 14 dní, platbu bankovním převodem a najdete ji v sekci Faktury. Po konečném datu se šablona přepne na Dokončená.

V seznamu šablon vidíte Název, Zákazník, Frekvence, Příští spuštění, Částka, stav (Aktivní, Pozastavená, Dokončená) a zda se faktura posílá e-mailem (✓ Odeslat e-mailem / — Bez e-mailu). Tlačítkem Pozastavit vystavování zastavíte, Obnovit ho znovu spustí; Upravit otevře šablonu.

Z vystavených faktur, které už v Kasíruj.cz máte, sestavíme vystavenou stranu podání; přijaté faktury do průvodce zadáte sami. Výsledek je soubor XML pro finanční správu.

Zatím jen pro OSVČ. Položku Podání a daně mají v levém menu účty typu OSVČ (fyzická osoba) v režimu fakturace — plátce i neplátce DPH. Kontrolní hlášení, přiznání k DPH a souhrnné hlášení se v ní ale nabídnou jen podle pole Stav plátcovství DPH (Nastavení → Fakturační údaje → Daňové údaje pro kontrolní hlášení); neplátce vidí jen řádky, které připravujeme. Pokladní provozy a právnické osoby položku v menu nenajdou; pro ně to připravujeme.

Která podání umíme

• Kontrolní hlášení (DPHKH1) — oddíly A.1, A.4 a A.5 z vašich faktur (práh 10 000 Kč včetně daně, dobropisy jako samostatné řádky podle §42) a oddíly A.2, B.2, B.3 s kontrolními součty z toho, co zadáte v průvodci. Oddíl B.1 (tuzemský režim §92a na přijaté straně) zatím ne.
• Přiznání k DPH (DPHDP3) — daň na výstupu, odpočet a rozdíl, včetně přijatých plnění se samovyměřením a zálohového koeficientu podle §76. Roční vypořádání (ř. 51 a 53) aplikace nepočítá — doplníte ho v EPO sami.
• Souhrnné hlášení (DPHSHV) — dodání do jiného členského státu EU, seskupená po odběratelích

Daň z příjmů a přehledy pro OSSZ a zdravotní pojišťovnu aplikace zatím negeneruje. Opravné ani následné hlášení taky ne — soubor se vždy generuje jako řádné podání.

Krok Nákupy: přijaté doklady

U kontrolního hlášení a přiznání k DPH chce průvodce ve druhém kroku Nákupy vaše přijaté doklady. Jsou tu tři bloky: Nákupy nad 10 000 Kč (oddíl B.2, faktury jednotlivě), Drobné nákupy do 10 000 Kč (oddíl B.3, jen souhrn za období; necháte-li 0, oddíl se do podání nevloží) a Nákupy ze zahraničí (oddíl A.2, daň přiznáváte vy, ne dodavatel). U prvního a posledního bloku přidáte doklad tlačítkem Přidat doklad; kliknutím na řádek ho upravíte v okně Upravit doklad a tlačítkem Smazat doklad ho odstraníte. Zrušit okno zavře bez uložení. Uložit doklad jen zapíše do průvodce; na server se vstupy uloží až tlačítkem Pokračovat na podání nebo odchodem tlačítkem Podání a daně.

Doklad nad 10 000 Kč (B.2)

Limit 10 000 Kč se posuzuje z celkové částky dokladu včetně DPH, ne z jednotlivých položek, a počítají se do něj i položky, které se v hlášení nevykazují (například osvobozená plnění). Doklad přesně na 10 000 Kč patří ještě do drobných nákupů. Do kterého bloku doklad zapíšete, aplikace nehlídá — rozhodujete vy.

• DIČ dodavatele (bez CZ) — jen číslice (8 až 10), bez předpony CZ. Jiný tvar (ponechané CZ, mezera, jiný počet číslic) okno označí varováním „Zadejte DIČ bez prefixu CZ, jen číslice“, uložit ale dovolí. Opravte ho: kontrolní hlášení s DIČ, ve kterém zůstane jiný znak než číslice (CZ, mezera) nebo víc než 10 číslic, se nesestaví (viz Když podání nejde vytvořit); kratší DIČ aplikace do hlášení pustí, takže se k úřadu dostane chybné.
• Číslo dokladu — číslo dokladu od dodavatele.
• Datum plnění — určuje, do kterého období doklad patří. Padá-li mimo období podání, okno napíše „Datum plnění nepatří do období …“ a Uložit nepustí.
• Celkem s DPH a Sazba (21 % nebo 12 %) — z nich se dopočítá základ a daň.

Základ a daň se po zadání částky dopočítají (při každé změně částky nebo sazby znovu) a můžete je přepsat podle dokladu. Liší-li se daň od základu krát sazba o víc než 1 Kč, okno ukáže „daň neodpovídá sazbě, zkontrolujte doklad“ (uložit jde). Doklad s oběma sazbami zapište jako jeden doklad: tlačítkem + druhá sazba přidáte druhý řádek s opačnou sazbou (k 21 % se nabídne 12 % a naopak), tlačítkem Odebrat druhou sazbu ho zrušíte.

Řádek, kterému chybí DIČ dodavatele, číslo dokladu, datum plnění nebo částka, se při uložení vstupů do podání nepřenese. Stejný doklad (DIČ, číslo dokladu a datum plnění) zadaný v období dvakrát aplikace odmítne a vstupy se neuloží (Vstupy se nepodařilo uložit).

Nákup ze zahraničí (A.2)

Do bloku Nákupy ze zahraničí patří přijatá plnění, u kterých daň přiznáváte vy, ne dodavatel: zboží z EU, služba z EU a plnění od zahraniční osoby. V kontrolním hlášení jdou do oddílu A.2.

• Povaha plnění — povinná, nic není předvybrané. Zboží z EU (samovyměření) jde na řádek 3 přiznání, Přijetí služby z EU (samovyměření) na řádek 5 a Plnění od zahraniční osoby na řádek 12.
• Stát dodavatele, VAT ID a Číslo dokladu — nepovinné. VAT ID zapište bez kódu státu (ten je v poli Stát dodavatele); nemáte-li doklad, číslo nechte prázdné.
• Datum plnění — stejně jako u B.2 určuje období a mimo ně Uložit nepustí.
• Sazba, Základ (Kč) a Daň (Kč) — na dokladu bývá jen základ; daň se dopočítá jako základ krát sazba a jde přepsat (varování při rozdílu nad 1 Kč jako u B.2). Druhá sazba funguje stejně jako u B.2.

V přiznání k DPH se daň z těchto dokladů vykáže na výstupu a zároveň jako odpočet v plné výši, takže se vzájemně vyruší. Uložit nepustí, dokud nevyberete povahu plnění, ani když datum plnění padá mimo období. Řádek bez data plnění, základu nebo povahy plnění se do podání nepřenese. Stejný doklad (stát, VAT ID, číslo dokladu a datum plnění) zadaný dvakrát aplikace odmítne; prázdné číslo dokladu za duplicitu nepovažuje.

Rozcestník řadí podání podle termínu, nejbližší nahoře, a termín počítá včetně posunu na první pracovní den, padne-li na víkend nebo státní svátek.

• připraveno — období je uzavřené, soubor jste ještě nevytvořili
• připraveno k odeslání — soubor je vygenerovaný, ale ještě jste ho nestáhli
• stažené, nepodané — soubor máte u sebe, aplikace čeká na odškrtnutí
• podáno — odškrtnuté vámi po odeslání v EPO
• nepodáno — termín už uplynul a podání není odškrtnuté; podejte co nejdřív
• nepodává se — povinnost za období nevznikla. Týká se jen souhrnného hlášení (měsíc bez dodání do EU); není to prodlení a aplikace to tak nehlásí.

Periodicita souhrnného hlášení

Souhrnné hlášení se neřídí vaší periodicitou DPH, ale tím, co jste skutečně dodali (§102 odst. 6 a 7): kdo poskytuje jen služby, podává čtvrtletně, ale dodání zboží do EU překlopí plátce na měsíční hlášení od prvního měsíce toho kvartálu a pro zbytek kalendářního roku. Přiznání k DPH zůstává na vaší periodicitě, takže se obě lhůty mohou rozejít — rozcestník je proto ukazuje zvlášť.

Většinu překážek průvodce pojmenuje dřív, než soubor vznikne, a řekne, co doplnit:

• Chybí finanční úřad nebo DIČ firmy — doplňte je v Nastavení → Fakturační údaje → Daňové údaje pro kontrolní hlášení; bez nich se nedostanete ani do náhledu
• Neurčený druh plnění u dodání do EU nebo u přijatého plnění se samovyměřením — vyberete ho v průvodci. Aplikace ho záměrně neuhodne: u přiznání rozhoduje o řádku, na kterém se plnění vykáže
• Doklad s datem plnění mimo období — do podání by nevstoupil, takže průvodce jeho uložení zablokuje a řekne proč
• Faktura v režimu §92a bez kódu předmětu plnění — doplňte ho v editaci faktury
• Neplatné DIČ dodavatele — průvodce ho u pole označí varováním, ale uložit vám doklad dovolí; kontrolní hlášení s DIČ, ve kterém zůstane jiný znak než číslice nebo víc než 10 číslic, se pak nesestaví a ukáže obecnou chybu, kratší DIČ projde do hlášení chybné
• Dodání do EU nebo vývoz v období — přiznání k DPH je zatím nevykáže a generování se zastaví. V průvodci to doplnit nelze; napište nám.

V sekci Tržby vidíte tržby z pokladny. V poli Tržby za období: zadejte Datum od: a Datum do: a klikněte na Zobrazit tržby. Tabulku stáhnete jako soubor XLSX tlačítkem Export (počet) (vidí ho jen role Majitel a Provozní).

Tržby po dnech

Nahoře vidíte souhrny Počet účtů, Tržba, Tržba bez DPH, Z toho kartou a Z toho kartou bez DPH, v tabulce stejné údaje za každý den. Kliknutím na den otevřete Přehled účtů za den s grafy Objednávky za směnu po hodinách a Tržby za směnu po hodinách a seznamem účtů (založení lístku, název, místo, zaplaceno); i ten stáhnete tlačítkem Export (počet). Účet podle názvu nebo místa najdete polem Hledat… nad seznamem; stejně vypadá i seznam účtů směny.

Kliknutím na účet otevřete jeho detail; platbu na něm stornujete nebo znovu vytisknete (Storno platby, Účtenka). U účtu, ze kterého byla vystavena faktura, se místo detailu účtu otevře faktura.

Tržby po směnách

Tlačítkem Tržby po směnách přepnete na směny (období zadáte jako Datum směny od: a Datum směny do:). Souhrny jsou Počet účtů, Tržba za směny, Tržba za účty, Rozdíl (jen hotovost; karta, QR platba a převod se nepočítají) a Z toho kartou; každá směna je jeden řádek se začátkem a koncem. Zpět na dny se vrátíte tlačítkem Denní tržby.

Po kliknutí na směnu vidíte Stav pokladny na začátku směny, Stav pokladny na konci směny, Začátek směny a Konec směny; opravené údaje uložíte tlačítkem Upravit směnu. Pod nimi jsou grafy a účty směny a tlačítko Odtěžování skladu.

Příjmy spojují účtenky z pokladny a faktury do jednoho přehledu: kolik jste dostali a kdo vám ještě dluží. Dlaždice Vše, Účtenky a Faktury ukazují částky za období; kliknutím přehled zúžíte na daný typ.

Filtry

• Stav: Vše, Zaplaceno, Nezaplaceno, Po splatnosti
• Pohled: Skutečné příjmy počítá faktury podle data zaplacení (jen zaplacené), Vystaveno podle data vystavení a Účetně podle data zdanitelného plnění
• Včetně předpovědi s volbou Okno předpovědi (30, 60 nebo 90 dní) přidá sekci Očekávané příjmy (předpověď) s nezaplacenými fakturami, které mají v tom okně splatnost
• období: Den, Týden, Měsíc, Kvartál, Rok, Vlastní

Pod filtry je součet za období se srovnáním s předchozím obdobím, pro plátce DPH navíc DPH souhrn (Základ · DPH · S DPH) a graf podle způsobu platby.

Seznam a akce

Tabulka má sloupce Datum, Typ (Účtenka, Faktura, Záloh. faktura, Dobropis), Číslo, Zákazník, Platba, Stav, Částka a DPH. Kliknutím na řádek otevřete detail účtenky nebo faktury; Export (počet) stáhne zobrazené záznamy. U nezaplacené faktury jsou v řádku dvě tlačítka:

• Zaplaceno — po potvrzení označí fakturu jako zaplacenou s dnešním datem úhrady
• Upomínka — otevře e-mail s předvyplněnou upomínkou a fakturou v příloze; text můžete upravit

Export pro účetní

Tlačítko Export vpravo nahoře (na mobilu jen ikona stažení) otevře okno Export pro účetní. Vyberete Vydané faktury, Účtenky z pokladny nebo Denní tržby, období (předvyplní se období zvolené v přehledu) a formát Excel, CSV (oddělovač středník, otevře se rovnou v českém Excelu) nebo Pohoda XML.

Faktury se vybírají podle data vystavení bez ohledu na filtr stavu; zálohové faktury se nevyexportují. Dobropis je samostatný řádek se zápornými částkami podle svého data vystavení, původní faktura zůstává v plné výši. U faktur je IČO a DIČ odběratele. Plátci DPH mají u faktur i účtenek navíc rozpad základu a DPH podle sazeb. Denní tržby sčítají platby na pokladně po dnech (stejně jako obrazovka Tržby, tedy i faktury zaplacené na pokladně) a rozdělují je na hotově, kartou a ostatní platby (QR, převod). Na rozdíl od Export (počet), který stáhne jen zobrazenou tabulku, je to celé období v podobě pro účetní. Když v zadaném období nic není, soubor se nestáhne a aplikace to oznámí.

Tlačítko Stáhnout je neaktivní, dokud není období správně vyplněné: obě data v poli Období musí být dopsaná a první nesmí být později než druhé. Okno to řekne červenou hláškou „Vyplňte období; datum „od“ nesmí být později než „do“.“ U formátu Pohoda XML je neaktivní i tehdy, když chybí údaje potřebné pro Pohodu (viz níže).

Export do Pohody

Ve formátu Pohoda XML okno ukáže, s jakým IČO a do jaké pokladny se export zapíše. Tyto údaje se zadávají jednou v Nastavení → Export do Pohody; odkaz na tuto záložku je i přímo v okně. Použije se IČO zadané tam, není-li vyplněné, vezme se IČO z fakturačních údajů; musí mít 8 číslic, jinak export skončí chybou. Zkratku pokladny potřebují jen Účtenky z pokladny. Chybí-li údaj, okno to napíše a stažení nepustí. Volba Denní tržby se u tohoto formátu nenabízí.

• Vydané faktury — jako vydané faktury s odběratelem, položkami a rozpadem podle sazeb DPH, dobropisy jako opravné daňové doklady, zálohové se nevyexportují.
• Účtenky z pokladny — jako příjmové pokladní doklady do pokladny z nastavení: buď Jeden pokladní doklad za den (zvlášť hotově, kartou a ostatní platby), nebo Každá účtenka zvlášť.

Plátcům DPH doklady nesou členění DPH pro kontrolní hlášení. Výchozí jsou standardní zkratky Pohody: faktura odběrateli s českým DIČ UD, bez DIČ UDA5, tržby z pokladny UDA5, plnění s nulovou sazbou UNX. Pokud je má účetní jinak, změníte je v Nastavení → Export do Pohody; tam lze zadat i předkontaci (prázdná = výchozí předkontace v Pohodě).

V Pohodě soubor načtete přes Soubor → Datová komunikace → XML import/export. Faktury v režimu přenesené daňové povinnosti a sazby DPH, které Pohoda nezná, export odmítne s vysvětlením — takové doklady stáhněte do Excelu.

Pohledávky

Sekce Aging pohledávek (nezaplacené faktury) rozděluje dlužné částky podle počtu dní po splatnosti: 0–30, 31–60, 61–90 a 90+ dní. Nezávisí na zvoleném období; kliknutím zobrazíte faktury po splatnosti v seznamu. Dále najdete Rozpad podle platby a Top zákazníci (období). Sekce se ukážou, jen když pro ně máte data.

V režimu Freelancer / OSVČ Příjmy v menu nejsou; pohledávky vidíte v sekci Faktury. Na přehledu Faktur ale není tlačítko Upomínka. Upomínku pošlete z obrazovky Příjmy: na Dashboardu v panelu Kdo mi dluží klikněte na Vše po splatnosti a v Příjmech zvolte u filtru Stav hodnotu Po splatnosti. Upomínka se v historii faktury zapíše jako další „Odeslána emailem“ s datem a adresou — od běžného odeslání ji nerozlišíte, ani kolikrát jste upomínali.

Výpisy jsou měsíční seznamy plateb a storen z pokladny: účtenek a faktur nebo opravných daňových dokladů, které se platily přes pokladnu. Nezaplacené faktury a faktury zaplacené převodem ve výpisu nejsou; všechny faktury za zvolené období najdete v sekci Faktury. Výpis vyberete v sekci Výpisy ze seznamu Měsíc v roce.

Výpis za měsíc

Nahoře jsou Součet částek s DPH a Součet částek bez DPH, pod nimi tabulka se sloupci Číslo dokladu, Doklad, Datum vydání, Typ, S DPH, Bez DPH, Daň, Odesláno EET? a Typ platby. Filtrovat ji můžete podle Typ dokladu, Storno (Vše, Platba, Storno), Platba (Vše, Kartou, Hotově) a EET (Vše, Ano, Ne).

Kliknutím na účtenku otevřete detail platby s tlačítky Stáhnout PDF, Tisk účtenky a Odeslat na email. Kliknutím na fakturu otevřete její detail (Správa faktur), u opravného daňového dokladu jeho detail (Opravný daňový doklad).

Filtr EET

V poli Typ účtenky zvolte Účtenky odeslané do EET nebo Účtenky neodeslané do EET a klikněte na Zobrazit účtenky. Vhodné pro kontrolu se záznamy ve správci daně.

Export do Excelu

Celý výpis stáhnete jako soubor XLSX tlačítkem exportovat výpis (xlsx); Export (počet) nad tabulkou stáhne jen právě zobrazené doklady.

Kdo musí evidovat v EET 2.0

EET 2.0 se vztahuje na podnikatele přijímající hotovostní platby nebo platby kartou. Výjimky:

• Podnikatelé v paušální dani 1. pásma (příjmy do 1 mil. Kč/rok) — evidovat nemusí
• Platby převodem z účtu — nevztahuje se na ně

Co víme o EET 2.0

Konečnou podobu schválila vláda v květnu 2026, zákon míří do Poslanecké sněmovny. Hlavní změny oproti původnímu EET:

• Evidují se pouze minimální údaje: DIČ, evidenční jednotka (provozovna), pokladní zařízení, pořadové číslo tržby, datum a čas, celková částka v Kč a ID zprávy
• Žádná povinnost vystavit ani předat účtenku — doklad pouze na vyžádání podle zákona o ochraně spotřebitele. Kódy FIK/BKP/PKP a informační oznámení v provozovně se ruší
• Nový protokol: datová zpráva ve formátu XML ověřená certifikátem z daňové informační schránky (DIS+) — nikoli SOAP jako dříve. Jde o novou specifikaci, ne upgrade původního systému
• Evidují se i bezhotovostní platby (převody, kryptoměny, vouchery/stravenky), nejen hotovost
• Spropitné v gastronomii je osvobozeno od daně do 7 % měsíčních tržeb ze stravovacích služeb
• Výjimky: paušální daň 1. pásma (s měsíční přirážkou), banky a pojišťovny, hazard, energetika, prodejní automaty, doprava a další

1. Získání certifikátu

Certifikát pro EET 2.0 vydává Finanční správa. Postup:

2. Nahrání certifikátu do Kasíruj.cz

Ověřovací mód (playground)

Ve výchozím nastavení běží EET v ověřovacím módu. V tomto módu se platby odesílají na testovací server EET — tržby se skutečně neevidují, slouží jen k ověření správnosti nastavení.

Postup ověření:

Historie EET komunikace

Všechna odeslání jsou zaznamenána v sekci EET komunikace. Vidíte čas odeslání, stav (Odesláno / Chyba) a případný chybový kód. Chybné záznamy lze znovu odeslat tlačítkem Znovu odeslat.

Storno v EET

Při stornu platby v Kasíruj.cz se automaticky odešle do EET opravný záznam s negovanou částkou. Storno záznamy jsou v historii EET komunikace označeny jako Storno.

Podporované tiskárny

Kasíruj.cz tiskne na libovolnou tiskárnu nainstalovanou v operačním systému. Doporučujeme pokladní tiskárnu EPSON TM-T20II — jednoduchá instalace, dobrá dostupnost u českých prodejců.

Nastavení výchozí tiskárny

V operačním systému nastavte pokladní tiskárnu jako výchozí tiskárnu. Ve Windows: Start → Nastavení → Bluetooth a zařízení → Tiskárny.

Tisk účtenky

Tlačítko Tisknout účtenku po platbě otevře okno tisku prohlížeče; vyberte pokladní tiskárnu a potvrďte. Zkušební účtenku vytisknete v Nastavení → Tisk tlačítkem Tisk účtenky pod náhledem.

Tisk bez potvrzovacího dialogu (Chrome kiosk mód)

Chrome standardně zobrazuje potvrzovací dialog před každým tiskem. Pro automatický tisk bez potvrzení spusťte Chrome s parametrem --kiosk-printing:

"C:\Program Files\Google\Chrome\Application\chrome.exe" --kiosk-printing

Tento parametr přidejte do cíle zástupce Chrome na ploše (pravý klik → Vlastnosti → Cíl).

Vzhled účtenky

Účtenku si přizpůsobíte v Nastavení → Tisk. V části Nastavení tisku vyplníte Šířka účtenky (počet znaků na řádek, mezi 30 a 100) a zaškrtnutím Částka celkem v eur? přidáte na účtenku částku v eurech podle Směnný kurz za euro; uložíte tlačítkem Uložit nastavení tisku. V části Nastavení účtenky vyplníte údaje v hlavičce účtenky — název společnosti, IČ, DIČ, webovou stránku, e-mail, telefon a adresu — a uložíte tlačítkem Upravit nastavení účtenky. Vedle formuláře vidíte náhled účtenky.

Jak přijímáte platby kartou, nastavíte v Nastavení → Karetní terminál v části Režim karetního terminálu:

• Nemám platební terminál — platby kartou nebudou v pokladně dostupné.
• Mám vlastní platební terminál — zákazník zaplatí na vašem terminálu a vy platbu v pokladně zaznamenáte tlačítkem Kartou.
• Terminál SumUp — pokladna pošle platbu na spárovaný terminál SumUp a výsledek doplní automaticky. Jedna platba může být od 30,00 Kč do 10 000 000,00 Kč.
• Terminál Comgate — pokladna pošle platbu na fyzický terminál přes CloudPOS a výsledek doplní automaticky. Nejde o platební bránu pro web. Jedna platba může být od 1,00 Kč do 1 000 000,00 Kč včetně obou mezí.

První dvě volby uložíte tlačítkem Uložit nastavení. SumUp a Comgate se aktivují až úspěšným připojením podle postupu níže.

Všechny čtyři volby zůstávají viditelné. Je-li integrace vypnutá, její karta je šedá a nelze ji vybrat; dosavadní uložená volba ale zůstane zaškrtnutá. Nad volbami se pro každého nedostupného poskytovatele zvlášť zobrazí „Terminálové platby SumUp jsou v tuto chvíli nedostupné.“ nebo „Terminálové platby Comgate jsou v tuto chvíli nedostupné.“ Samotné vypnutí integrace uložené propojení, přístupové údaje ani párování nemaže.

Účet Kasíruj může mít nejvýše jeden aktivní propojený terminál. Používají ho společně všechny jeho pokladny; jednotlivým pokladnám nelze přiřadit jiné terminály.

Záložku Nastavení → Karetní terminál vidí a mění jen Majitel a Provozní: volí režim, připojují a odpojují SumUp i Comgate a párují terminál. Platit terminálem, obnovit stav platby a ručně rozhodnout nejasný výsledek smí každá role, která v pokladně platí, včetně Brigádníka. Není-li propojení u vašeho účtu dostupné, je u volby text „Integrace SumUp terminálu je momentálně nedostupná.“ nebo „Integrace Comgate terminálu je momentálně nedostupná.“

Připojení SumUp

Připojení Comgate

Potřebujete přístupové údaje CloudPOS pro konkrétní terminál od Comgate. Zvolte Terminál Comgate, vyplňte Přihlašovací identifikátor (login) a Tajný klíč (secret) a klikněte na Připojit a uložit. Údaje najdete v portálu Comgate v části Integrace → Nastavení obchodů → Terminály. Tajný klíč opište přesně, včetně případných mezer. Pokladna nejdřív ověří připojení; terminál musí být online a připravený, nikoli obsazený. Při chybě uvidíte „Připojení se nepodařilo ověřit.“ a „Comgate zatím není aktivní. Původní nastavení zůstává beze změny.“ — například „Comgate odmítl připojení. Zkontrolujte login, secret a povolené IP adresy.“ nebo „Terminál není online a připravený k připojení.“ Údaje pak můžete opravit.

Po připojení vidíte login a informaci, že je klíč uložený, nikdy jeho hodnotu. Stav terminálu ověříte tlačítkem Ověřit stav terminálu.

Placení propojeným terminálem

U účtu a přímého prodeje klikněte v pokladně na Kartou. U zakázkového listu klikněte na Vystavit účtenku, v okně Zaplatit zakázkový list a vystavit účtenku zvolte Kartou a potvrďte. U faktury otevřete její detail, klikněte na Zaznamenat úhradu, zvolte Kartou a potvrďte Zaznamenat úhradu (aplikace ohlásí „Faktura byla odeslána na terminál.“); okno Zaplatit v přehledu faktur platbu kartou nenabízí. Otevře se okno Platba terminálem (u přímého prodeje a zakázkového listu Platba přímého prodeje terminálem, u faktury Platba faktury terminálem) se stavem Čeká na platbu. Pošlete zákazníka k terminálu a počkejte na výsledek; okno se na něj samo ptá zhruba dvě minuty, potom si ho vyžádáte tlačítkem Obnovit stav. Po potvrzení aplikace ohlásí „Platba na terminálu byla dokončena“ a uloží platbu k příslušnému dokladu. V Pohybech a přehledech se taková platba jmenuje Karta (terminál) a na rozdíl od hotovosti se nezaokrouhluje.

Po potvrzené platbě účtu nebo přímého prodeje se zobrazí účtenka k tisku. Tlačítko Tisknout účtenku vás po tisku vrátí na přehled otevřených účtů; platili-li jste účet z Agendy, vrátí vás na zakázku, kalendář nebo zakázkový list. U zakázkového listu se účtenka ukáže v okně Účtenka, u faktury účtenka nevzniká a aplikace vás vrátí na přehled faktur.

Je-li částka mimo limit poskytovatele, okno se neotevře a aplikace ohlásí „Částka je pro platbu terminálem příliš nízká.“ nebo „Částka je pro platbu terminálem příliš vysoká.“ s uvedenou hranicí (SumUp 30–10 000 000 Kč, Comgate 1–1 000 000 Kč).

Propojený terminál vyžaduje připojení k internetu; novou platbu přes SumUp ani Comgate nelze zahájit offline. Je-li offline aplikace, je Kartou zašedlé s upozorněním „Platba terminálem vyžaduje připojení“; je-li offline terminál, s upozorněním „Terminál je offline“. Když Comgate hlásí, že je terminál zaneprázdněný, nebo stav terminálu není známý, tlačítko se neukáže. Rozpracovanou platbu otevřete i při offline terminálu. Comgate v Kasíruj přijímá pouze Kč.

Nejistý výsledek známé transakce

U Comgate: pokud poskytovatel nepotvrdil konečný výsledek známé transakce, okno ukáže Výsledek neznámý a varování Nezahajujte další platbu. Zkontrolujte terminál a portál poskytovatele a použijte Obnovit stav. Platba zůstává nevyřešená; nelze ji ručně označit jako zaplacenou ani nezaplacenou.

Vrácení nebo storno před uložením platby

U Comgate: při hlášení Poskytovatel hlásí vrácení nebo storno platby zůstane platební okno otevřené, dokud nezvolíte Zavřít. Část peněz mohla zůstat stržena. Před další platbou ověřte částku na terminálu a v portálu poskytovatele. Původní částka platby není vrácená částka; varování nepotvrzuje vrácení všech peněz.

U SumUp se vrácená nebo stornovaná platba ukáže jako nedokončená: aplikace ohlásí „Platba na terminálu nebyla dokončena“ a platba se neuloží.

Okno nenabízí opakování platby ani ruční rozhodnutí a samo se nezavře. Pokud výsledek dorazí po zavření okna, upozornění zůstane dostupné při návratu k původnímu pokusu. Nevznikne tím nová účetní platba, refundace ani další stržení.

Po ověření u poskytovatele a vědomém zavření varování můžete na stejném dokladu zahájit novou platbu obvyklým tlačítkem Kartou. Samotné zavření ji nespustí. Při návratu nebo obnovení stránky zůstane původní varování dostupné, dokud nevznikne novější pokus.

Zavření okna není potvrzené zrušení

Křížek i Zrušit platbu zavřou okno a zahájí pokus o zrušení. Samotné zavření neznamená, že zákazník nezaplatil. SumUp přijímá požadavek na zrušení asynchronně — odeslání požadavku ještě není potvrzení zrušení. Kontrola výsledku pokračuje na serveru i po zavření okna nebo obnovení stránky.

Nepotvrdí-li SumUp zrušení, aplikace ohlásí „Zrušení platby se nepodařilo potvrdit.“ Při návratu k pokusu pak okno ukáže Ruší se nebo Výsledek neznámý a upozornění Platba může stále proběhnout; novou platbu nezahajujte.

Comgate vzdálené zrušení této platby nepodporuje. Pokladna upozorní: Okno bylo zavřeno, ale platba na terminálu může pokračovat. Zrušte ji přímo na terminálu. Zkontrolujte terminál a portál poskytovatele; potvrzená pozdější platba se stále může zaúčtovat.

Návrat k rozpracované platbě

Po zavření okna nebo obnovení stránky se vraťte ke stejnému účtu, faktuře nebo zakázkovému listu a otevřete jeho platbu kartou. Dokud původní pokus není vyřešený, pokračujete v něm, nikoli v nové platbě. V okně použijte Obnovit stav.

U přímého prodeje se po návratu na Přímý prodej načte původní rozpracovaný pokus i tehdy, když je po obnovení stránky košík prázdný. Pokud jeho okno zavřete, tlačítko Kartou ho znovu otevře i bez položek. Nepřidávejte kvůli obnově znovu zboží a nezahajujte druhé stržení; nejdřív ověřte výsledek původního pokusu.

Dokud pokus o platbu terminálem není vyřešený, nejde účet upravit, uspat, probudit, smazat ani uzavřít, objednat na něj, změnit typ platby ani stornovat jeho platby (aplikace hlásí „Účet má rozpracovanou platbu terminálem.“) a fakturu nejde upravit, zaplatit ani smazat („Faktura má rozpracovanou platbu terminálem.“). Směnu nelze uzavřít („Směnu nelze uzavřít, dokud terminál dokončuje platbu.“).

Neznámý výsledek a rozhodnutí obsluhy

Pokud se nepodaří potvrdit založení platby, uvidíte Nejdříve ověřte výsledek. Podle částky a času zkontrolujte terminál a portál poskytovatele. Až po kontrole zvolte Platba proběhla nebo Platba neproběhla. Pokud si nejste jistí, nerozhodujte a novou platbu nezahajujte; zákazník by mohl zaplatit dvakrát. Rozhodnout smí každá role, která platí v pokladně.

Za zvolený výsledek odpovídá obsluha. Rozhodnutí se uloží natrvalo se jménem obsluhy a časem. Není to potvrzení poskytovatele ani příkaz ke zrušení na terminálu. Volba Platba proběhla vytvoří účetní platbu. Volba Platba neproběhla nevytvoří platbu ani účtenku a nezvýší tržby; zůstane pouze záznam pokusu.

Ruční rozhodnutí nelze přepsat: jiná volba po uloženém rozhodnutí skončí hláškou „Platba už nečeká na rozhodnutí obsluhy. Obnovte její stav.“ Nepodaří-li se rozhodnutí odeslat, uvidíte „Rozhodnutí se nepodařilo potvrdit. Obnovte stav platby.“ Pozdější zprávu poskytovatele aplikace eviduje interně, v Kasíruj ji nevidíte: nezmění uložené rozhodnutí, jeho obsluhu ani čas a sama nezaloží další účetní platbu. Případný rozpor se skutečným stržením řeší obsluha u poskytovatele plateb.

Po ručním rozhodnutí (a u Comgate vždy) aplikace před další platbou ověří, že je terminál online; jinak ohlásí „Terminál není připravený. Ověřte, že je online a neprobíhá na něm platba.“ Běží-li jiná nedokončená platba, ohlásí „Na terminálu už běží platba.“

Pokud je rozhodnutí uložené, ale účetní platba se ještě dokončuje, použijte Obnovit stav a nezakládejte druhou platbu. Dokončení účetního záznamu podle uloženého ručního rozhodnutí nevyžaduje znovuzadání přístupových údajů.

Historie plateb a pokusů

Označení Zaplaceno ručně nebo Nezaplaceno ručně doprovází původní jméno obsluhy a datum a čas rozhodnutí. Zůstanou zachované i po přejmenování nebo smazání uživatele, obnovení stránky, odpojení terminálu či změně poskytovatele.

Běžný neúspěšný pokus má stav Selhalo. Nejde o ruční rozhodnutí obsluhy: u tohoto stavu se jméno ani čas ručního rozhodnutí nezobrazují. Nevznikla účetní platba ani účtenka a pokus nezvyšuje tržby.

• Na detailu účtu v části Pohyby je ručně potvrzený úspěch na kartě platby. Neúspěšný pokus má vlastní kartu Pokus o platbu s textem „Požadováno … · bez účetního pohybu“ a odkazem Detail pokusu; nezmění částku pohybů ani zbývající dluh.
• V Faktury otevřete příslušnou fakturu. V informační kartě s historií dokladu najdete ruční rozhodnutí s obsluhou a časem i neúspěšné pokusy (Selhalo); u pokusu bez platby také Detail pokusu.
• V přímém prodeji otevřete Vydané účtenky. Zaplacený prodej najdete v seznamu účtenek; neúspěšné pokusy jsou oddělené pod ním v sekci Pokusy bez platby s odkazem Detail pokusu. Sekce je dostupná i bez jediné vydané účtenky. Tyto pokusy nemají účtenku a nejsou součástí tržeb.
• Na detailu zaplacené platby je sekce Historie platby s Ruční rozhodnutí obsluhy, původním poskytovatelem a Reference pokusu. Najdete ji při otevření platby z účtu v pokladně i z Tržby. Poskytovatel u ručního rozhodnutí popisuje původní pokus; není to potvrzení, že platbu ověřil.

Detail pokusu otevře obrazovku Pokus o platbu. Ukazuje stav, místní referenci, požadovanou částku, zahájení a ukončení, původního poskytovatele a souvislost s účtem, fakturou nebo přímým prodejem. Sekce Rozhodnutí obsluhy se zobrazí jen u skutečně uloženého ručního rozhodnutí. Jde o záznam bez platby: nelze z něj tisknout či posílat účtenku, stornovat platbu ani vracet peníze. Odkaz funguje i po obnovení stránky, bez přístupových údajů k terminálu. Pozdější úspěšné zaplacení dřívější nezaplacený pokus z historie neodstraní.

Údaje karetní transakce

Sekce Karetní transakce na detailu platby je oddělená od Historie platby. Obsahuje uložené údaje od poskytovatele, nikoli rozhodnutí obsluhy: například Poskytovatel, Karta se zakrytým číslem, Čas transakce, Reference, Autorizační kód, Způsob načtení, Ověření a Částka u poskytovatele. Zobrazí se jen dodané údaje; chybějící se nedoplňují odhadem. Reference poskytovatele není místní Reference pokusu.

Tyto údaje zůstávají u původní platby i po odpojení nebo přepnutí mezi SumUp a Comgate. Aktuálně zvolený terminál je nepřepíše; k jejich zobrazení v pokladně ani v Tržby nejsou potřeba přístupové údaje k původnímu poskytovateli. Stejné údaje jsou i na účtence — tištěné (KARETNÍ TRANSAKCE) i v PDF.

Vrácení peněz

Vrácení karetní platby provedete mimo Kasíruj: u SumUp ručně v aplikaci nebo portálu poskytovatele, u Comgate ručně v klientském portálu Comgate. Na detailu zaplacené platby použijte Instrukce k refundaci: aplikace zobrazí pokyn „Vraťte částku ručně v aplikaci nebo v portálu poskytovatele plateb.“ (SumUp) nebo „Vraťte částku ručně v klientském portálu Comgate.“ Pokyny vycházejí z původního pokusu a lze je získat i bez přístupových údajů k terminálu. Jejich zobrazení peníze nevrací.

Platbu zaznamenanou ručně v režimu Mám vlastní platební terminál vrátíte na svém terminálu; Kasíruj u ní Instrukce k refundaci nenabízí a v evidenci ji jen stornujete.

Kasíruj neposílá příkaz k refundaci ani k reverzaci karetní transakce. Storno platby v účetní evidenci samo peníze zákazníkovi nevrátí a není ani zrušením rozpracované platby na terminálu.

Uzávěrku platebního terminálu proveďte mimo Kasíruj podle pokynů poskytovatele. Uzavření směny v Kasíruj ji na terminálu nespouští.

Časté problémy

• Terminál je spárovaný, ale není online (SumUp) nebo Comgate je připojený · terminál je offline — zkontrolujte připojení terminálu k internetu. V Nastavení → Karetní terminál použijte u SumUp Obnovit stav, u Comgate Ověřit stav terminálu.
• Částka je pro platbu terminálem příliš nízká. nebo … příliš vysoká. — přes SumUp lze platit od 30 Kč do 10 000 000 Kč, přes Comgate od 1 Kč do 1 000 000 Kč; zaplaťte jiným způsobem.
• Párování terminálu vypršelo. Vygenerujte nový kód. — na terminálu si nechte zobrazit nový kód a spárujte znovu.
• Odkaz pro připojení je neplatný nebo vypršel. — spusťte připojení účtu znovu.

Odpojení

Tlačítko Odpojit terminál odpojí jen terminál, účet SumUp i zvolený režim zůstanou (aplikace se zeptá „Opravdu chcete odpárovat terminál?“). Odpojit SumUp zruší celé propojení; aplikace se zeptá „Opravdu chcete odpojit SumUp účet? Spárované terminály přestanou fungovat.“ Comgate odpojíte tlačítkem Odpojit Comgate s otázkou „Opravdu chcete odpojit Comgate?“ Po odpojení SumUp nebo Comgate se režim přepne na Nemám platební terminál. Dokud je povolený poskytovatel připojený, ostatní režimy nejdou zvolit. Pro změnu poskytovatele nebo přístupových údajů nejdřív odpojte stávající propojení. Rozpracovanou platbu je nutné nejdřív vyřešit a dokončit její účetní záznam (jinak aplikace odpojení odmítne, například „Terminál má rozpracovanou platbu. Dokončete ji před odpojením účtu.“). Odpojení uloženou historii nemaže.

Je-li uložený poskytovatel dočasně vypnutý, ostatní povolené volby vybrat můžete. Nejdřív se ale zobrazí stejná otázka na odpojení. Zavření, kliknutí mimo dialog nebo Escape ponechá původní výběr i uložené údaje beze změny. Potvrzení odstraní původní propojení, přístupové údaje a párování; potom první dvě volby uložíte tlačítkem Uložit nastavení, nebo dokončíte připojení druhého poskytovatele.

Při odmítnutém odpojení zůstává původní nastavení. Při nejistém výsledku aplikace nejdřív ověří uložený stav; pokud se ověření nepodaří, použijte Načíst znovu. Do té doby změna nepokračuje, ani po odchodu na jinou záložku a návratu. Po návratu se původně zamýšlená volba sama neprovede; po ověření stavu ji zvolíte znovu. Pokud už odpojení proběhlo, uloženým režimem je Nemám platební terminál. Neúspěšné nebo zrušené připojení nového poskytovatele původní propojení neobnoví.

Kasíruj.cz je k dispozici i jako mobilní aplikace pro Android. Aplikace otevírá stejnou Kasíruj.cz jako prohlížeč: přihlašujete se stejným e-mailem a heslem a data jsou společná. Navíc umí tisknout účtenky na Bluetooth tiskárnu.

Podporované tiskárny

Pokladní termotiskárny s Bluetooth, které tisknou v jazyce ESC/POS (většina pokladních tiskáren), s Bluetooth Low Energy i s klasickým Bluetooth. Tiskárnu s klasickým Bluetooth nejdřív spárujte v nastavení Bluetooth telefonu nebo tabletu; tiskárnu s Bluetooth Low Energy aplikace najde sama.

Nastavení tiskárny

Jinou tiskárnu vyberete po kliknutí na Zrušit nastavení zařízení.

Tisk v pokladně

Po platbě klikněte na Tisknout účtenku; účtenka se vytiskne na vybranou tiskárnu. Dokud v aplikaci nemáte uloženou tiskárnu, tlačítko se nezobrazuje. Starší účtenku vytisknete z detailu účtu (kapitola Účtenka: tisk, PDF a e-mail). Stáhnout PDF uloží účtenku do telefonu.

Na obrazovce Účty je v aplikaci pro Android volba Tisknout příchozí objednávky. Když ji zaškrtnete, zařízení samo vytiskne každou objednávku zadanou z jiného zařízení — například bonovačku do kuchyně nebo na bar.

Časté problémy

• Není vybráno žádné zařízení pro tisk. nebo Není vybrána tiskárna. Otevřete Nastavení tisku. — vyberte tiskárnu v Nastavení → Tisk a uložte.
• Bluetooth oprávnění zamítnuto. Povolte v systémovém nastavení. — povolte aplikaci Kasíruj Bluetooth v nastavení telefonu (Aplikace, Oprávnění).
• Nelze se připojit k tiskárně. Zapnutá v dosahu? — zapněte tiskárnu a přibližte ji.
• Tisk selhal. Zkontrolujte připojení k tiskárně. — zkontrolujte papír a Bluetooth a klikněte na Tisknout znovu; platba zůstává uložená.
• Tisk není v této verzi aplikace dostupný. — aktualizujte mobilní aplikaci Kasíruj.cz.
• Tiskárna nemá v seznamu Zařízení? Tiskárnu s klasickým Bluetooth nejdřív spárujte v nastavení telefonu a otevřete nastavení tisku znovu.

Ke Kasíruj.cz můžete přidat více uživatelů — každý má roli, která určuje co smí dělat, a (je-li zapnutý pokladní PIN) vlastní PIN.

Přehled rolí

Přidání uživatele

Úprava, deaktivace a smazání

Kliknutím na řádek v seznamu otevřete detail uživatele — Heslo a Potvrzení hesla na detailu nejsou (heslo odsud změnit nejde), místo nich je Pokladní PIN (vyplňte jen při změně) (prázdné pole PIN nemění), dál stejná pole jako při založení a navíc checkboxy Aktivní uživatel a Zobrazovat v denním pohledu rezervací (řídí, zda je uživatel sloupcem v denním pohledu rezervací, zda mu může připadnout online rezervace a zda ho lze vybrat v Rozpisu dne — vypněte třeba u recepce nebo majitele bez vlastních směn), a tlačítko Upravit uživatele. Odškrtnutím Aktivní uživatel uživatele deaktivujete, aniž byste přišli o jeho historii; k trvalému odstranění slouží tlačítko Smazat uživatele v hlavičce detailu.

Pracovníka, který má budoucí rezervace (ve stavu Nepotvrzeno, Potvrzeno nebo Dorazil) nebo je v poli Pracovníci budoucí zakázky či události z Agendy (zrušená zakázka se nepočítá), nejde deaktivovat, vypnout mu Zobrazovat v denním pohledu rezervací ani ho smazat — jeho rezervace by v kalendáři zmizely a zakázky by zůstaly bez pracovníka. U rezervace, která se na zakázku nepřevedla, se počítá pracovník uvedený jako odpovědný i v poli Pracovníci, u zakázky (i u rezervace převedené na zakázku) jen ten v poli Pracovníci (kdo ji jen Spravuje, se nepočítá). Aplikace vypíše, které rezervace a zakázky to jsou (například „Michal Toman má 3 budoucí rezervace a zakázky“; zakázky a události nesou štítek Zakázka nebo Událost), a tlačítko Přeřadit v kalendáři (nebo Otevřít u řádku) vás převede do Rezervace na den té položky; pracovníka tam změníte u každé zvlášť (zakázku také v Zakázky). Po přeřazení všech se akce povede. U pracovníka, který už je neaktivní, se rezervace v denním pohledu nekreslí — nejdřív ho znovu aktivujte, rezervace přeřaďte a teprve potom ho deaktivujte.

Seznam Uživatelé filtrujete podle Role a Aktivní (Vše / Aktivní / Neaktivní); Export (počet) nad tabulkou stáhne zobrazené uživatele do Excelu.

Přihlášení do pokladny

Nastavení firmy najdete v sekci Nastavení v levém menu. Uživatele spravujete v samostatné sekci Uživatelé. Přehled záložek Nastavení:

Záložku Nastavení → Toto zařízení vidí každá role. Role bez nastavení firmy (Zaměstnanec, Recepční, Brigádník) mají v levém menu položku Nastavení a v ní jen tuto záložku.

Na zařízení, kde velikost písma ještě nikdo nevybral, nabídne Dashboard a úvodní obrazovka Pokladny (Účty nebo Přímý prodej) pruh Je písmo malé? s volbou 100 %, 112,5 % a 125 %. Zvolená velikost platí hned a je to totéž nastavení jako v záložce Nastavení → Toto zařízení; pruh zavřete tlačítkem Hotovo. Křížek ho zavře bez volby a písmo zůstane na 100 %. Dokud velikost nezvolíte ani pruh křížkem nezavřete, ukáže se znovu při dalším otevření.

V režimu Freelancer / OSVČ má Nastavení jen záložky Fakturační údaje, Kontaktní údaje, Fakturace, Export do Pohody, Použití a funkce, Smazání účtu a Toto zařízení.

Funkci, ke které už máte data, nejde v Nastavení → Použití a funkce vypnout. Po kliknutí na Upravit vlastnosti a funkce se objeví červená hláška, třeba Funkci nelze deaktivovat - nesmí existovat žádný nákup (podobně u inventur, položek skladu a receptů nebo míst); funkce zůstane zapnutá. Nejdřív smažte data, která funkci brání — například Smazat nákup v detailu nákupu, který naskladněné množství zase odečte ze skladu — a teprve potom funkci vypněte.

Sekce Vyúčtování (role Majitel a Provozní) shrnuje předplatné Kasíruj.cz a historii vlastních faktur za něj — nemá nic společného s fakturami, které vystavujete svým zákazníkům (kapitola Správa faktur). Přehled Předplatné Kasíruj s platebními údaji a tlačítky vidí jen role Majitel, Provozní má na stránce jen tabulku historie vyúčtování.

Zkušební doba

Nový účet má 30 dní zkušební doby bez zadání karty. Zbývající dny ukazuje štítek Trial na Dashboardu (klepnutím otevřete okno Vaše trial období s datem konce a cenou). V přehledu Předplatné Kasíruj ukazuje štítek Zkušební verze a datum konce zkušební doby. Tři dny před koncem přijde e-mail Zkušební období Kasíruj.cz brzy končí. Po skončení zkušební doby se předplatné samo změní na Aktivní. Následující celý kalendářní měsíc je zdarma a první faktura se vystaví 1. dne měsíce po něm (končí-li zkouška 7. 11., služba je zdarma do 31. 12. a první faktura přijde 1. 1.), splatnost je 14 dní. Do první faktury ukazuje přehled Zatím nic k úhradě s datem první faktury. Nechcete-li pokračovat, zrušte předplatné ještě před koncem zkušební doby (viz Zrušení a obnovení).

Stav předplatného

Přehled Předplatné Kasíruj ukazuje stav (Zkušební verze, Aktivní, Po splatnosti nebo Zrušeno) a podle stavu datum konce zkušební doby, další vyúčtování, nebo po zrušení Přístup do (datum) (poslední den, kdy se přihlásíte). Pás pod nadpisem ukazuje Tarif (měsíční částka), K úhradě (součet nezaplacených faktur) a, je-li nějaká faktura otevřená, i Po splatnosti. Den po dni splatnosti přijde e-mail Faktura za Kasíruj.cz je po splatnosti (stav zůstává Aktivní) a v aplikaci se nahoře ukáže upozornění s datem, kdy se přístup pozastaví; Majitel v něm najde tlačítko Jak zaplatit (vede do Vyúčtování), ostatní role text Kontaktujte vlastníka účtu. Stav Po splatnosti nastane, až platba nedorazí a nespáruje se ani do 10 dnů po dni splatnosti; stav se nastavuje při noční kontrole (ve 3:00) a tou chvílí se zablokuje přihlášení (už otevřená relace běží dál, dokud se uživatel neodhlásí).

Když je přístup zablokovaný

Po zablokování přijde e-mail Přístup ke Kasíruj.cz byl pozastaven. Přihlášení pak místo aplikace ukáže obrazovku PŘÍSTUP POZASTAVEN. Majiteli ukáže každou nezaplacenou fakturu zvlášť, od nejstarší: částku, splatnost, číslo účtu, variabilní symbol a QR kód, který naskenujete v mobilním bankovnictví. Ostatním rolím ukáže Kontaktujte vlastníka účtu. Nic nemusíte posílat podpoře ani stahovat PDF.

Přístup se vrátí, až jsou zaplacené všechny faktury po splatnosti, tedy všechny, u kterých už uplynula lhůta do zablokování (10 dnů po splatnosti). Faktura, která je jen po splatnosti a lhůta jí ještě běží, odblokování nebrání. Platby z banky se párují každou hodinu, takže se přístup obvykle obnoví do hodiny po připsání platby. Odkaz Zaplaceno? Zkusit znovu znovu odešle přihlášení; pokud platba ještě nedorazila, obrazovka to napíše a zůstane zobrazená, po spárování vás přihlásí. Částečná úhrada přístup neobnoví. Je-li účet pozastavený, ale žádná nezaplacená faktura po splatnosti nezbývá, obrazovka odkáže na podpora@kasiruj.cz.

Zrušení a obnovení

Předplatné zrušíte v přehledu v nabídce ⋯ (v pravém horním rohu přehledu) příkazem Zrušit předplatné. Otevře se potvrzovací dialog Opravdu zrušit předplatné? Přístup zůstává do (datum) (konec aktuálního období), poté se již nebude fakturovat. (u zkušební verze místo toho Opravdu zrušit zkušební verzi? Přístup zůstává do (datum), poté předplatné nezačne.) s nepovinným výběrem Důvod zrušení (nepovinné) — výchozí Bez udání důvodu, nebo Příliš drahé / Přecházím ke konkurenci / Už službu nepotřebuji / Chybí mi funkce / Technické problémy / Jiný důvod. Po zrušení nabídne přehled místo toho tlačítko Obnovit předplatné; potvrzením se předplatné opět aktivuje. U zrušené zkušební verze obnovené před koncem zkušební doby se konec zkušební doby nemění; u placeného předplatného se začne znovu účtovat.

Historie vyúčtování

Tabulka má sloupce Číslo vyúčtování, Datum vystavení, Datum splatnosti, Částka a Uhrazeno (hodnoty uhrazeno / neuhrazeno; platba přijatá bankovním převodem se ukáže jako uhrazeno po spárování, obvykle do hodiny); sloupec Akce má tlačítko vyúčtování v PDF, které soubor stáhne jedním kliknutím jako Kasiruj-(číslo).pdf. Majiteli se u novější nezaplacené faktury ukáže i tlačítko QR. Textové pole Hledat… nad tabulkou filtruje podle čísla.

Jak zaplatit

Předplatné se platí jen bankovním převodem; platba kartou ani přes platební bránu v Kasíruj.cz není. Majitel najde platební údaje přímo v přehledu Předplatné Kasíruj v sekci Vyúčtování: číslo účtu, variabilní symbol (shodný s číslem vyúčtování) a QR kód k naskenování v mobilním bankovnictví, v pásu K úhradě částku a splatnost. Číslo účtu i variabilní symbol zkopírujete tlačítkem vedle nich. Stejné údaje uvidí i na obrazovce PŘÍSTUP POZASTAVEN, takže platba nezávisí na PDF ani na e-mailu.

Je-li nezaplacených vyúčtování víc, přehled ukazuje údaje a QR nejstarší z nich — platí se od nejstarší. Pás K úhradě ukazuje součet všech nezaplacených faktur, kdežto QR, variabilní symbol i splatnost patří nejstarší; řádek Zaplaťte … s VS … říká, kolik pod tímto symbolem poslat. U novějších faktur v tabulce otevře tlačítko QR jejich QR kód a variabilní symbol; každou fakturu platíte zvlášť a se svým variabilním symbolem. U jedné faktury je částka v QR i v pásu K úhradě zbývající dlužná částka: po částečné platbě ukáže přehled uhrazeno X z Y a QR kód už jen zbytek.

Podle variabilního symbolu Kasíruj.cz platbu spáruje s vyúčtováním (hodinová kontrola plateb z banky). Platba bez variabilního symbolu se nespáruje a částečná platba přístup neobnoví. Pokud účet dodavatele na faktuře chybí, přehled ukáže jen variabilní symbol a částku a odkáže na podporu.

Účet Kasíruj i všechna data vaší firmy můžete nechat smazat. Postup je stejný jako na webu na stránce Smazání účtu (kasiruj.cz/smazani-uctu). Záložku Nastavení → Smazání účtu vidí uživatelé, kteří mají Nastavení firmy; je poslední před záložkou Nastavení → Toto zařízení.

Jak o smazání požádat

• Ve zkušební době: Majitel otevře Nastavení → Smazání účtu a zvolí Zrušit účet. Přístup do účtu se ihned uzavře a účet smažeme nejpozději do 30 dnů.
• Kdykoli jindy: napište na podpora@kasiruj.cz z e-mailu uživatele s rolí Majitel. Uveďte název firmy nebo identifikátor společnosti. Pokud budeme potřebovat ověřit, že žádost posíláte vy, ozveme se. Majitel placeného účtu tlačítko Zrušit účet nevidí; má jen Otevřít postup.
• Ostatní role (například Manažer) v záložce uvidí větu O smazání účtu může požádat jen uživatel s rolí Majitel. a Otevřít postup.

Po ověření žádosti přístup do účtu uzavřeme a účet smažeme nejpozději do 30 dnů. O přijetí žádosti i o dokončení smazání vám pošleme e-mail. Smazání je nevratné.

Předplatné

Žádostí o smazání předplatné končí. Zaplacené předplatné za zbývající část období se nevrací. Máte-li nezaplacenou fakturu za předplatné, účet smažeme až po jejím zaplacení.

Co smažeme

Všechna data vaší firmy: uživatele a jejich přihlašovací údaje, produkty, účtenky, faktury, zákazníky, zakázky, rezervace, přílohy, nastavení i propojení s bankou nebo platebními službami.

Co si před smazáním stáhněte

Účtenky a faktury, které jste v Kasíruj vystavili, jsou vaše účetní doklady a zákon vám ukládá je uchovávat. Před žádostí o smazání si stáhněte PDF vydaných a zálohových faktur (v detailu faktury tlačítko Dokument PDF) a přehledy pro účetní: Příjmy, tlačítko Export (účtenky z pokladny, vydané faktury a denní tržby), nebo Faktury, tlačítko Export, ve formátu Excel, CSV nebo Pohoda XML. Po smazání je obnovit nepůjde.

Co si ponecháme

• Faktury, které jsme vám vystavili za předplatné Kasíruj, včetně fakturačních údajů vaší firmy, a záznamy o jejich platbách — po dobu, kterou stanoví daňové a účetní předpisy.
• Záznamy o akcích provedených v aplikaci, včetně údajů, které se při nich zapsaly (například jména a kontakty vašich zákazníků) — přibližně 3 roky, potom se automaticky mažou.
• Dotazy položené Nápovědě v aplikaci — 6 měsíců.
• Zálohy — smazaná data z nich zmizí nejpozději do 90 dnů.

Žádostí o smazání a jejím ověřením se smlouva ukončuje dohodou ke dni uzavření účtu.

Kasíruj.cz zobrazuje systémová oznámení o důležitých událostech. Oznámení najdete v pravém horním rohu kontrolního panelu (ikona zvonku s počtem nepřečtených zpráv).

Typy oznámení

• Informace — novinky, tipy k použití, dostupné aktualizace
• Upozornění — blížící se expirace certifikátu, nesynchronizovaná data
• Chyba — EET chyba vyžadující pozornost

Správa oznámení

• Oznámení zaškrtněte (zaškrtávátkem v záhlaví tabulky vyberete všechna najednou)
• Tlačítko označit jako přečtené (počet) označí vybraná oznámení jako přečtená
• Tlačítko Smazat upozornění (počet) vybraná oznámení odstraní